«Приходится по несколько раз объяснять одно и то же...»
«Приходится по несколько раз объяснять сотрудникам одно и то же. Что можете порекомендовать для решения этой ситуации?»
Сотрудники могут переспрашивать по разным причинам. Рассмотрим основные из них и возможные варианты решения.
1. Руководитель сложно объясняет, его невозможно понять.
Это может быть связано как с умением структурно доносить информацию, так и с форматом. К примеру, руководитель двигаясь в спешке по коридору «выплескивает» на сотрудника поручение и быстро выбегает из офиса. Классический чайка-менеджмент.
Решением этой проблемы должно стать осознание ее наличия. Ведь чаще всего руководитель просто не замечает за собой такого несовершенства, соответственно, никак не может на это повлиять. При этом, сотрудники не всегда могут помочь с осознанием. Если руководитель использует жесткий авторитарный стиль управления, вряд ли кто-то из сотрудников дерзнет упрекнуть руководителя в том, что он не умеет доносить информацию. А те, кто осмелится, могут получить ответ в стиле «сам дурак».
2. Уровень квалификации и/или интеллекта сотрудника недостаточный для освоения информации, которую вы пытаетесь ему донести.
К сожалению, не все работающие в компании сотрудники обладают нужными знаниями, опытом и просто интеллектом, чтобы постигнуть все премудрости управления компанией. Элементарное для одного сотрудника является непостижимым для другого. И это нормально. Но не все руководители понимают этого и усердно продолжают выдавать сотрудникам поручения выше их сил и возможностей. Для такой ситуации очень хорошо подходит фраза «попытка натянуть сову на глобус». На выходе получают логичные уточнения, переспрашивания и неправильное выполнение поручений.
Решением проблемы будет сопоставление квалификации сотрудника со сложностью задания перед делегированием. И если окажется, что задание на выше квалификации нужно либо запланировать обучение и постановку задания на более детальной уровне (и последующий плотный контроль), либо выбрать другого сотрудника, который сможет его выполнить.
3. Неуверенность сотрудника
Наиболее свойственна молодым специалистам и/или сотрудникам, которые только пришли в компанию.
Чаще всего это проходит со временем (2-3 месяца с положительной динамикой), поэтому решением будет будет просто подождать. Если же это не проходит и нет намека на положительную динамику, стоит копать глубже в поисках корневой причины. Ими могут быть непонимание своих полномочий, хитрожопость или же свойство характера. Первые две причины обсудим ниже, а вот со свойством характера нужно будет принимать решение: учим, развиваем и вкладываемся, либо же меняем.
4. Не выданы полномочия
Если сотруднику не выданы полномочия на самостоятельные действия, логично и правильно, что сотрудник будет переспрашивать перед тем, как что-то делать. При этом, бывает так, что сотруднику выданы полномочия, но он об этом либо не знает, либо не до конца понимает весь их объём (что могу, а что нет).
Обеспечить сотрудника понимаем полномочий (и всего, что касается его работы) — это обязанность руководителя. Если сотрудник переспрашивает, и это связано именно с непониманием своих полномочий, руководителю нужно провести с ним встречу, на которой детально на примерах разъяснить, что входит в полномочия сотрудника.
5. У сотрудника проблемы с памятью
«Ой, забыл…» — вот так кратко можно описать эту причину.
Фразу «Ой, забыл» я считаю отмазкой и издевательством над руководителем. Ведь сотрудник же умеет писать? Почему не записал? Посчитал поручение руководителя настолько неважным, что решил не тратить на это чернил? А если он не умеет писать, он может слушать и записать поручение на диктофон. В общем, эта причина либо связана с расхлябанностью и необязательностью сотрудника, либо с отсутствием желания что-либо делать. Лечение лежит исключительно в административной плоскости.
6. «Хитрожопость»
Прошу простить, за такой термин, но он максимально описывает типаж конкретного сотрудника. Суть проста: сотрудник все прекрасно понимает, помнит и знает, при этом он предпочитает включить «режим дурачка», чтобы освободить себя от необходимости что-то делать. Это осознанное нарушение и обман.
Мое мнение — сотрудники такого типа не должны работать в компании. С ними нужно немедленно прощаться.
Итого
Перед принятием решения руководителю нужно определить причину, по которой сотрудник переспрашивает и определить подход к ее решению.
Все описанные выше причины можно условно поделить на 2 группы:
Первая решается обучением и разъяснением, вторая мотивацией (прежде всего, мотивацией избежать негативных последствий).
Другие статьи о менеджменте читайте на канале: OSмысленный менеджмент.