Мой продуктивный год

Из краткого содержания книги вы узнаете:

Как повысить свою продуктивность;
Как управлять энергией, вниманием и временем;
Что такое прокрастинация и как с ней бороться;
Как снять психическое напряжение;
Почему продуктивность неразрывно связана с осознанностью.

Основные идеи

Цель повышения личной эффективности должна соответствовать вашим подлинным ценностям.
Время, энергия и внимание – три компонента продуктивности.
На каждый день и на каждую неделю планируйте по три задачи, выполнение которых даст наибольшие результаты.
Разберитесь, по какой именно причине вы откладываете решение проблемы на потом, и примите соответствующие меры: измените условия выполнения задачи, составьте план действий или нарисуйте в воображении ожидающее вас вознаграждение.
В современной экономике знаний управление временем уступило место управлению вниманием и энергией.
Наиболее важные задачи планируйте на время своего биологического пика.
Откажитесь от проектов с низкой отдачей. Сведите все “технические дела” в один блок и отведите специальное время для их выполнения.
Медитация – лучшее упражнение для управления вниманием.
Взгляд на ситуацию “с высоты птичьего полета” помогает осознать и решить любую проблему.
Постоянная осознанность – ключ к продуктивности.

А нужно ли что-то менять?

Любые серьезные изменения требуют упорного труда. Это значит, что вам потребуется сильная мотивация, чтобы поддерживать свое намерение. Прежде чем предпринимать какие-либо попытки повысить собственную продуктивность, полезно задать себе простой вопрос: “Зачем мне это нужно?” Цель работы над ростом личной эффективности должна соответствовать вашим ценностям, таким как свобода, саморазвитие, результативность, иначе все усилия по изменению жизни будут бесполезны. Уделите размышлениям о своих мотивах достаточно времени – возможно, некоторые перемены вы сочтете ненужными.

Время – энергия – внимание

Время, энергия и внимание – три основных компонента продуктивности. Неразумно распоряжаясь временем, вы не выполните свои задачи, сколько бы энергии у вас ни было и как бы хорошо вы ни концентрировались. Не умея управлять собственной энергией, вы не будете продуктивны, независимо от имеющегося у вас времени и способности владеть своим вниманием. Наконец, если вы не в состоянии сосредоточиться, то ни прилив сил, ни запас времени не сотворят чуда и работа сделана не будет.

“Раздумья о своих ценностях не очень увлекательны, но если вы действительно хотите добиться радикальных изменений в жизни, то всерьез задуматься о них необходимо”.

Все три компонента взаимосвязаны: если, например, вы потратите время на то, чтобы выспаться, это прибавит вам энергии, а высокая концентрация внимания избавит вас от потерь времени на отвлекающие факторы. Научившись управлять временем, энергией и вниманием, вы будете работать осознанно, целеустремленно, а значит – продуктивно.

“Если вы не умеете управлять всеми тремя компонентами – временем, вниманием и энергией, – то практически невозможно работать осознанно и целеустремленно на протяжении всего дня”.

“Правило трех”

Ежедневно на работе всем приходится решать множество неравнозначных вопросов. Определите важнейшие из них. По мнению Дж. Мейера, топ-менеджера компании Microsoft и автора книги “Гибкая система достижения целей”, легче всего выделить для себя именно три цели, поскольку мозг мыслит “тройками”. В начале каждого дня ставьте перед собой три задачи, выполнение которых принесет максимальную отдачу. Это ваши приоритеты – именно на них направляйте свои время, энергию и внимание. Таким же образом поступайте в начале каждой недели: намечайте три задачи.

Прокрастинация – враг продуктивности

Прокрастинация, то есть стремление отложить дело на потом, объясняется пугающей трудностью предстоящей работы. Вполне естественно, что деятельность, приносящая наиболее значимые результаты, обычно требует много времени, энергии и внимания – это и вызывает промедление. Можно выделить шесть “триггеров” прокрастинации. С большей вероятностью вы отложите на потом задачу в следующих случаях: если она скучная, сложная, неструктурированная, не имеет для вас личной ценности, не предполагает получения удовольствия во время выполнения или порождает ощущение бесплодности усилий.

