Как универсальная матрица RACI поможет соблюдать сроки проектов и легко ориентироваться в задачах сотрудников?

Впервые я встретился с матрицами распределения ролей в процессе руководства проектом по созданию IT-системы для нефтегазового блока. Этот инструмент мне показался очень удобным для распределения и понимания ролей в системе. Позже матрицу распределения ролей мы уже начали использовать в процессе реализации проекта для распределения ответственности между участниками работ.

В этой статье я расскажу вам про инструмент, который поможет избежать ошибок и недоработок, снижения мотивации сотрудников, несоблюдения сроков сдачи проекта и сложностей в управлении. Рассмотрим принципы быстрого составления матрицы, применимой для любого проекта; алгоритм её создания; преимущества; основные ошибки и альтернативные варианты. Разберём, правда ли так эффективна эта матрица и почему её используют в консалтинге.

Матрица RACI (Responsible (ответственный), Accountable (утверждающий), Consulted (консультант)), Informed (информируемый), или матрица ответственности - инструмент распределения полномочий и ролей в проекте по конкретным задачам.

· Эти матрицы особенно полезны, если некоторые сотрудники могут выполнять разные роли, имеют несколько скиллов и перегружаются разрозненной работой, при этом затягивая со своими прямыми обязанностями.

· Также актуально для коллектива, в котором рамки работы и ответственности размыты или часто меняются по ходу выполнения проекта.

· Инструмент может помочь руководителям и в проверке результатов работы, т.к. будет чёткое понимание и наглядность при уточнении вопросов, возникающих по той или иной задаче, станет ясно какой сотрудник и в каком объёме был причастен к её выполнению.

В матрице можно чётко прописать эту информацию, чтобы все знали, кто, в какой мере и за что отвечает.

Она представляет собой таблицу, где по горизонтали указаны участники проекта, а по вертикали - задачи проекта. На пересечении строк и столбцов указываются коды отношений между задачами и исполнителями:

R - Responsible (Исполнитель) – непосредственно выполняет задачу;

A - Accountable (Ответственный за результат) – осуществляет проверку результата работы над задачей. Обычно последним проверяет результат работы перед тем, как она будет считаться выполненной;

C - Consulted (Консультирующий или Эксперт) – занимается консультированием по вопросам, возникающим у специалистов, выполняющих задачу. Не имеет прямого отношения к выполнению задачи, он выполняет роль эксперта в рабочей области и дает рекомендации для исполнителя;

I- Informed (Информируемый или Участник) – должен ставиться в известность о завершении задачи, т.к. следующим преступает к работе над ней или косвенно зависит от выполнения данной задачи. Осведомляется на момент завершения задачи, но при этом не анализируют ее результаты.

‍

У сотрудника вполне может быть и двойная роль, но в идеале необходимо стараться уменьшить количество таких случаев.

Давайте рассмотрим матрицу на примере нашего бизнес-процесса по улучшению взаимодействия отдела продажи и отдела проектирования.

рисунок 2 Схема бизнес-процесса "Приём земельного участка"

Рассмотрим более подробно приведённый выше пример распределения ролей по матричной системе RACI

Допустим, необходимо составить матрицу бизнес-процесса «приём земельного участка». Для этого необходимо задействовать следующих лиц:

Менеджер по продажам,
Менеджер по подбору земельного участка,
Инженер-проектировщик,
Клиент.

Разберём матрицу на примере определённых трёх задач (в таблице под номерами 4,6,11, чтобы показать максимальную вариативность ролей):

1. Согласование материалов по земельному участку с Клиентом;

2. Заполнение чек-листа о готовности земельного участка;

3. Земельный участок передан в Компанию под строительство;

Вот как будет при этом выглядеть распределение по матрице RACI:

Задача 1. Согласование материалов по земельному участку с Клиентом

(R)\(И) - Исполнитель: менеджер по продажам;

(A)\(О) - Ответственный за результат: менеджер по продажам;

(C)\(Э) - Консультирующее лицо: менеджер по подбору зем. участка и инженер-проектировщик;

(I)\(У) - Информируемое лицо: клиент.

Задача 2. Заполнение чек-листа о готовности земельного участка

(R)\(И) - Исполнитель: клиент;

(A)\(О) - Ответственный за результат: менеджер по продажам;

(C)\(Э) - Консультирующее лицо: -

(I)\(У) - Информируемое лицо: инженер-проектировщик.

Задача 3. Земельный участок передан в Компанию под строительство

(R)\(И) - Исполнитель: инженер-проектировщик;

(A)\(О) - Ответственный за результат: инженер-проектировщик;

(C)\(Э) - Консультирующее лицо: -

(I)\(У) - Информируемое лицо: клиент и менеджер по подбору зем. участка.

Это развёрнутое описание, в табличной форме информация упорядоченная и доступная.

*Стоит заметить, что такая матричная структурность перекликается с философией консалтинга как такового, который систематизирует бизнес-процессы, внося в роли и обязанности членов команды определённую ясность и последовательность. При составлении таблицы возникает образ иерархии сотрудников по той или иной задаче, этот инструмент применяется в консалтинговых компаниях, углубляясь в их оснащённость такими матрицами, вы можете выбрать для себя дополнительные полезные способы структурирования бизнес-процессов.

А почему матрица универсальная? Она гибкая и адаптивная, рассмотрим эту характеристику на других примерах.

