Короче

Меньше слов – больше смысла

Джозеф Маккормак

Информационная перегрузка

Современный человек испытывает постоянную и весьма значительную информационную нагрузку. Роджер Бон и Джеймс Шорт из Калифорнийского университета подсчитали, что в 2008 году жители США потратили около 1,3 миллиарда часов на получение информации, которая вовсе не являлась для них необходимой. В среднем это около 12 часов в день на каждого человека. Также исследователи подсчитали, что современный американец ежедневно воспринимает около 100 500 слов. Неудивительно, что многие страдают от дефицита внимания.

“Если вы хотите получить больше – говорите меньше”.

Поэтому в современном мире так важна краткость. Если хотите что-то сказать, сразу переходите к главному. Высказывайте свою мысль быстро, четко и убедительно, пока ваши перегруженные информацией слушатели или читатели не отвлеклись на что-то другое.

Что мешает быть кратким

Коммуникация должна быть краткой и эффективной, иначе окружающие вас не услышат. Но не следует путать краткость с поверхностностью. Вашей целью должна стать “лаконичность в сочетании со знанием”. К сожалению, далеко не многие способны выражать свои мысли ясно и коротко. Некоторые просто любят поговорить, но большинству высказываться кратко мешают следующие проблемы:

Опасения. Предположим, ваше сообщение посвящено неким спорным вопросам, решение которых может иметь разные последствия. В таком случае вам может казаться, что нужно обязательно раскрыть, проговорить все нюансы. Вы боитесь что-либо упустить.
Уверенность. Вы знаете свою тему настолько хорошо, что можете говорить о ней часами. И говорите.
Эгоизм. Вы не понимаете чужих потребностей или не цените чужое время. Вы продолжаете говорить о своем, хотя вашим слушателям эта тема совсем не интересна.
Комфорт. Вам нравится говорить. В состоянии говорения вы чувствуете себя спокойнее, увереннее. Поэтому, открыв рот, вы уже не можете замолчать.
Путаность. Ваша мысль мечется от одной подробности к другой. Ваша ошибка в том, что вы пытаетесь вывалить на слушателей всю информацию сразу.
Сложность. Вы считаете, что говорите о вещах слишком сложных, которые невозможно понять без пространных объяснений.
Несдержанность. Вы не упускаете возможности вставить слово. Поэтому говорите очень много, и нередко то, о чем стоило бы промолчать.

“Из услышанного мы запоминаем лишь 10 процентов, из прочитанного – 30 процентов, а из увиденного – колоссальные 80 процентов”.

Краткость должна стать вашей второй натурой. Необходимо добиться того, чтобы ваши сообщения были предельно краткими, чтобы слушать или читать вас было приятно. Пусть привычка к краткости войдет в вашу “ментальную мышечную память”. Добиться этого вам помогут следующие приемы: планирование (в том числе составление карты памяти), сторителлинг, управляемый диалог, наглядность.

Составьте карту выступления

Перед встречей, публичным выступлением и даже обычным телефонным разговором тщательно спланируйте свою речь. Никакой импровизации быть не должно. Все главные мысли запишите на бумаге в виде тезисов. Продумайте, как связать эти мысли друг с другом. Выделите и запишите четыре основных тезиса.

“Если вы отчитываетесь о проделанной работе… говорите только о том, что интересует людей. Не вдавайтесь в ненужные подробности”.

Такое планирование дает важные преимущества. Во-первых, вы становитесь полностью готовы к эффективной коммуникации. Во-вторых, оно помогает вам структурировать собственные мысли. Это, в свою очередь, помогает вам сосредоточиться на самом главном и донести до слушателя или читателя самое важное.

“Подготовка и предварительная работа – вот основы краткости”.

Составив карту выступления, вы будете четко понимать, какие именно мысли или идеи вам необходимо донести. Вы будете готовы к тому, чтобы дать необходимые подробности, и будете уверены, что сможете рассказать захватывающую, законченную историю.

