Есть время? 6 надежных методик тайм-менеджмента
«Управление временем — это управление жизнью», — Робин Шарма
Тайм-менеджмент — технология организации времени и повышения эффективности его использования. Это стиль жизни, позволяющий комфортно распоряжаться ценным временным ресурсом в стремительном потоке информации. Умение планировать время стало одним из важных soft skills, которое пригодится, как и в рабочее время, так и в повседневное.
Мы подготовили для вас информацию о 6 методиках тайм-менеджмента, анализ опроса среди 120 студентов ВУЗов г. Саратова, а именно СГТУ, СГАУ, СГЮА, ПИУ РАНХиГС и СГУ на знание этих методик и общего отношения к планированию и также в конце подобрали для вас приложения, позволяющие эффективно вести само-менеджмент.
Техники тайм-менеджмента
Кто придумал: Франческо Чирилло. Он использовал этот метод для подготовки к экзаменам. Время он засекал по кухонному таймеру, сделанному в виде помидора, — и это дало название методу.
В чём заключается: поставьте таймер на 25 минут и в течение этого времени выполняйте работу, ни на что не отвлекаясь. После сделайте перерыв пять минут и повторите цикл заново — продолжайте работу. Через каждые четыре цикла сделайте большой перерыв в 30 минут. Смысл метода в том, что монотонная работа разбивается на небольшие части, и после каждой вы получаете заслуженный отдых. Так легче взяться за такие задачи, и можно выполнить их лучше.
Кому подходит: метод универсален. Может пригодиться кому угодно, когда нужно долго делать монотонную работу — например, убраться дома, написать статью или отчёт, подготовиться к экзамену.
В чём заключается: по этому методу на работу отводится полтора часа (90 минут), а после — полчаса на отдых. После этого цикл повторяется. Каждый полный цикл занимает два часа.
Важно: первые циклы отводите на самые важные и сложные дела, а следующие — на менее важные.
Кому подходит: метод универсальный. Лучше подойдёт тем, кто привык мыслить временными интервалами и отводить на работу определённое время. А чтобы понять, какой временной интервал лучше подходит вам, можно попробовать оба варианта метода.
В чём заключается: подход простой — за день нужно завершить одно большое дело, три средних и пять небольших. Идея в том, что такое количество и соотношение дел помогут потратить день продуктивно и при этом не выбиться из сил.
Кому подходит: метод универсальный. Удобен для тех, кто мыслит не столько временными интервалами, сколько в категориях дел и задач.
Особенности: метод помогает выстроить чёткую иерархию задач. В конце дня вы можете легко подвести итог. Кроме того, вы всегда помните о первоочередном деле.
В чём заключается: суть в том, чтобы заранее выделять время на каждое дело. И в это время не заниматься ничем кроме него.
Особенности: этот способ заключается в планировании дел блоками. Вы берете запланированные задачи и помещаете их в календарь, расставляя их блоками по часам. Таким образом, вы отводите для каждой задачи время согласно ее сложности. Плюс этого способа в том, что благодаря блокам вы действительно понимаете, сколько задач можете выполнить за день.
Кому подходит: это довольно требовательная методика. Лучше всего она подойдёт дисциплинированным людям — тем, кто умеет выполнять планы, придерживаясь графика, а также грамотно планировать и оценивать свои силы.
GTD — английская аббревиатура от Getting Things Done. Задача этой системы — помочь доводить дела до конца, до завершения. Система не сводится только к тайм-менеджменту, много внимания в ней уделяется ещё и работе с информацией.
Кто придумал: бизнес-тренер Дэвид Аллен.
1. Вся информация о ваших делах, планах, идеях собирается и записывается в каком-то одном месте (это может быть файл на компьютере или бумажный блокнот, как вам удобнее). Это папка Inbox, то есть входящая информация.
2. Информация в Inbox периодически сортируется и распределяется по различным категориям в зависимости от содержания, например: «Работа», «Учёба», «Дом», «Закупки», «Творчество» и так далее.
3. Каждому пункту (заметке, идее, делу и так далее) из Inbox присваивается статус.
- Если с этой информацией нельзя ничего сделать, то она либо удаляется, либо переносится в базу знаний (там у вас хранятся потенциально полезные знания), либо отправляется в раздел «когда-нибудь» (например, если это какая-то идея, неосуществимая сейчас).
- Вторая часть Inbox — это информация и дела, требующие ваших действий. Если дело занимает менее двух минут, то его надо выполнить сразу.
- Остальные дела либо планируются на определённое время, либо откладываются или же передаются кому-нибудь, кто сделает это лучше вас.
4. Когда вы закончили распределять дела, начинайте их выполнять — по намеченному плану.
Кому подходит: автор GTD утверждает, что его метод универсален и работает «даже в космосе». Возможно, если следовать всем предписаниям, это и так, однако сам по себе GTD требует немалой дисциплины, что не всем подходит. Кроме того, систематизация входящей информации и записывание всего того, что предписывает GTD, само по себе требует времени.
