Задачи, события, напоминания, цели - в чём разница?

Большой трудностью в планировании является неправильный выбор типа той информации, которую вам нужно записать. Вы хотите не забыть в субботу разобрать документы, но куда это записать и как: это мероприятие для календаря, задача для списка дел или напоминание?

На первый взгляд - а какая разница? Если не разобраться в этом вопросе, вы рискуете всё писать в один-единственный список дел. Он быстро засоряется, найти что-то становится не очень удобно, понять в какой день вы заняты сильнее - нереально, работа с ним занимает больше времени, чем вы ожидали, в конечном итоге вы расстраиваетесь и быстро забрасываете идею вообще планировать ваши дела. А ведь нужно просто один раз определиться для себя что куда записывать и всё настроить, чтобы система работала как надо. Помогу вам с этим разобраться.

Я для себя выделяю четыре типа планов: события, задачи, напоминания и цели.

События (мероприятия)

Это дела, имеющие фиксированные дату и время: поход к врачу в четверг в 12:30, поездка на море 2-7 августа, рабочая встреча в 13:35, стрижка, поход в кино, День рождения друга.

Такие мероприятия не переносятся на другой день сами по себе. Перенос событий происходит, как правило, по уважительной причине, ведь вы наверняка не очень часто отменяете встречи и сдаете билеты. Это и отличает события: они четко запланированы.

События удобнее всего записывать именно в календарь, потому что у них есть определенная длительность, они занимают ваше время, переносить их проблематично, и вам удобно видеть в вашем графике какой из дней занят.

События не требуют отметки о выполнении. Ставить галочку о том, что вы съездили в отпуск, не нужно. Если у вас изменились планы и вы не пошли на встречу - проще всего перенести её или удалить из календаря, а не ставить галочки "пошла/не пошла".

Многие события не требуют от вас непосредственного участия. Например, государственные праздники, Дни рождения, мероприятия членов вашей семьи. Если это всё вносить не в календарь, а в список дел на сегодня, получится каша, вас будет пугать огромный список задач, которые надо сегодня выполнить, хотя по факту часть из них вообще можно игнорировать.

• Приложения для записи событий: любые, где есть полноценный календарь и синхронизация между разными устройствами. Например: Google календарь, Apple Calendar, Fantastical 2, Microsoft’s Outlook Calendar. Ставить приложения, которые работают только на смартфоне, недоступны с компьютера, не хранят данные в облаке - не рекомендую, замучаетесь и рискуете потерять все записи при смене смартфона.

Задачи

Это дела, требующие вашего участия, и, как правило, отметку об их выполнении. Отметки о выполнении удобны для отслеживания прогресса или контроля за задачами, например отследить регулярность тренировок или когда вы последний раз устраивали читмил. В этой ситуации рациональнее заводить задачу в списке дел, а не событие в календаре, потому что так можно будет отследить факт и дату её выполнения.

Также, в отличие от событий, у задач дата выполнения может быть плавающей или её может не быть вовсе. Например в списке задач могут быть: навести порядок к выходным, позвонить родителям после обеда, записаться на стрижку до конца месяца, помыть окна весной. Если у задачи нет даты, как вы её внесете в календарь?

Если всё писать в календарь на сегодня вместе с событиями, в надежде что выполните задачу в свободное время, через пару недель вы будете таскать целый ворох задач с собой по календарю и быстро устанете таким заниматься. Поэтому удобнее всего задачи вести в отдельном от календаря приложении.

О том, как задачи с датой автоматически добавлять в календарь, и видеть всё перед глазами в одном месте, я расскажу в одном из следующих выпусков.

• Приложения для записи списков дел: любые, но желательно чтобы была возможность привязать свой календарь, и открывать списки на различных устройствах. Например: Todoist, Ticktick, Google Задачи, Things 3, Microsoft To-Do. Ставить приложения, которые работают только на смартфоне, недоступны с компьютера, не хранят данные в облаке и не подключатся к вашему календарю - не рекомендую, замучаетесь и рискуете потерять все записи при смене смартфона.

