Как писать так, чтобы вам доверяли

by Jeiti 72
Как писать так, чтобы вам доверяли

Как писать так, чтобы вам доверяли

Кеннет Роуман

Навык создания потрясающих писем вполне можно развить. Презентация, текст для выступления, письмо клиенту или резюме – давайте попробуем сделать их идеальными.

 

Глава 1. Принципы эффективного письма

К сожалению, большинство из нас не могут грамотно излагать свои мысли на бумаге. Нелюбовь к написанию текстов идёт ещё со школы (вспомните ненавистные сочинения!). В итоге взрослые состоявшиеся люди не знают, как эффективно писать, и сталкиваются с самыми разными проблемами. Главная из них – неумение через письмо добиться желаемого результата.

Чем яснее текст, чем меньше в нём воды, тем быстрее читатель поймёт, что вы от него хотите. А если читатель не знаком с вами лично, письмо – это ещё и единственная возможность сформировать о себе определённое мнение.

В основе успешного послания лежат несколько принципов:

– создание чёткой структуры;

– использование коротких слов, предложений и абзацев (вместо «продемонстрировать» лучше употребить «показать», вместо «на данный момент» – «сейчас» и т.д.);

– повествование от первого лица и использование действительного залога («нам бы очень хотелось», «не могли бы вы подумать» и т.д.);

– сведение к минимуму наречий и абстрактных прилагательных (вместо «я немного отстаю от графика» лучше «я опаздываю сдать проект на три дня». Если выражения «чрезвычайно важно», «большой успех» являются клише, то «непонятные задачи», «отличная презентация», «утомительный рассказ», «немедленно введено» передают смысл гораздо точнее);

– изложение доступным читателю языком (без профессионального жаргона, который часто непонятен читателям-неспециалистам);

– конкретизация (обобщённые предложения необходимо подтверждать данными статистики и т.п.);

– употребление слов в правильном значении (важно понимать разницу между «логический/логичный», «тема/тематика» и т.д.);

– следование правилу «Пишите так, как говорите» (не включайте в текст слова, которые вы не употребляете при живом общении);

– пропуск слов, которые не так уж и нужны в тексте (вместо «ввиду того, что» лучше «поскольку», вместо «приступить к организации встречи» – «организовать встречу» и т.д.);

– соблюдение литературных норм (вместо «как бы» лучше использовать более официальное «как будто» и т.д.);

– отказ от канцеляризмов (вспомните юридические тексты с их длинными предложениями, подпунктами, словами в скобках и аббревиатурами – и никогда не пишите так своё письмо!);

– учёт того факта, что читатель не всегда владеет всей нужной информацией, чтобы вас понять;

– проверка пунктуации (все мы помним «казнить нельзя помиловать» – расстановка знаков препинания может в корне изменить смысл предложения»;

– отказ от ложной информации (преувеличение может в итоге выйти автору боком, в то время как преуменьшение выглядит более убедительно);

– устранение двусмысленности (предложения должны быть не только простыми. Читатель должен понимать их в том значении, которое вы вкладывали, – и никак иначе);

– изъяснение простым слогом даже в специализированных текстах (только упрощение может помочь адресату понять узконаправленное сообщение и 

по-настоящему заинтересоваться им).

 

Глава 2. Работа с компьютером

Трудно представить жизнь современного человека без компьютера. С его помощью мы общаемся, находясь за много километров друг от друга. И конечно, нам быстрее набрать текст на клавиатуре, чем писать его от руки. Но будьте внимательны! Нет ничего плохого в новых технологиях, и их преимуществами можно пользоваться. Помните только о некоторых важных моментах:

– форматируйте текст только после того, как уже написали его;

– на всякий случай создавайте несколько копий документа (никто не застрахован от технических неполадок, а потерять текст, над которым вы трудились несколько дней, будет очень обидно. При желании можете даже распечатывать копии);

– давайте текстам короткие и ясные названия, чтобы их можно было легко найти. Это же относится и к папкам: вы должны сразу понимать, какие файлы в них находятся;

– не доверяйте безоговорочно исправлениям текстового редактора, ведь он не знает многих правил, исключений и слов;

– не используйте много шрифтов одновременно, оставайтесь консервативны в этом вопросе;

– курсивом и жирным шрифтом выделяйте только самые значимые места текста;

– не выравнивайте текст по правому краю.

