Онбординг (что такое, чем отличается от адаптации, примеры реальных кейсов, чек-листы)
Каждый, вступая в новую должность, испытывает в той или иной степени
стресс. Новичок должен посвящаться во все важные моменты, начиная от рабочих обязанностей до корпоративной культуры.
Компания должна приложить максимум усилий для полноценной адаптации
нового сотрудника. Что для этого нужно? Определенные мероприятия, действия,
которые позволят максимально эффективно включить сотрудника в рабочую и
социальную сферы компании. Все это называется онбордингом.
Простыми словами, онбординг — это подготовка новичка к любым задачам.
Это посвящение во всё важное, с чем столкнётся сотрудник: от рабочих
обязанностей до корпоративной культуры.
Если онбординг пройдёт удачно,сотрудник останется в компании надолго,а значит,не нужно будет тратить ресурсы на поиск нового.
Список действий вовремя онбординга различается от команды к команде. Онбординг начинается в момент предложения о работе, продолжается во время введения в должность и после него. Он может потребоваться, если сотрудник переходит в другую команду в рамках одной компании.
Онбординг помогает решить вопросы текучки кадров. По данным O.C. Tanner и Allied Workforce Mobility Survey, при неправильном подходе к организации онбординга новых сотрудников в течение первых 45 дней компания теряет до 20% вновь принятых работников, еще 25% увольняются в течение года. Адаптация сотрудника сама по себе не пройдет успешно, если в компании не разработана специальная программа.
В чем разница между онбордингом и адаптацией?
Буквально термин онбординг переводится как «посадка на борт самолета». В контексте управления персоналом онбординг представляется как знакомство с предприятием, первичное погружение в работу.
Адаптация же, в свою очередь, включает в себя три этапа:
То есть, онбординг – это часть адаптации. Понятие может употребляться в широком смысле (как синоним), так и частно.
План онбординга
Онбординг непосредственно связан с испытательным сроком новичка в компании. Процесс онбординга в целом можно поделить на 5 этапов:
- Начало онбординга (0 день) – как говорилось ранее, онбординг начинается еще на этапе предложения о работе, сотрудника необходимо подготовить, снабдить нужной информацией и подготовить коллег к его приходу.
- Знакомство с компанией (1 день) – новичка нужно познакомить его с коллегами, оформить и снабдить всем необходимым для работы.
- Погружение в деятельность (1 неделя) – на этом этапе сотрудник вступает в игру и погружается в рабочие обязанности, у него, наверняка, будут возникать масса вопросов. Общая задача всех, кто участвует в процессе онбординга – оперативно, подробно и внятно ответить на них.
- Оценка адаптации (1 месяц) – здесь сотрудник погружается в деятельность компании, может показать первые результаты своей работы и получает более реалистичное представление о своих карьерных возможностях.
- Завершение испытательного срока (3 месяц) – на заключительном этапе подводятся итоги онбординга, оценивается эффективность и качество выполненных работ, а также определяете прогресс адаптации сотрудника в новом коллективе. Цель этапа – принять решение относительно нового сотрудника и создать план его развития / вхождения в должность с индивидуальными рекомендациями.
Каждому сотруднику, участвующему в процессе онбординга, на каждом этапе отведена определенная роль со своей зоной ответственности:
- эйчар – внутренний специалист по персоналу, который управляет процессом онбординга;
- адаптатор – коллега нового сотрудника, который помогает ему интегрироваться в компанию;
- наставник – коллега нового сотрудника (чаще всего, ведущий, более опытный специалист), который помогает ему эффективно выполнять рабочие задачи;
- руководитель – непосредственный руководитель компании, который получает отчеты, беседует 1:1 и принимает решения в рамках работы с самим сотрудником.
Полный чек-лист смотри по ссылке: https://vc.ru/hr/305412-onbording-v-vashey-kompanii-chek-list-dlya-poshagovoy-integracii-sotrudnika
Как автоматизировать процесс онбординга?
Процесс онбординга можно частично автоматизировать и сильно упростить. Чтобы облегчить себе выполнение задач (и неважно, кто вы – эйчар, руководитель, адаптатор или наставник), рекомендую пользоваться этими инструментами:
Все контрольные точки процесса онбординга лучше сразу планировать в календаре: рекомендую использовать общий Google Календарь, который интегрируется с вашими контактами, почтой и облачным диском.
Документацию, регламенты и доступы к внутренним сервисам лучше хранить в одном месте. Чтобы не полагаться на папки, бумажки и свою память, можно пользоваться облачными платформами. Для этой цели мы сами сделали WikiWorks – онлайн-сервис по онбордингу, адаптации и обучению сотрудников. Помимо всего перечисленного, там даже можно обучать сотрудников и проверять их знания с помощью тестов.