Напоминания

Самые мелкий тип дел, но отнюдь не самый незначительный. Напоминания не имеют длительности. Это всего лишь одноразовый будильник, который вам пиликнет в приложении и напомнит сделать что-то важное. Например вызвать такси через 40 минут, или выключить кондиционер перед уходом.

Напоминания можете записывать в любом удобном приложении, главное чтобы это было быстро. Хорошо если напоминания будут удаляться со временем - хранить их, в отличие от событий и задач, не нужно. Во многих случаях напоминания добавляются автоматически к событиям/задачам, при необходимости это легко настроить.

Запомните, это - не задачи! Это всего лишь "свалка" одноразовых будильников, которые поставил, выполнил и забыл.

Важный нюанс: записывать дни рождения, праздники, задачи в качестве напоминаний не стоит! В частности это замечание касается Google Календаря.
Всё потому, что любые напоминания требуют обязательной отметки о выполнении. Если вы такую отметку поставить забудете (а вы наверняка забудете, зачем День рождения открывать и вручную отмечать как "выполнено"?), такое "не выполненное" напоминание будет путешествовать с вами по календарю, сдвигась каждый раз на текущую дату, и в итоге вы совершенно забудете в какой же именно день ваш друг родился.
Используйте для Дней рождений и праздников Мероприятия в календаре! И если хотите получать о них уведомление заранее - настройте уведомление уже внутри имеющегося события.

• Приложения для напоминаний: любые, удобные вам. Я пользуюсь напоминаниями в Google Календаре и Todoist, такой функционал есть и у голосовых помощников, например Google Ассистента, и, если на ошибаюсь, у Алисы.

Цели

Это самая протяженная по времени категория. Её я поставила в конец списка, поскольку цели напрямую не влияют на ваши дела.

Цели - это ваши мечты и стремления, имеющие план и сроки исполнения. Например: прочесть 20 книг за год, научиться водить машину до конца года, построить дом через 5 лет, погасить ипотеку через 10 лет.

В идеальном мире каждая цель включает в себя задачи и события, которые вы будете выполнять для её достижения. Например, если ваша цель научиться водить машину - перед вами будут стоять задачи: записаться в автошколу, сдать экзамен, оформить документы; и события в календаре: занятия с инструктором завтра в 17:00, экзамен в пятницу в 9:00.

Цели, как правило, очень продолжительны по времени - от месяца до 15 лет. Записывать их в календарь - крайне неудобно, займут очень много места; в список дел - тоже, ведь из-за их длительности заветную галочку о выполнении можно ждать годами. Список целей на квартал / год / пять лет я рекомендую записывать отдельно, в каком-нибудь надежном месте, чтобы не потерять за это время.

• Приложения для записи целей: любое, удобное вам. Например: Notion, OneNote, Google Keep, Evernote, Samsung Notes, Todoist, Obsidian. Желательно, чтобы у целей можно было отмечать прогресс, ставить срок выполнения, а сервис был надежным, как скала: ваши данные вам могут понадобится через несколько лет.

На самом деле, всё не так уж сложно. Главное - запомните для себя отличие между этими категориями, и сможете на лету определять куда же записать новое дело: в события или в задачи. Потому что держать всё в одном большом списке - не только неудобно, но и вредно. Каждый раз открывать список дел и видеть там 20+ позиций - совершенно не радостное занятие! Вы очень быстро забросите всякое планирование вообще.

Как делаю я: события у меня в Google календаре, задачи - в Todoist (те задачи, у которых есть дата, автоматически попадают в Google календарь), напоминания - автоматически добавляются ко всему вышеперечисленному, а цели я пишу в Notion или блокноте. Но подробно об этом я расскажу вам в следующий раз :)

Если вам было интересно - подписывайтесь на мой канал в Telegram - Irene Talks, там я буду рассказывать о планировании своих дел и помогу не утонуть в задачах и обилии приложений.