 

Глава 3. Электронные письма

Электронная почта хороша в первую очередь тем, что позволяет отправлять письмо в удобное для вас время, а получатель открывает его в удобное время для себя. В результате никто никого не отвлекает от важных дел, есть время подумать над ответом.

Минус же в том, что почту нужно постоянно проверять и удалять «мусор», иначе письма быстро накопятся. Особенно тяжело приходится людям на руководящих должностях: на их почту порой приходит больше ста писем в день.

Чтобы электронное письмо возымело действие, необходимо:

– создать интересный заголовок. Письмо не может быть без темы, иначе его удалят, даже не открыв. Пока переписка продолжается, меняйте тему письма – сразу, как в диалоге начинают обсуждаться уже новые вопросы;

– сделать текст максимально коротким. Это на 50% сократит время его прочтения, поэтому привыкайте оставлять лишь самую суть;

– следить за тоном. В электронной переписке читателю сложно уловить ваш настрой, и он легко может ошибиться и неверно трактовать ваши эмоции. Так что смотрите, какие употребляете слова, насколько официальным или личностным будет общение – в любом случае сохраняйте доброжелательность.

В виртуальной реальности, как и в жизни, следует соблюдать правила этикета:

– как можно реже используйте кнопку «ответить всем»;

– не прибегайте к электронной почте, когда быстрее договориться лично или по телефону;

– прикрепляя файл для отправки, сообщите об этом в самом начале письма. Если файлов много, заархивируйте их;

– не отправляйте файлы, поражённые вирусами.

И ещё одно правило. Если не хотите что-то кому-то рассказывать, лучше даже не создавайте электронные тексты с этой информацией. Даже если она будет удалена, её можно восстановить. Позаботьтесь сами о своей безопасности!

 

Глава 4. Правила написания записок

Наверняка в вашей организации сотрудники оставляют друг другу записки. Это короткие послания на небольших листиках бумаги или стикерах, которые просто глупо создавать и распечатывать на компьютере. Хотя, безусловно, иногда ситуация требует и создания электронных записок. Какой способ вы бы ни выбрали, следуйте нескольким правилам:

– давайте запискам названия;

– в адресатах указывайте только тех людей, чьих действий после прочтения ожидаете;

– позаботьтесь о структуре послания (если информации много и она сложна для восприятия, приложите к записке небольшой план);

– заявляйте прямо о своих намерениях (не заставляйте читателя решать, чего именно вы хотите: призывайте к действию явно и кратко);

– записки от руки могут быть более неофициальными и должны звучать как личное обращение;

– если хотите пошутить, убедитесь, что адресат поймёт ваш юмор. И не садитесь за ручку или клавиатуру, пребывая в гневе!

 

Глава 5. Деловое письмо

Деловые письма требуют повышенного внимания, потому что ошибки в них могут отрицательно сказаться на вашей карьере. При их написании:

– выверите имена, адреса и названия компаний. Можете использовать формальные обращения «господин», «уважаемый» и т.п. Прежде чем отправить сообщение, проверьте каждую деталь;

– обдумайте, что вы напишете после слова «уважаемый». Приветствие – важная часть письма. Укажите имя и фамилию получателя, при необходимости – его должность. Деловое письмо не предполагает установления дружеских связей, поэтому не терпит фамильярного тона;

– указывая тему письма, сразу переходите к сути, чтобы не отнимать время адресата на понимание ваших намерений;

– чётко и прямо обозначьте в первом предложении предмет вашего письма, если отдельный заголовок кажется вам лишним;