Фиксировать цели и обратную связь от сотрудника на испытательный период, ваши действия в рамках онбординга и прочие задачи стоит в таск-менеджере. Так вы ничего не забудете, сможете отслеживать динамику выполнения и понимать, кто и где испытывает сложности. Trello позволяет отслеживать, на каком этапе онбординга находятся сотрудники, и составлять чек-листы с задачами для работника и адаптатора. Здесь же можно назначить ответственных и указывать сроки.
Для рабочих коммуникаций, включая общение в рамках онбординга, удобней завести единую площадку, где ответственные за процесс смогут решать вопросы и собирать обратную связь в одном канале. Для этого подходит корпоративный мессенджер Slack, в котором можно создавать каналы под разные группы сотрудников.
Виртуальный помощник по адаптации сотрудников для компании «ВЕРТЕКС»
Разработали и внедрили виртуального помощника Верту — главного агента HR-службы фармацевтической компании «ВЕРТЕКС»
С чего всё началось
Ежегодно компания «ВЕРТЕКС» нанимает порядка 350 новых сотрудников — это подразумевает большой объём коммуникаций между рекрутерами, руководителями и наставниками. Как следствие, «ВЕРТЕКС» заинтересован в максимально быстром и эффективном процессе адаптации, а также снижении текучести кадров в первые месяцы работы. Было принято решение увеличить эффективность онбординга и сделать его цифровым.
В чём сложности
В «ВЕРТЕКСЕ» существуют три сценария онбординга для различных направлений работы. Однако даже при таком профессиональном подходе возникали сложности.
Опросы показали, что почти половине новых сотрудников не хватало единого источника информации о компании и адаптационных мероприятиях, что приводило к текучке кадров ещё на этапе испытательного срока и увеличению периода адаптации.
Решение
Ситуация для поиска digital-решения была сложной: до 50% сотрудников компании работают непосредственно на производстве и не имеют доступа к компьютерам, поэтому традиционные решения (например, корпоративный портал), не подходили.
Оптимальным решением стала разработка компании Personik: интеллектуальный чат-бот, который умеет общаться с сотрудниками через привычные мессенджеры, которые можно найти в каждом смартфоне. Так родилась Верта — виртуальный помощник для новых сотрудников компании «ВЕРТЕКС».
Верта начала работать спустя три месяца с момента запуска проекта. На первом этапе её внедрили в Viber, а совсем скоро она станет доступна и для Telegram.
Что получилось
После получения оффера каждый новый сотрудник подключается к Верте в мессенджере. Сейчас Верта развивается в трёх направлениях.
Верта во время пандемии COVID-19
Во время пандемии офисные работники были вынуждены перейти на удалённый формат, в то время как работники производства продолжали работать на промышленной площадке. В это же время, координацией производственных процессов продолжал заниматься именно офис.
Верта позволила сделать смену формата коммуникаций максимально простой: например, любые изменения в пропускном режиме доносились до сотрудников с помощью Верты.
Результаты и эффективность
- Рекрутеры, руководители и наставники начали экономить 23 рабочих часа на каждого новичка за период адаптации;
- Новые сотрудники начали выходить на 100% эффективность на ≈ 17 рабочих часов в месяц быстрее, то есть на два рабочих дня;
- Благодаря внедрению простого и доступного помощника, текучесть сотрудников на испытательном сроке была снижена на 2,48 процентных пункта.
Опросы сотрудников показали, что создание помощника было удачным решением:
- ≈ 90% новых сотрудников отметили полноту информации о компании, понятность и прозрачность процесса адаптации, удобство инструмента;
- ≈ 80% руководителей говорят об увеличении вовлеченности наставников в процесс адаптации;
- ≈ 90% наставников подтвердили, что Верта помогает им в адаптации новых сотрудников.
Перспективы развития
Сейчас Верта учится выдавать по запросу стандартизированные документы — например, расчётные листы или информацию об отпуске и ДМС — и осуществлять IT-поддержку разного уровня сложности. В планах компании по развитию Верты — создание полноценного канала коммуникации с сотрудниками, сопровождение студенческих стажировок и организация работы с уволившимися работниками.
Таким образом, чат-бот, который изначально был задуман как помощник в адаптации, приобрёл большую популярность и начал развиваться в самых разных направлениях. Сейчас Верта с каждым днём всё активнее интегрируется в корпоративную культуру «ВЕРТЕКСА» — например, совсем недавно она снялась в главной роли фильма-экскурсии по производству.
#hr_тренды#развитие_компании#полезно_знать