Как автоматизация бизнес-процессов помогла бизнесу сэкономить 68 млн рублей

В фудтех и HoReCa бизнес всё чаще сталкивается с ситуацией, когда рыночные IT-решения не работают. Они не учитывают внутреннюю структуру компании, особенности учёта, производства, логистики и контроля качества.

Один из наших проектов — Фотобокс — пример того, как можно решить нестандартную задачу через автоматизацию бизнес-процессов под ключ.

Проблема: отсутствие контроля и потери на кухне

С чего начался проект. Заказчик - Владелец сети ресторанов заметил по камерам наблюдения, что сотрудники нарушают регламент. Один из заказов ушёл "мимо кассы". Проверка подтвердила хищение. Возник запрос на автоматизацию систем контроля и учета, исключающую человеческий фактор.

Заказчик обратился к нам с запросом проанализировать рынок на наличие подходящей системы. Но ни одно готовое решение не подходило под особенности бизнеса. Было принято решение о разработке ПО для производства, учитывающего специфику ресторана.

Тестирование MVP

Первая версия системы Фотобокс состояла из: весов, камеры и интеграции с Rkeeper. Заказ фиксировался, блюдо фотографировалось и взвешивалось перед подачей. Устройство работало автономно и обеспечивало базовый контроль выдачи.

Решение дало результат уже на старте, но в обычных ресторанных условиях не прижилось. Главная причина — человеческий фактор: сотрудники не хотели работать под наблюдением, сопротивлялись изменениям и иногда намеренно саботировали процесс.

Новый формат: адаптация под шведскую линию

Следующий этап развития проекта — адаптация системы Фотобокс под формат шведской линии в отелях. В отличие от ресторана, где каждое блюдо подаётся порционно, на линии самообслуживания используются гастроёмкости с большим объёмом еды, из которой гости сами набирают порции.

Фотобокс был переработан: модуль получил термодатчик, планшет и компактную стойку. Программное обеспечение подстроили под реальные процессы приготовления, подачи и возвратов. Теперь в  системе велся учет всех процессов:

• получение рациона и подготовку блюд;
• подачу с замером веса, температуры и фото;
• регистрацию возвратов;
• сбор данных в аналитической системе.

Результаты: контроль, аналитика и экономия

Использование системы Фотобокс позволило:

• устранить хищения и нарушения регламента;
• точно планировать закупки;
• сократить перепроизводство;
• контролировать подачу по температуре и весу;
• снизить себестоимость без потери качества.

Рейтинг питания отеля вырос с 80% до 94%. Экономия за год на закупках — 68 млн рублей.

Внедрение: главная сложность — люди

При внедрении системы на объектах столкнулись с сопротивлением персонала. С этим пришлось терпеливо работать. Помогло очное обучение и контроль со стороны команды внедрения. Постепенно система стала привычной. Это важная часть цифровизации процессов в бизнесе — изменение не только технологий, но и подходов к работе.

Ускорение за счёт ИИ

Оставалась одна проблема. Изначально официанты вручную искали наименование блюда в системе, что занимало от 15 до 30 секунд на каждую операцию. В часы пик на линии питания такие задержки становились критичными.

Решением стало внедрение модуля машинного зрения: система автоматически распознавала блюдо и тару, сводя участие человека к минимуму. В результате время обработки сократилось до 2–3 секунд. Работа с оборудованием стала еще проще.

Потенциал для масштабирования

Система внедрена в ряде отелей. Но её можно адаптировать и для других сфер:

• корпоративное и школьное питание;
• кейтеринг;
• столовые, работающие по ГОСТам;
• ритейл с собственным производством (кулинарии, пекарни);
• ЖКХ и недвижимость: трекинг заявок, учёт продукции.

Решение, выросшее из одного инцидента, превратилось в масштабируемую платформу для контроля качества и прозрачности процессов. На фоне роста требований к операционной эффективности подобные системы становятся обязательным элементом развития бизнеса.

Внедрение Фотобокс даёт  конкурентное преимущество: помогает точно управлять себестоимостью, контролировать качество на каждом этапе, оптимизировать возвраты и снижать издержки. В ближайшие годы отсутствие таких решений будет восприниматься как упущение возможностей для роста.

Признание отрасли

Проект получил 2-е место на Workspace Digital Awards 2025 в номинации «Цифровизация и трансформация».
  Это подтверждение практической пользы и технологической зрелости решения.

Если в вашей компании стандартные CRM и учётные системы не справляются — возможно, пора переходить к разработке решений под конкретные задачи. Мы поможем автоматизировать процессы, в т.ч. интегрировать ИИ так, чтобы это давало бизнесу реальную экономию и рост.