– умейте вовремя закончить текст. Не пишите банальных фраз типа «Если у вас появятся вопросы, перезвоните мне». Адресат и так сделает это без лишних напоминаний;

– точно расписывайте, каких именно действий ждёте от получателя. Никакой абстракции – только конкретика, иначе рискуете не получить желаемое. Вместо «Как можно быстрее сообщите нам о своём решении» лучше написать «Пожалуйста, предоставьте ответ до 20 июня, чтобы мы могли уложиться в сроки»;

– не стремитесь проявить индивидуальный стиль письма. Вместо того чтобы придумывать забавное прощание, придерживайтесь нейтрального стиля: «искренне ваш», «с уважением» прозвучат гораздо лучше, чем «всего хорошего», «с наилучшими пожеланиями». Эти формы больше подойдут для писем друзьям или людям, с которыми вы хорошо знакомы.

И ещё пару слов о деловых письмах. Письмо-просьба должно иметь такую структуру: сам запрос – причины – благодарность за сотрудничество. В некоторых случаях, правда, причины можно упустить.

Если в письме вы должны выразить отказ, пусть он будет написан так же, как если бы вы говорили с человеком лично. Будьте тактичны, проявите сочувствие, но не ходите вокруг да около. Подумайте, как адресат может возразить вам, и постарайтесь заранее ответить на его вопросы. Если вы будете холодны с читателем, он вряд ли захочет в следующий раз сотрудничать с вами. Поэтому, написав письмо, прочитайте его вслух: если бы вы стояли сейчас перед адресатом, выражались ли бы вы именно так, как написали? Нет? Тогда упростите стиль – человек должен видеть, что вы относитесь к нему с пониманием и заинтересованы в дальнейших контактах.

Иногда в письме вам может потребоваться напомнить кому-то о долге. Не пишите так, будто человек виновен во всех грехах. Лучше прямо напомните ему, какого числа истекает срок платежа. С другой стороны, если вы уже намерены обращаться в суд, скажите об этом сразу же.

Мы уже говорили, что гнев не лучшая эмоция для письма. Выражая жалобу, умерьте его. Пишите не с целью устроить скандал, а чтобы чего-то добиться. Сразу же оговорите суть претензии. Оставайтесь вежливы, но тверды в своих намерениях. Если с жалобой обратились к вам, и это обосновано, лучше сразу признать вину.

 

Глава 6. Немного о презентациях и выступлении перед публикой

Главная задача человека, который выступает перед публикой, – не дать слушателям скучать. Аудитория должна быть в центре вашего внимания, потому что вы, грубо говоря, отнимаете её время.

Традиционно доклады сопровождают презентацией. Работая над её структурой, помните:

– для начала надо определиться с целью. Если вы не придумали тему, вам не удастся выстроить слайды в логическом порядке. Кратко сформулируйте её и следите, чтобы каждый слайд и все элементы (графики, диаграммы) отражали эту тему;

– придерживайтесь регламента и не затягивайте выступление. Заранее определите, как долго собираетесь зачитывать доклад, и закончите на несколько минут раньше. Можете сделать раздаточный материал, чтобы публике было легче ориентироваться в вашей речи;

– не заостряйте внимание на своих достижениях и своей компании. Всё, что вы говорите, должно быть интересно не вам, а слушателям. Думайте в первую очередь об их потребностях;

– продумайте названия графиков, таблиц и диаграмм. Заголовки должны пояснять, о чём именно будет идти речь. Если вы хорошо импровизируете, оставьте на слайдах только самую необходимую информацию. В противном случае озвучивайте то, что вынесено на слайд, но обязательно комментируйте все данные. Во время выступления не становитесь спиной к залу;

– вовлекайте слушателей в процесс коммуникации. Решите, что может их заинтересовать: показ небольших видеороликов, использование спецэффектов… Главное здесь – не переборщить, чтобы все ваши «фишки» не отвлекали людей от сути;

– в конце выступления кратко резюмируйте сказанное и ответьте на возникшие вопросы. Поощряйте активность. Ну и конечно же, репетируйте, заранее готовьтесь и легко ориентируйтесь в тексте – это не просто придаст вам уверенности, но и покажет публике, что вы относитесь к ней с уважением.

