"Матрица компетенций" - инструмент подготовки к собеседованию и/или новой должности.

Для того, чтобы ответить на эти и подобные вопросы я решил создать матрицу, которая бы стала помощником для любого соискателя: была показательна, имела всю необходимую информацию, и при этом была бы проста в составлении и использовании. Предлагаю посмотреть, что из этого получилось.

В статье я показываю пример заполнения для должности "Операционный директор".

Шаг №1 "Создаем таблицу"

Открываем Excel и создаем таблицу, как показано на скрине ниже.

Шаг №2 "Собираем функции и требования к должности"

На этом этапе мы будем просматривать вакансии и выписывать с них должностные обязанности (функции) и требования к кандидату. Для получения релевантной информации, нужно собрать информацию минимум с 20 вакансий, но чем больше, тем точнее будет итоговый результат.

Итак, последовательность действий:

1. Открываем портал для поиска работы. Подойдет любой портал: не имеет значения зарегистрированы вы на портале или нет, используете вы его для поиска или нет - сейчас главное собрать как можно больше информации. Поэтому рекомендую использовать все возможные порталы, чтобы набить нужное количество.
2. Открываем раздел для поиска вакансий.
3. Открываем настройки для расширенного поиска и указываем:
• Наименование должности
• Специфику (если есть такая возможность). Компетенции в рамках одной должности могут сильно варьироваться, в зависимости от специфики. Так, операционный менеджер в ресторане и операционный менеджер в IT - это 2 разных набора компетенций. Поэтому, отбираем только специфику, которая вам нужна. Если портал не позволяет это сделать в настройках поискового запроса (фильтра), нужно будет просто игнорировать вакансии, которые не связаны с нужно вам спецификой.
4. Сохраняем фильтр и начинаем поиск.
5. Открываем каждую предложенную вакансию, просматриваем блоки "Должностные обязанности", "Функции", "Задачи", и "Требования к кандидату" и переносим информацию в столбец вашей таблицы "Детальное описание". Нюансы по выполнению:
• требования по опыту работы ("стаж работы от ..."), график работы, условия - пропускаем. Цель матрицы - определить, какие именно компетенции нужны для должности и насколько кандидат им соответствует. Поэтому, все, что не относится к навыкам и функциям - игнорируем;
• переходя от вакансии к вакансии вы все чаще будете натыкаться на похожие требования. Рекомендую на этом этапе не фильтровать ("это уже записано, а это наверное нет") и просто записывать это повторно. Это позволит избежать пропуска каких-то требований и более подробно (новыми словами) описать компетенцию. Кроме этого, это поможет вам на шаге №4, когда вы будете определять важность той или иной компетенции;
• вакансии смотрим всех регионов. Не ставьте фильтр по регионам и не отсеивайте вакансии по этому принципу.

Честно признаюсь, что во время написания этой статьи я не просматривал 20 вакансий, а просмотрел всего 3. На выходе у меня получилось заполнить таблицу так:

Шаг №3 "Определяем компетенции и группируем описание"

Итак, мы собрали перечень требований к вакансии. Но как вы могли заметить, все эти требования и описания функций пока нельзя назвать словом "Компетенции" просто потому, что они описывают компетенции, а не являются ими. Поэтому на шаге №3 мы должны к каждому описанию написать компетенцию, которая ему соответствует.

К примеру, к описанию "Систематизировать все процессы" я указал компетенцию "Управление бизнес-процессами". А к описанию "Проведение конкурентного анализа и генерация идей по улучшению бизнес-процессов" я указал сразу 2 компетенции "SWOT-анализ" и повторно "Управление бизнес-процессами".

Когда вы заполните компетенции по всем описаниям, многие компетенции будут повторяться в разных частях. Поэтому, следующим действием, нужно сгруппировать описание повторяющихся компетенций таким образом, чтобы Компетенция была только одна (столбец 1), а описаний в ней могло быть несколько (столбец 2). К примеру, под компетенцию "Управление бизнес-процессами" у меня подходит сразу несколько описаний. Все эти описания я указал в одной ячейке таблицы (смотрите первую строку на скрине ниже).

На выходе у вас должно получиться так:

Шаг №4 "Определяем важность компетенций"

Следующим шагом нужно определить важность каждой из компетенций для данной должности. Для этого я предлагаю использовать такие степени важности:

• Критичная - требуется (упоминается) в 99% вакансий
• Высокая - требуется в 80% вакансий
• Средняя - требуется в 50% вакансий
• Низкая - требуется в 20% вакансий

Можно использовать другие степени, но я бы не усложнял.

Важно! К сожалению, в вакансиях могут упускаться критичные компетенции, которые важны для данной должности. Это связано с тем, что при описании вакансии рекрутеры считают излишним указывать требования, которые, как им кажется, являются само собой разумеющимися. К примеру, в вакансии Менеджера по продажам могут упускать требования к навыкам продаж и переговоров, мол само название должности говорит об этом.

На выходе у вас должно получиться так:

Шаг №5 "Заполняем опыт и достижения"

Последним шагом нам нужно пройтись по каждой из компетенций и указать, какой конкретно опыт у вас есть в ней и какие есть достижения. Пишите в свободной форме, но по возможности структурно, так как это пригодится вам при подготовке к собеседованиям.

Важно! Так как таблицу вы делаете для себя, пишите правду и не приукрашивайте. Вы должны четко понимать, где у вас "пробел" и на что сделать упор при подготовке.

На выходе у вас должно получиться так:

Итого

Потратив несколько часов у вас появляется матрица с компетенциями, которые актуальны для интересующей вас вакансии, и главное, востребованы на рынке.

Применение матрицы:

1. Помощник в составлении резюме. Одной из частых ошибок в составлении резюме является включение в него компетенций и функций без привязки к должности. Отчасти это связано с отсутствием понимания, что пригодится в должности, а что нет. Правильно составленная матрица решает этот вопрос и помогает сделать упор на самом важном.
2. Помощник на собеседовании. Как я писал вначале, огромное количество кандидатов теряются на вопросах, связанных с прошлым опытом и с использованием компетенций. И это не всегда связано с отсутствием опыта. Многие просто забывают об этом опыте, и при попытке вспомнить на ходу, выдают невнятный неструктурный ответ (который заставляет сомневаться в опыте). Поэтому, вы можете просто открыть таблицу на онлайн собеседовании и при необходимости прочитать ваши заметки.
3. Подсвечивает слабые зоны. По тем компетенциям, в которых у вас отсутствует опыт, достижения и просто знания (первый раз их видите), вы сможете составить план обучения и, возможно, применения на практике (к примеру, на текущем месте работы если вы пока не уволились).
4. Аналитический инструмент. В компаниях часто стает вопрос о проведении анализа рынка заработных плат. Подобную таблицу можно легко адаптировать под анализ ЗП, добавив столбец с суммой вознаграждения. Таким образом, вы сможете регулярно проводить анализ ЗП ваших конкурентов по конкретной должности.
5. План перехода на новую должность. Возможно, вы задумываетесь о смене должности и специфики. Составление подобной таблицы позволит вам собрать требования и адекватно оценить свой путь в этом направлении.

Если у вас есть комментарии по этой статье, либо вы хотите задать свой вопрос, воспользуйтесь формой обратной связи и я вам обязательно отвечу.

Другие статьи о менеджменте читайте на канале: OSмысленный менеджмент.

Подписывайтесь! Далее будет...