Мой топ приложений для организации задач и заметок

Максим Дорофеев в своей книге "Джедайские техники" рекомендует всю входящую информацию делить на четыре типа:

1. Задачи. Это четкие, конкретные и понятные действия, которые мы можем легко выполнить.
2. Проекты или дела. Это большие куски активностей, где еще надо подумать, прежде чем начать что-либо делать.
3. Информация. Это некие знания, которые сами по себе не призывают вас к действиям, но могут быть востребованы в процессе выполнения какой-либо задачи или реализации проекта.
4. Встречи. Согласно подходу Глеба Архангельского, существуют гибкие и жесткие задачи, и календарные мероприятия он относит к жестким задачам. В моей картине мира встречи и календарные мероприятия это даже не задача, а, скорее, справочная информация.

Автор советует эти четыре типа информации разделять и записывать в разных приложениях, и я в целом с ним согласна. Попытки вести всё в одном месте лично для меня заканчиваются провалом - нет ни одного приложения на данный момент, которое совмещает в себе все 4 функции и не обладает при этом ворохом недостатков.

Поделюсь с вами моим личным топом сервисов и приложений для каждой из четырёх категорий. Для меня очень важными критериями являются: надежность (!) и доверие сервису, доступность на любом устройстве, удобство записи данных, возможность экспорта данных, облачное хранение. Тем не менее, идеального не существует, если спросите меня - назову минимум десяток недостатков даже у моих любимых приложений. С этим приходится смириться и выбрать то, где придется меньше всего идти на компромиссы.

1. Задачи: Todoist, TickTick, Google Задачи, Microsoft To Do, Amazing Marvin.
Программ для управления списком задач великое множество, и, по большому счету, каждая из них по-своему плоха. Однако идеального инструмента нет и вряд ли он когда-либо появится. Примите это как данность — какую бы программу для работы со списком задач вы себе ни установили, она обязательно будет в чем-то неудобной. Важно, чтобы вам было удобно и быстро вносить задачи "здесь и сейчас", чтобы приложение было доступно на любых ваших устройствах, и вам было удобно просматривать все имеющиеся задачи. Другие важные функции: создание отдельных списков задач, добавление задач без срока выполнения, опционально - интеграция с календарём и голосовым помощником. Конечно, можно вести список задач и в Evernote, ClickUp, Coda, Notion и любом приложении, где есть вообще такой функционал, хоть делайте чеклисты в markdown редакторе. Но, как правило, у специализированных приложений больше опций, а следовательно - гибкости и удобства. Для меня важным критерием качества является работа с повторяющимися задачами. Там, где она реализована плохо или ее нет вовсе, скорее всего будет тяжело записывать большое количество дел без использования костылей.

2. Проекты и дела: Notion, ClickUp, Coda, Asana, Airtable.
Можно посмотреть больше аналогов в топе или использовать некоторые приложения из первого пункта, у большинства есть способы создавать проекты. Зависит от того, что вам удобно и на какие функции вы обращаете внимание. У меня рабочие проекты в Notion, до этого год было в ClickUp. Очень давно хочу переехать в Coda, но держит пара недостатков интерфейса и оплаченная на год вперед подписка Notion.

3. Информация: Notion, Evernote, Google Keep, Obsidian, Roam Research, Microsoft OneNote, Google Документы, Dynalist, Workflowy, Logseq, Remnote, Amplenote, Walling.
Категория, скажем так, обширная, где есть приложения на любой вкус (да уж, перепробовала я многое). Всё зависит от ваших потребностей. Кому-то важно, чтобы ваша информация хранилась локально, вечно, и её можно было легко открыть через 15 лет, даже если родное приложение перестанет работать (Obsidian), кому-то важна гибкость настройки и возможность создавать базы данных (Notion), кому-то важен поиск текста в изображениях и PDF (Evernote) или рукописный ввод (Microsoft OneNote), кто-то любит аутлайнеры (Roam Research), а кому-то достаточно небольших заметок (Google Keep). В любом случае, тут от меня рекомендаций мало - надо выбирать сервис, исходя из собственных потребностей. Щупайте, пробуйте, благо большинство хороших приложений бесплатное, либо имеют долгий пробный доступ.

Для меня важный критерий оценки - надежность сервиса (некоторая информация должна храниться годами и дойти до ваших внуков), возможность вносить информацию с мобильных устройств (хоть это в данном случае и необязательно и можно использовать в качестве "буфера" любой заметочник на телефоне). Лично я давно пользуюсь Notion и Obsidian.

4. Встречи: Google Календарь.
Можно - любое другое приложение, имеющее синхронизацию с Google Календарём. Я такая категоричная просто потому, что именно этот календарь есть у всех и всегда (важная ремарка: я говорю про устройства на Android, не исключаю того, что Apple Calendar столько же вездесущ и популярен, но я, увы, ничего про него не знаю). У гуглокалендаря есть все необходимые функции, он всегда под рукой, доступен хоть на часах, хоть через голосового помощника, и проходит с вами сквозь века, огонь и воду. Для меня это, может и не самое лучшее, но однозначно самое надежное решение, а в вопросе выбора календаря это важно, потому как я туда записываю события на несколько лет вперед.

Не рекомендую использовать в качестве календаря для мероприятий сервисы по управлению проектами типа ClickUp. Не смотря на мою любовь к нему и подобным решениям, в них нельзя создавать именно мероприятия, это как-никак обычные задачи, и вам придется каждый раз менять статус на "Выполнено", что довольно неудобно, и через какое-то время вы на это забьете.

Есть еще масса интересных и персептивных приложений, находящихся сейчас на этапе закрытого тестирования. Например, я несколько месяцев участвую в закрытом альфа тесте программы Anytype ("убийца" Notion, скрещенный с Obsidian), очень жду календари Amie и Daybridge. Возможно вы, как и я, в поисках лучшего, запишитесь в альфу чего-то очень перспективного, кто знает :) Дерзайте!

Если вам было интересно - подписывайтесь на мой канал в Telegram - Irene Talks, там я буду рассказывать о планировании своих дел и помогу не утонуть в задачах и обилии приложений.