Если презентации у вас нет, но с речью выступить необходимо, придерживайтесь таких правил:

– любите то, о чём рассказываете, стройте речь на принципах, которые вам близки;

– сразу переходите к делу. Не стоит долго приветствовать слушателей. Демонстрируйте чувство юмора, если обычно можете рассмешить большую компанию. Если шутки всё же не ваш конёк, воздержитесь от них. Гораздо эффективнее вспомнить какой-нибудь яркий образ и привести его в пример. Так люди лучше запомнят ваше выступление;

– записывайте текст на бумаге так, как будете его произносить;

– говорите о том, что может заставить слушателей задуматься, по-новому посмотреть на ситуацию;

– не бойтесь, что ваша речь окажется короткой. Главное – сказать всё, что вам хотелось бы. Сделав это, с чистой совестью благодарите публику за внимание.

Записывайте себя на видео, на диктофон, просите послушать черновое выступление своих друзей. Чем больше практики, тем ближе вы к идеалу.

 

Глава 7. Как составить план

План требует серьёзной проработки и чёткой структуры. От вас требуется:

– обосновать все факты и делать выводы, только отталкиваясь от них;

– давать ясные рекомендации к действиям и для удобства перечислять их по пунктам;

– побуждать адресата делать конкретные шаги – у него не должно остаться сомнений по поводу обсуждаемого вопроса.

При составлении отчёта:

– объясните цель его написания;

– продумайте структуру (цель – краткое описание – результаты – заключение – предложения – дальнейшие действия);

– опирайтесь только на проверенные факты;

– умейте отличить факты от мнений.

Внимательно отнеситесь и к составлению бизнес-планов. Такой план должен показать инвестору, что ваша идея стоящая и на ней можно делать деньги. Здесь правило такое же, как и ранее: сразу приступайте к обсуждению главного вопроса.

 

Глава 8. Составление рекомендаций

Чтобы быть убедительным и обойти конкурентов, нужно уметь составлять грамотные рекомендации. Способов сделать это несколько:

– выстраивайте текст так, чтобы были ясны преимущества вашего проекта. Обосновывайте свои предложения и думайте о рекомендации как о процессе продаж;

– покажите людям, к чему вы идёте и с чего начинали;

– разделяйте основной текст заголовками для упрощения восприятия;

– приступайте к самим рекомендациям и по пунктам проясняйте все вопросы. Неприятную для читателя информацию также лучше описывать сразу;

– предвосхищайте вопрос о пользе вашей рекомендации и заранее говорите о её преимуществах.

Делая заявление на грант, покажите, что ваш проект по-настоящему нужен обществу и вы можете его реализовать. Не отвлекайтесь на лишние детали, демонстрируйте срочность проекта и его жизнеспособность. Вам должны поверить, а для этого постоянно улучшайте своё предложение.

 

Глава 9. Рекламные тексты

Продающие тексты всегда нужно проверять на эффективность и в дальнейшем рассылать только те, которые успешно выполняют свои функции. Проанализируйте, какие рекламные письма приходят вам. Какие вы считаете удачными? А какие даже не читаете?

Также следует оценивать и получателей. Нельзя экономить на клиентах, которые готовы совершать покупку более одного раза. Тратить деньги они будут только в том случае, если ваше предложение им понятно.

Заявляйте о себе и продукте с первого предложения. У вас нет другого шанса, иначе письмо отправят в «корзину», даже не открывая. Чтобы этого не случилось:

– всеми способами заставьте человека открыть письмо (напишите на конверте или в заголовке что-нибудь привлекающее внимание. Так, можно указать, что внутри покупателя ждёт подарок);

– как можно чётче представьте себе аудиторию, к которой вы обращаетесь (чем конкретнее образ, тем яснее, что хотят получить эти люди);

– не бойтесь составить длинный текст (но только если сразу заинтересовали читателей, предоставили им заманчивое предложение и привели достаточно фактов, подтверждающих плюсы от покупки);

– украсьте конверт, разделите текст на абзацы, используйте цвет – словом, выделяйтесь среди конкурентов;

– оставляйте постскриптум, чтобы ещё раз напомнить самые важные детали.