Примеры использования RACI матрицы в разных сферах

Управление проектами: руководитель проекта может быть А, менеджер по маркетингу может быть R, а аналитик может быть C.
Разработка нового продукта: дизайнер может быть R, инженер может быть A, а менеджер по продажам может быть C.
Управление рисками: аналитик рисков может быть R, координатор по управлению рисками может быть A, эксперт по управлению рисками может быть C, а руководитель организации может быть I.

В общем, RACI матрица может использоваться в различных сферах для определения ролей и ответственности участников процесса.

Что получает команда, использующая матричную систему RACI?

1. Четкое распределение ролей и ответственности;

Улучшение коммуникации между участниками проекта;
Снижение конфликтов и непонимания по поводу того, кто должен выполнять определенную задачу;
Повышение эффективности и управляемости проекта;
Возможность адаптации под изменения;
Прозрачность и контроль в руководстве над проектом;
Возможность использования в работе шаблона в качестве памятки для определения инструкций и при часто повторяющихся задачах.

Это основные преимущества рассматриваемого инструмента. Нам всегда легче воспринимать информацию не просто как поток текста, а с помощью схем. Табличная матрица отлично справляется с визуальным шумом и путаницей в сфере задач и ролей.

Как составить свою RACI-матрицу? Алгоритм.

1. Определить задачи.

2. Выявить сотрудников, которых необходимо задействовать в работе.

3. Определить уровень участия каждого работника в выполнении задачи.

4. Заполнить матрицу, указав для каждой роли соответствующий уровень участия (R, A, C, I) в выполнении задачи.

5. Провести обсуждение и согласование матрицы с участниками процесса, чтобы убедиться в правильности распределения ролей и задач.

6. В ходе работы при необходимости вносить правки в распределение ролей.

Важное преимущество такой матрицы в понятной и доступной последовательности действий при разработке для своего проекта. Но стоит обратить внимание на 5 пункт, важно создавать таблицу совместно с сотрудниками или собирать обратную связь. Они должны ознакомиться с ней и внести коррективы в соответствии со своими компетенциями (до начала работы по этой системе в проекте), это повысит эффективность и улучшит атмосферу в коллективе.

Кому-то может не подойти классическая модель RACI, в таком случае используются другие вариации:

RASI (здесь нет консультантов, они заменены на «поддержку»).
RACI + F (стандартная матрица RACI дополняется ролью Facilitate, условно это тренер или ментор, оказывающий содействие в реализации).
CAIRO или RACIO (добавляется роль участников «вне цикла», Out of the loop).
DCI (упрощённая схема, состоящая только из ролей принятия решения, консультирования и информирования).
RASCEIO (собирает максимум из возможных ролей) и др.

Не будем подробно останавливаться на этих видах матриц, прежде чем углубляться, упрощать или усложнять себе модели RACI, лучше продолжить знакомиться со стандартной версией. Ещё эффективнее будет, если узнать и об ошибках при составлении.

Основные ошибки при составлении RACI-матрицы

Отсутствие контекста: каждый член команды должен иметь четкое понимание контекста и ожидаемых результатов. Без этого могут возникнуть проблемы с определением ролей и обязанностей.
Неправильное определение ролей: неточности в определении ролей могут привести к дублированию обязанностей или пропускам важных функций. Важно учесть все роли, необходимые для выполнения проекта, и распределить их равномерно.

3. Сложность в коммуникации: если RACI-матрица слишком сложная или запутанная, это может затруднить коммуникацию между членами команды.

4. Недооценка важности обратной связи: Если обратная связь не учитывается, это может снизить эффективность матрицы.

5. Недостаточный контроль за изменениями: RACI-матрица должна быть гибкой и адаптироваться к изменениям в проекте. Если это не учитывать, например, при введении новых подзадач на некоторых сотрудников может идти двойная нагрузка, это снижает темпы выполнения работы.

Заключение

Таким образом, инструмент помогает в повышении эффективности работы команды, подходит и для команд с большим количеством участников. Руководство с помощью RACI-матрицы может принимать обоснованные решения по управлению задачами, так как присутствует наглядная визуализация ролей каждого сотрудника. Матрица ускоряет процесс принятия решений, что не маловажно для работы с фиксированными сроками, ведь она гибкая, и команда в случае необходимости сможет быстро сориентироваться и закрепить роль в задаче за другим сотрудником.

В целом, преимущественно она используется в бизнесе для урегулирования ответственности в рамках межфункциональных процессов. Её можно использовать в качестве памятки или приложения к инструкциям. Таким образом, матрица RACI может быть полезным инструментом для оптимизации работы бизнес-процессов и повышения производительности организации.

У неё много преимуществ, но стоит учитывать и правила, при её разработке для своей команды. Если боитесь запутаться или возникают сложности при использовании матрицы RACI, разобраться в вопросах матричной структуры поможет консалтинговое агенство. Также сюда можно обращаться и за разработкой стратегий развития, анализом деятельности компании, внедрением новых технологий управления и многим другим.

При построении матричных систем следует учитывать, в целом, с чего начинать организационную структуру, и какая она бывает. Об этом рассказал в своей прошлой статье: https://vc.ru/u/2056469-ilya-kopeykin/1034588-s-chego-nachat-razrabotku-organizacionnoy-struktury-i-kakaya-ona-byvaet

Больше о матрицах и консалтинге пишу в телеграм канале: https://t.me/KOPEIKINconsulting В нём вы получите ценные советы из личного опыта от руководителя агенством KOPEIKIN consulting, кандидата технических наук и доцента.

Подписывайтесь, чтобы быть в курсе тенденций структурирования бизнеса!