Бухгалтерия Bot 🤖

Содержание

Введение

Доброго времени суток, уважаемый пользователь, если ты это читаешь, значит заинтересован в использовании нашего бота для эффективного ведения бухгалтерии. В данном white paper'е мы постараемся максимально подробно расписать все функции бота для того, чтобы вы могли его эффективно импользовать.

Сущности

Таблицы - сущности, к которым будут относиться наши операции. Очень просто провести аналогию с Google Doc, к примеру, у нас есть одна таблица, где мы ведем учет бизнес расходов и какая-то другая, в которой мы записываем операции, относящиеся к нашил личным расходам. Каждая таблица - обособленный объект, никак не связанный с другими таблицами. Кроме того, несколько пользователей могут пользоваться одной таблицей.
Операции - как я уже описал выше, в примере с Google Doc, операция - это сущность, которая относится к какой-либо таблице. К примеру, мы добавляем операцию "Расход - 3000₽ - заправка машины" в созданную нами ранее таблицу "Семейный бюджет", данная операция никак не будет связана, к примеру, с вашей другой ранее созданной таблицей "Бизнес по продаже Самокатов".
Категории - это такие же как и операции сущности, относящиеся к отдельной таблице. Аналогия изоляции такая же, как и в определении операций.

Регистрация

Итак, вы нашли нашего бота, нажали кнопку, вызывающую команду /start, но вот незадача, вы видите данное сообщение:

Чтобы решить данный вопрос, просто нажмите на кнопку и напишите мне (@i_vovani), чтобы я выдал вам доступ к данному боту.

Главное меню

Активная таблица

В боте существует такой параметр, как активная таблица - это по сути та же таблица, которая описана в сущностях, используемых в ботах, НО суть заключается в том, что данный параметр отвечает за то, с какой именно таблицей мы в данный момент работаем.

Главное меню без активной таблицы

Если вы не выбрали активную таблицу, либо же у вас нет созданных таблиц, то вы увидите данное сообщение:

Здесь у нас есть несколько кнопок, сейчас разберемся какая за что отвечает:

White Paper - кнопка, отправляющая на данный мануал, если вдруг забыли что-то по поводу работы бота.
Поддержка - кнопка, для связи со мной для оперативного решения технических моментов.
Создать таблицу - кнопка, с помощью которой вы можете создать новую таблицу, сущность, о которой написано в разделе Сущности
Выбор таблицы - кнопка, отвечающая за выбор активной таблицы, с которой мы будем далее работать.
Сводка - подсчет всех основных параметров по каждой из таблиц за все время вашего пользования и соотвественно общий доход/расход/прибыль.

У меня уже есть созданные 3 таблицы, поэтому давайте попробуем выбрать активную таблицу и перейдем к более расширенному меню, c уже выбранной активной таблицей.

Я хочу выбрать таблицу Торговля, поэтому нажимаю на нее и вижу следующее сообщение:

Итак, мы выбрали активную таблицу, и теперь можем видеть, что у нас появились какие-то новые кнопки. О них будет рассказано в следующем разделе, поскольку все эти кнопки есть в главном меню, когда у вас выбрана активная таблица.

Главное меню с выбранной таблицей

Теперь посмотрим, как изменилось главное меню, когда у нас выбрана активная таблица:

Появилось еще несколько кнопок, помимо тех, о которых я писал выше, надпись о том, какая из наших таблиц выбрана в качестве активной и категории, относящиеся к данной таблице, которое делятся на рсходные/доходные. Рассмотрим оставшиеся кнопки:

Добавить запись - кнопка, с помощью которой вы можете добавлять операции с типами доход/расход в вашу активную таблицу.
Добавить категорию - это кнопка позволит вам добавить новую категорию, которую вы сможете присваивать своим операция и после чего делать более детальную аналитику, но об этом попозже...
История - с помощью этой кнопки вы можете ввести даты через пробел, чтобы получить все операции за интересующий вас период с выводом аналитики по данному периоду.

Создать таблицу

Итак, что же нужно чтобы создать новую таблицу? Просто нажать на кнопку "Создать таблицу" и просто следовать указаниям бота.

Тут я создаю новую таблицу, которую назову "Торговля", где буду вести учет продаж своих товаров и расходов на сырье.

Добавить категорию для таблицы

Как уже говорилось, категории необходимы для аналитики трат по этим самым категориям, но в целом, если вас это не сильно интересует, то можете и не добавлять.

Итак, чтобы добавить новую категорию, нам необходимо, чтобы у нас была выбрана активная таблица и затем нажать кнопку "Добавить категорию". После ее нажатия выполняем действия, о которых нас попросит бот:

У меня была выбрана таблица "Торговля" в качестве активной и я решил добавть туда доходную категорию "Продажа фруктов", чтобы отмечать продажи огурцов или же расходы на их закуп.

Добавить запись в таблицу

Для того, чтобы это сделать необходимы 2 вещи - выбранная активная таблица и нажим на кнопку в главном меню с названием "Добавить запись". После ее нажатия выполняем действия, о которых нас просит бот:

Я выбрал тип операции - Доход, затем указал сумму данной операции, после чего выбрал категорию из заранее созданых, после чего прописываю описание данного платежа и данная операция дабавлена.

Так как я создаю операцию с типом доход, то и бот выдает мне выбор категории из тех, у которых тип "Доходная".

Сводка

Данный раздел вызывается нажатием на кнопку в главном меню, которая называется "Сводка". В данном разделе вам будет представлена информация по всем вашим таблицам за ВСЕ время использования бота, то есть если ВСЕ операции будут учтены в анализе, независимо от даты добавления.

То есть здесь информация по каждой из таблиц и полностью общая ситуация, то есть по всем таблицам вместе взятым.

История

Данный раздел, как уже выше было описано, необходим для того, чтобы брать срез операций по определенным датам и уже его анализировать. Данный раздел будет выводить информацию конкретно по активной таблице, поэтому если хотите посмотреть историю операций по другой таблице, необходимо выбрать нужную в главном меню. Давайте возьмем, например недельный срез, сегодня 12 августа, то есть возьмем срез с 05-08-2023 по 12-08-2023.

Здесь мы можем детально видеть все наши операции типов доход/расход и также сводку по активной таблице за данный период. Чтобы вам было удобнее и не пришлось каждый раз вручную складывать сводки по активным таблицам, ниже представлена информация по всем таблицам за заданный вами период.

Кроме того, тут же появляется интересная новая кнопочка "Анализ категорий", но про нее мы поговорим чуть дальше.

Анализ категорий

Данный раздел является подразделом "Истории" операций по срезу дат. По сути, он выполняет одну функцию - показать общий денежный поток за заданный вами ранее промежуток дат по категориям. Вот как это все выглядит:

У нас выбрана активная таблица - Торговля. В ней есть 2 расходных категории - Закупка овощей, Закупка фруктов. Также есть 2 доходных категории - Продажа овощей, Продажа фруктов. Вы спросите, а почему тут не отображается категория Закупка фруктов? А это из-за того, что в данной категории нет ни одной операции, поэтому тут не выводится, для экономии места.

Финансовое планирование

Coming soon ...

Заключение

Спасибо за прочтение данного мануала. Если у вас остались какие-либо вопросы, предложения, пожелания, то с удовольствием на них отвечу - @i_vovani .

Так же по вопросам сбоев/багов/некорректной работы писать - @i_vovani .