“Короткий список из трех дел станет для вас путеводной звездой в повседневной лихорадке, и этим он выгодно отличается от длинных списков дел, невыполнение любого из которых может вызвать недовольство собой”.

Первый шаг в борьбе с прокрастинацией – разобраться, что именно заставляет вас медлить. Решая очень скучную задачу, попробуйте изменить условия ее выполнения – скажем, отправляйтесь в кафе и заполняйте там анкеты. Если задача чрезвычайно сложная или неструктурированная, проведите предварительное исследование для составления поэтапного плана работы. А поразмышлять и набросать план действий тоже можно в кафе. Когда задача не имеет для вас личной ценности, подумайте о положительном результате, например вознаграждении. Пофантазируйте, как именно вы потратите заработанные деньги. Имея дело с задачей, не приносящей удовольствия, придумайте сами себе награду за каждую преодоленную ступень. Сделайте для себя что-нибудь приятное – вы это заслужили.

“В начале каждого дня мысленно переместитесь в конец дня и спросите себя: «Когда этот день закончится, какие три дела мне хотелось бы видеть выполненными?» Запишите, что это за три дела”.

Чтобы победить желание тянуть, иногда достаточно составить список отрицательных последствий невыполнения задачи. Но самая действенная стратегия – просто взяться за дело. Решите для себя, сколько времени вы уделите неприятной деятельности, поставьте таймер, а когда сигнал сработает, подумайте, готовы ли вы продолжить или на сегодня хватит. Сдвинув процесс с мертвой точки, вы неизбежно будете продвигаться к его окончанию. Впрочем, психолог Тим Пичил призывает прокрастинаторов пристально взглянуть на свою жизнь: “Иногда прокрастинация – лишь сигнал о том, что ваша жизнь просто не находится в согласии с вашими настоящими интересами… и, вполне возможно, вам стоит заняться чем-то другим”.

Управляем временем

За последние 60 лет благодаря автоматизации сократилось количество рабочих мест в промышленности. Получил развитие новый сектор экономики – профессиональные услуги, такие как юридические, консалтинговые и бухгалтерские. Произошел переход от индустриальной экономики к экономике знаний. И если прежде на заработную плату обменивалось время (чем дольше работают, тем больше производят), то теперь предметом обмена стала продуктивность. Управление временем уступило место управлению энергией и вниманием.

“Чем эмоционально неприятнее задача, тем больше вероятность, что она будет отложена”.

Если вы постоянно работаете допоздна и вам все равно не хватает времени, то проблема, скорее всего, в неумелом управлении энергией и вниманием. Увеличивая количество рабочих часов, вы отнимаете у себя время, необходимое для восстановления организма, и ваша производительность при этом только снижается. Хотя при большой загрузке возникает ощущение высокой продуктивности, это не более чем иллюзия. Как показал эксперимент автора, за 90-часовую рабочую неделю удается сделать лишь немногим больше, чем за 20-часовую. Согласно ряду исследований, оптимальная продолжительность рабочей недели составляет от 35 до 40 часов. Эффективно распоряжаться своим временем можно, следуя простым советам:

“Большинство людей, которые работают не на заводах, продают определенную комбинацию своего времени, внимания, энергии, навыков, знаний, социального интеллекта, связей – и в конечном итоге получают зарплату за свою продуктивность”.

Ведите журнал учета времени. Так вы увидите, сколько на самом деле уходит часов на работу с приоритетными вопросами и сколько – с второстепенными. Откажитесь от дел с низкой отдачей или ограничьте время на их выполнение.
Отводите решению важных проблем меньше времени – это заставит вас лучше фокусировать внимание.
Делегируйте малозначимые, но необходимые задачи помощникам или подчиненным.
Ограничьте продолжительность деловых встреч, например четырьмя часами в неделю.
Устраивайте “каникулы” для вспомогательных задач. Не пользуйтесь день-два электронной почтой, выставив автоматическое уведомление о своем временном отсутствии. Таким образом вы сэкономите драгоценные часы для наиболее значимых дел.

Управляем энергией

Для того чтобы управлять своей энергией, необходимо точно выяснить, когда вы ощущаете подъем, а когда наступает период самой низкой работоспособности. Определив свои биологические пики – время в течение дня, когда вы наиболее энергичны, – составляйте свой рабочий график с учетом этих пиков. Наметив задачи, которые принесут максимальный результат, отведите для их выполнения часы, когда вы испытываете прилив сил. Однако будьте готовы вносить в свои планы коррективы: бывают дни, когда привычный биоритм нарушается. Следите за тем, чтобы сложность выполняемой задачи соответствовала уровню энергии.