Если в письме вы просите денег на благотворительность, обязательно употребляйте слова «спасибо» и «пожалуйста». Также укажите, какая конкретно сумма и на какие нужды вам требуется. Подключите личный контекст: объясняйте читателю истинное положение дел, докажите, что без помощи вам не справиться.

 

Глава 10. Резюме как отражение вашего образа

Вне сомнений, на работу принимают в первую очередь человека, а не его резюме. Но если оно составлено хорошо, шансы значительно повышаются. Оно создаёт образ, и в ваших интересах сразу же правильно позиционировать себя и свои достоинства.

«Чем проще, тем лучше» – главный принцип, которым вы должны руководствоваться. Данное письмо должно быть строго оформлено, в нём должна соблюдаться логическая связь, стиль также должен быть понятным и простым. Не делайте резюме длиннее одной страницы. То, что вы не указали, расскажете на собеседовании.

Сосредоточьтесь на результате. Убирайте устаревшую информацию и незначительные успехи, останавливайтесь только на важных моментах своей профессиональной биографии.

Не лгите и не приписывайте себе чужие заслуги. Уточняйте, какие именно выполняли обязанности на местах. Не утаивайте, что какое-то время вообще не работали – иначе читатель решит, что вы что-то от него скрываете. Если у вас есть учёная степень, обязательно упомяните об этом. Перечислите книги и публикации, обозначьте, в каких участвовали конференциях. Однако не заходите слишком далеко и не пишите о том, что было в детском саду и школе. В личных фактах укажите знание иностранных языков, но не стоит упоминать о хобби, потому что по большому счёту это мало кому интересно.

Обязательно проверьте письмо на ошибки. Никаких опечаток, если не хотите испортить мнение о себе! Дайте прочитать резюме третьему лицу и попросите оценить его с точки зрения эффективности.

О том, на какую должность вы претендуете и сколько хотите получать, стоит написать в сопроводительном письме. Обязательно указывайте, к кому обращаетесь. Причём важна не должность, а фамилия и имя человека. Оставайтесь естественным и всегда думайте, стали бы говорить ту или иную фразу при личной встрече. Если нет, не включайте её в письмо. И если одно резюме можно отсылать в несколько организаций, то сопроводительное письмо обязательно должно быть разным.

 

Глава 11. Последние правки

Всегда редактируйте текст по мере его написания. Сокращайте, уточняйте, поясняйте, отслеживайте логику, добавляйте упущенные, но важные факты, проверяйте их достоверность… Всегда спрашивайте себя: «Могу ли я выразить это более точно и коротко?», «Верно ли я расположил все части письма?», «Достаточно ли приведённых аргументов?», «Не ошибся ли я в цитатах или статистических данных?», «Не кажется ли моё письмо слишком грубым?», «Соблюдаю ли я такт?» и т.д.

Проведя правку, дайте глазам и мыслям отдохнуть. Беритесь за редактирование, когда полностью «отошли» от текста и можете воспринимать его объективно. Не стесняйтесь обращаться за помощью к знакомым. Вы должны знать, что думают окружающие о вашей манере изложения.

Ну и конечно, делайте абзацы короче, используйте списки, заголовки и подзаголовки, упрощайте графики и таблицы, нумеруйте страницы – и вскоре написание текстов станет вашим любимым занятием!

 

Практика и только практика разовьёт ваши навыки до совершенства. Поначалу, конечно, будет сложно, но со временем вы научитесь правильно подбирать слова и фразы, определитесь с собственным стилем, сможете убеждать читателей и добиваться желаемого.

March 17, 2019
by Jeiti 72