Рассказывайте истории

Истории любят все. Их с удовольствием слушают и запоминают. Но для этого они должны быть рассказаны живым, а не сухим “корпоративным” языком. Вспомните презентацию первого iPhone. Стив Джобс не стал делать официального доклада, не стал перечислять полный список функций, преимуществ и особенностей нового продукта. Он рассказал историю, начинавшуюся такими словами: “Время от времени появляется революционный продукт, который меняет все… Сегодня компания Apple заново изобретает телефон”. В простой и увлекательной форме Джобс донес до аудитории мысль о том, что компания Apple особенная: она создает продукты, удовлетворяющие базовые потребности людей. В каждой истории помимо героя обязательно должен быть злодей или какой-то конфликт. В истории Джобса “злодеями” стали конкуренты Apple – производители телефонов, пользоваться которыми неудобно. В заключение он объявил, что iPhone станет одним из самых революционных продуктов в мире.

“Если вам кажется, что выделенный час – это возможность до последнего откладывать самое важное, то вы непременно проиграете”.

Вместо того чтобы нагонять на свою аудиторию скуку докладами и презентациями, сделайте истории с интересным сюжетом главным компонентом своей коммуникационной стратегии. Выстраивая рассказ, вы научитесь говорить четко, понятно и увлекательно. Вы сможете быстро излагать свои главные идеи и делать это очень убедительно.

“Современное многозадачное мышление – это преграда, а краткость – ключ к ее преодолению”.

Длинные истории наводят на людей тоску. Поэтому ваши истории должны быть короткими. И не увлекайтесь сказками. Вступления типа “жили-были” не способствуют эффективной коммуникации. Лучше сразу изложите главные сведения о предмете. Для этого ответьте на вопросы: “Кто?”, “Где?”, “Когда?”, “Почему?” и “Как?”

“В наше время невозможно выехать только за счет идеи, броского заголовка или отведенного времени. Вы должны сделать свою речь как можно более компактной и легкой для понимания”.

Если вы руководитель, помогите своим подчиннным овладеть приемами сторителлинга. Возможно, они уже знают, в чем польза этой техники, но не имеют нужных навыков. Для начала расскажите им об основных элементах, из которых состоит любая хорошая история. Вот эти элементы:

Фокус. Это ваш “заголовок”, основная мысль вашей истории.
Исходные данные. Рассказ о проблеме, которую вы собираетесь решить. Например, это может быть сложная ситуация на рынке, которую ваша компания должна преодолеть.
Возможность. Объяснение того, каким образом будет решена проблема, о которой вы говорили ранее.
Подход. Это может быть, например, перечисление тех, кто участвует в решении проблемы, или рассказ о том, кто, почему и когда этим будет заниматься.
Результат. Описание того, какие выгоды и преимущества даст предлагаемое вами решение.

Управляйте диалогом

Длинные монологи никому не нравятся. Говоря в легкой, непринужденной манере и только по существу, вы имеете гораздо больше шансов увлечь слушателей, чем произнеся официальную речь. Ваша задача – сделать так, чтобы получатели сообщения уделили ему полное внимание. Если вы единственный, кто говорит, им это будет очень трудно сделать. Постарайтесь вступить со своей аудиторией в “управляемый диалог”, когда между вами и слушателями происходит увлеченный обмен репликами.

“Необходимо максимально сократить свои мысли и сообщать главное как можно раньше, иначе о вас забудут”.

Чтобы беседа была оживленной и конструктивной, необходимо избегать следующих ошибок:

“Пассивное слушание”. Вы позволяете собеседнику очень долго излагать свои мысли, а сами молчите.
“Ожидание своей очереди”. Собеседник что-то вам говорит, а вы, не дослушав его или выслушав очень невнимательно, спешите что-то сказать в ответ “в порядке очереди”. В результате вы с собеседником фактически ведете два разных разговора. Кроме того, это просто невежливо.
“Импульсивная реакция”. Какое-то слово или фраза вызывает у вас бурную эмоциональную реакцию. Зацепившись за это слово, вы немедленно начинаете отвечать.

Говорите и показывайте

Самый эффективный способ передать информацию – не рассказать, а показать. Визуальные сообщения несут больше информации, чем вербальные, и передают ее в более привлекательной и доступной форме. Содержание книги, в которой есть иллюстрации (к ним можно отнести не только рисунки, фотографии, но и графики, диаграммы), усваивается легче и быстрее, чем содержание книги, в которой есть один лишь текст. Изображения вызывают у читателей интерес и завладевают их вниманием.