“Управление временем становится актуальным только после того, как возникает ясность с количеством энергии и внимания, которым вы будете располагать в течение дня, и с тем, чего вы хотите достичь”.

Невозможно посвятить все время работе и избежать решения хозяйственных вопросов. Масса сил расходуется на покупку продуктов, уборку, стирку. Чтобы сэкономить энергию, сгруппируйте эти дела и отведите на их выполнение один день, например воскресенье. На протяжении недели записывайте все, что необходимо сделать, – от похода в магазин до стрижки ногтей – и, когда наступит “день технических дел”, воспользуйтесь своим списком.

“Абсолютно необходимо отдавать себе отчет в том, что происходит в данный момент с уровнем энергии, – только так можно научиться разумно расходовать свою энергию в течение дня”.

Управляем вниманием

Ученые утверждают, что на выполнение текущей задачи внимание человека направлено лишь в течение 53% отведенного времени, а остальные 47% тратятся на различные отвлекающие факторы. Переключения с основной работы на решение второстепенных вопросов буквально пожирают внимание. Чтобы повысить свою продуктивность, для начала ограничьте количество отвлекающих факторов. Проверяйте сообщения в электронной почте и социальных сетях, например, трижды в день, в заранее установленное время. Объединяйте сходные задачи в один блок и планируйте период их выполнения – так, все необходимые телефонные звонки можно сделать за одну “сессию”. Отключите уведомления о входящих сообщениях.

Используйте “правило 20 секунд”: именно столько времени нужно, чтобы осознать и взять под контроль импульсивное желание отвлечься. Спрячьте иконку электронной почты настолько далеко, чтобы вам требовалось 20 секунд для запуска почтового приложения. Придумайте длинные и сложные пароли для доступа в соцсети. Наконец, уберите подальше от рабочего стола сладости и кофеварку.

“Технические дела являются неотъемлемой частью нашей жизни, и их довольно трудно сократить, передать на аутсорсинг или вообще устранить – в отличие от рабочих дел”.

Тренировка внимания поможет вам лучше концентрироваться на поставленной задаче, а значит – повысить эффективность труда. Работайте в однозадачном режиме: так вы разовьете свою память и избавите мозг от перегрузок. Согласно научным данным, человеческий мозг не в состоянии контролировать более одного действия. Иллюзия одновременного выполнения нескольких дел возникает благодаря быстрому переключению внимания с одного процесса на другой (что перегружает мозг). Переходите на однозадачный режим плавно. Попробуйте поставить таймер на 20 минут и максимально сосредоточиться. Блуждание сознания – явление естественное, но вам необходимо научиться его контролировать. Отвлекаясь, каждый раз возвращайте свое внимание к рабочему процессу; это отличное упражнение для управления вниманием. Полезно зафиксировать время и причину прерывания работы. Запись поможет вам увидеть, как часто вы отвлекаетесь и что именно мешает вам фокусироваться.

“Даже одна минута медитации в день может оказаться чрезвычайно полезной. Не существует такого дела, которое вы оказались бы не в состоянии выполнять в течение одной минуты”.

Существуют и другие методы развития способности управлять вниманием, такие как внимательное чтение, осознанный прием пищи, активное слушание. Во всех случаях ваша цель – замечать момент, когда сознание начинает блуждать, и направлять свое внимание обратно. Однако наиболее эффективный способ тренировки внимания – медитация. Попробуйте простое упражнение. Выберите небольшой интервал времени (можно начать с пяти минут) и установите таймер. Сядьте прямо, расслабьтесь, но не сутультесь. Сосредоточьте внимание на процессе дыхания, наблюдайте за своими ощущениями во время вдоха и выдоха. Как только вы заметите, что отвлеклись (а это неизбежно), верните внимание к дыханию. Медитация и состояние полной осознанности – две стороны одной медали, поскольку полная осознанность – не что иное, как “сосредоточенность на одной задаче и ментальное пространство вокруг нее, позволяющее осознанно следить за ощущениями и мыслями”. Таким образом, полная осознанность – ключ к продуктивности.