Кто придумал: Марк Форстер, эксперт по самоорганизации и личной эффективности.
В чём заключается: сначала нужно записать все ваши дела (все — это значит всё, что вы хотите когда-либо сделать). Потом неспешно читайте этот список, пока не остановитесь на какой-то задаче — это должно произойти как бы само собой, интуитивно. Если почувствовали, что хотите заниматься этой задачей, — займитесь ей, и делайте это до тех пор, пока вам хочется. Если вы закончили дело — вычеркните его из списка, а если нет — перенесите в конец списка. После этого продолжайте работать со списком задач, каждый раз выбирая себе дело по душе.
Кому подходит: творческим людям, которым тяжело следовать строго определённому плану. А также тем, кто предпочитает интуитивный подход рациональному. Но когда нужно чётко соблюдать сроки и есть много внешних обязательств, «Автофокус» может не подойти.
Значительная часть нашей аудитории — студенты старшекурсники, которые также сталкиваются с отсутствием мотивации к планированию, выполнением множества задач одновременно, отсутствием знаний и опыта в данной сфере и другими проблемами, возникающими при освоении тайм-менеджмента.
Узнаем, что студенты г. Саратова знают о тайм-менеджменте, его техниках и их личных «ворах времени»?
Планирование и студенческая жизнь
Респондентам были предложены следующие вопросы:
1. Как вы понимаете сущность тайм-менеджмента?
2. На что вы тратите свое время?
3. С какими техниками тайм-менеджмента вы знакомы?
4. Из каких источников вы берете информацию о техниках оптимизации времени?
5. Как вы оцениваете эффективность вашего само-менеджмента?
6. Что вам мешает эффективно управлять временем? Какие у вас «воры времени»?
7. Какими способами вы избавляетесь от «воров времени»?
Исходя, из ответов респондентов можно сделать вывод, что информированность студентов о возможностях тайм-менеджмента достаточно высокая. Самое популярное мнение было сконцентрировано на представлении о тайм-менеджменте как управлении временем и распределении времени, что является верным.
Наибольшее количество времени у них тратиться на учебу, что является более чем очевидным фактом. Наименьше количество времени у женщин студентов занимает работа, а у мужчин самообслуживание. Как бы это парадоксально не звучало, мужчины больше работают, но и больше отдыхают.
Было выявлено, что метод 90 на 30 является самым популярным среди используемых студентами, что связано в первую очередь с простотой использования и эффективностью результатов. Студенты ПИУ РАНХИГС информированы о техниках тайм-менеджмента в должной мере, но в приоритете находят метод GTD.
Самым популярным ответом, на счет получения информации о техниках тайм-менеджмента, стали социальные сети, так как использование интернет-ресурсов давно вошло в практику.
Эффективность само-менеджмента студенты отметили, как достаточно высокую.
Первый шаг к управлению временем это понять, кто или что крадет ваше время
Эффективному управлению временем зачастую мешают помехи или так называемые «воры времени». 70,5% опрошенных ответили, что основной помехой времени для них выступает время, потраченное на социальные сети. На самом деле, это действительно является самым распространенным вариантом времяпровождения современной молодежи.
С проблемами само-менеджмента сталкиваются большинство людей, но важно помнить, что по пути «управления временем», «тайм-менеджмента» — вас ждет в итоге достижение целей, ваших задач и планов. В первую очередь вы занимаетесь развитием себя, магией «управления собой», организованностью.
Мы рекомендуем вам ТОП — 3 приложения для эффективного планирования времени и борьбы с прокрастинацией:
1. Microsoft To-Do. Приложение в вашем телефоне позволит составлять списки дел, разбивать задачи на отдельные этапы, добавлять заметки к задачам и многое другое. На работе, учебе и дома — To Do всегда поможет вам быстро и легко создавать планы. Приложение доступно как на Android и IOs, так и на Windows
2. Todoist. В Todoist можно разбивать задачи по проектам и подпроектам, добавлять теги, изменять тему, добавлять комментарии, прикреплять файлы и вести совместные проекты. В качестве дополнительной мотивации в сервис встроен трекинг продуктивности. Приложение доступно на всех платформах
3. Forest: будь сосредоточенным. Если Вы хотите сосредоточиться на том, что важнее для вас на данный момент в реальной жизни и не хотите отвлекаться на использование телефона, посадите дерево. Однако, если вы все же не удержитесь и начнете пользоваться телефоном, дерево погибнет. Чувство ответственности и желание открывать все больше достижений позволят вам сосредоточиться на том, что для вас действительно важно!
Материал подготовлен: текст и иллюстрации — Пылаева Ирина
Исследование тайм-менеджмента студентов г. Саратова — Сысуева Мария, Грибкова Татьяна, Нисипенко Александра
Поволжский институт управления им. П.А. Столыпина - РАНХиГС
38.03.03 | Управление персоналом