Как учитывать закономерности работы мозга

Мозг человека не предназначен для хранения больших массивов информации, и одна из причин психического напряжения – его перегруженность. Не старайтесь помнить обо всех предстоящих делах, зафиксируйте их на внешнем носителе. Это поможет вам внутренне раскрепоститься и мыслить яснее. Воспользуйтесь ежедневником или любым электронным устройством и составьте списки будущих задач, встреч, покупок и того, что нужно завершить. Поразмышляйте, глядя на свои списки, так ли важны все пункты. Возможно, какие-то действия уже не актуальны, а от чего-то можно безболезненно отказаться. Составьте список того, что вас тревожит. Выработайте план действий на случай, если ваши опасения подтвердятся. Нередко уже в процессе составления списка удается осознать нелепость своих страхов.

“Когда мы предоставляем сознанию время и пространство свободно блуждать, переходя с предмета на предмет, мы высвобождаем потенциал внимания, глубже осмысливаем стоящие перед нами задачи и в результате работаем рациональнее, а не просто интенсивнее”.

Мозг попеременно работает в режимах блуждающего сознания и концентрации. Если проблема непростая, необходимо создать достаточно “ментального пространства” для ее решения, иными словами, переключить мозг в состояние блуждания. Отправьтесь на прогулку, посетите картинную галерею, примите душ. В это время ваше подсознание будет продолжать работать над задачей. Идея разрешения проблемы придет “неожиданно”, так что будьте готовы ее зафиксировать; на этот случай носите в кармане блокнот.

“Даже фруктовые соки, которые на первый взгляд кажутся удивительно полезными для здоровья, дают моментальный всплеск уровня глюкозы в крови, после чего следует резкий спад ее содержания и соответствующее резкое падение уровня энергии”.

Осознанность и успех

Если отстраниться от ситуации, можно увидеть ее с разных сторон. Такой “взгляд с высоты” помогает решить даже неразрешимые, как поначалу кажется, вопросы. Но прежде нужно структурировать свою деятельность. Определите, какие области требуют от вас внимания, энергии и времени. Например, это могут быть “духовная сфера”, “карьера”, “отношения” и “тело”. Разворачивая каждый пункт, вы конкретизируете свои жизненные задачи; так, в “карьеру” можно включить тренинги и курсы обучения, в “отношения” – походы в театр и кино, поездки. Создайте ритуал: еженедельно просматривайте список задач по областям и анализируйте, сколько времени ушло на каждую из них. Подумайте, чему стоит уделить больше внимания на следующей неделе. Постоянно корректируйте свой список. Такая работа поможет вам увидеть общую картину собственной жизни. В стремлении к структуризации, однако, не следует заходить слишком далеко. Ищите золотую середину между двумя крайностями – записывать все и не записывать ничего; помните, что ваша основная цель – осознанность.

Осознанность позволяет увидеть ситуацию со стороны, а это, в свою очередь, дает возможность сформировать намерение. Перед важным разговором или встречей проясните для себя, чего вы хотите добиться. Представьте идеальный исход события и приложите усилия для его достижения, вместо того чтобы просто плыть по течению или мучиться от страха, что все пойдет не так. Суть продуктивности состоит в постоянной осознанности и удержании взгляда сверху на свою работу как в целом, так и “здесь и сейчас”.

“В результате сокращения сна на один час мы теряем как минимум два часа продуктивности”.

Есть несколько способов пополнить запасы энергии. Старайтесь чаще употреблять в пищу термически не обработанные продукты (они дольше перевариваются). Ешьте осознанно: так вы отследите момент насыщения и вовремя встанете из-за стола. Ограничьте потребление алкогольных и сахаросодержащих напитков; пейте больше воды. Используйте кофеин “стратегически”, когда вам на короткое время нужен энергетический всплеск. Регулярное употребление кофе и других содержащих кофеин напитков вызывает привыкание, и организм перестает реагировать на него приливом бодрости. Высыпайтесь и занимайтесь спортом. Физические упражнения оказывают позитивное воздействие на мозг и вызывают эмоциональный подъем. Вводите новые привычки постепенно, шаг за шагом, и со временем они дадут потрясающие результаты.