“В блогах и микроблогах, а также в Twitter, Instagram и других сервисах прослеживается тенденция упрощения и сокращения”.

Еще в 1980-х годах эта особенность человеческого восприятия информации была взята на вооружение газетой USA Today. Вместо текстов большого объема издание стало печатать небольшие статьи с большим количеством иллюстраций. Подход USA Today оказал большое влияние на редакционную политику различных изданий, а также положил начало нынешнему расцвету инфографики.

“Вы должны сделать свою речь как можно более компактной и легкой для понимания”.

Визуальная коммуникация особенно актуальна для нас – тех, кто живет в мире информационных технологий и постоянно окружен экранами компьютеров, смартфонов и планшетов. Если вы делаете презентацию в PowerPoint, проследите, чтобы количество слайдов было минимальным – не более десяти. Не набивайте каждый слайд информацией. Оживляйте текст картинками.

Советы тем, кто хочет быть кратким

Приведенные ниже советы помогут вам добиться не только краткости, но и ясности, точности своих сообщений. Они помогут вам привлечь внимание аудитории любого размера, будь то один человек или десять тысяч.

Помните об особенностях обработки информации. Человек может говорить со скоростью около 150 слов в минуту, а сознание воспринимает около 750 слов в минуту. Поэтому когда вы говорите, слушатель вполне может думать о чем-то своем. У него для этого остается мыслительный “резерв” в 600 недосказанных слов. А если возникнет отвлекающий фактор, то внимание слушателя тем более может легко переключиться. Помните об этом, когда делаете свое сообщение.
Акцентируйте внимание на причине. Сразу переходите к цели своего сообщения, причинах, побудивших вас говорить. Подчеркните их и повторите несколько раз на протяжении своей речи. “Зачем?” – самый главный вопрос. Если вы не объясните, в чем состоит цель разговора или выступления, слушатели не поймут, что вы хотите сказать. Чтобы быть более убедительным, объясните: “Это важно, потому что…”
Используйте броские фразы. Не заставляйте аудиторию гадать о том, что именно вы пытаетесь до нее донести. Берите пример с газет, которые привлекают к себе внимание крупными, простыми и понятными заголовками. Вам нужно научиться говорить заголовками.
Редактируйте и еще раз редактируйте. Не стоит озвучивать все мысли, которые приходят вам в голову. Поэтому каждое свое сообщение подвергните тщательному и многократному редактированию. Оставьте только самое важное.
Внимательно слушайте свою аудиторию. Так вы сможете понять, чтó для нее является действительно важным, и всегда делать актуальные сообщения.
Группируйте все элементы по три. Лучший способ структурировать материал и завладеть вниманием аудитории – сгруппировать все элементы по три. Тогда слушателям будет проще воспринимать информацию.
Сокращайте время вдвое. Сколько бы времени ни было выделено на ваше выступление, используйте только половину. В особенности этот прием хорош для рабочих совещаний.
Говорите проще. Избегайте сложных формулировок, официальных оборотов и канцеляризмов. Говорите простым понятным языком.
Нарисуйте образ. Люди мыслят визуальными образами, картинками. Слушатели лучше воспримут ваше сообщение, если вы будете прибегать к сравнениям, подкреплять свою мысль забавным случаем или короткой историей.
Не трещите, как сорока. Многие выступающие не умеют вовремя замолчать, сделать перерыв. Научитесь делать осмысленные паузы.
Не читайте по бумажке. Оратор, заглядывающий в записи, кажется неискренним. Кроме того, он становится слишком многословным.
Не входите во вкус. Не обманывайте себя, полагая, будто чем дольше вы находитесь перед глазами аудитории, тем старательнее она будет ловить каждое ваше слово. Если вы чувствуете необыкновенный прилив вдохновения и вам кажется, что вас очень увлекательно слушать, лучше поскорее заканчивать.
Говорите с чувством. Если изложенная вами информация не вызывает у вас никакого энтузиазма, не ждите, что его будет испытывать ваша аудитория.
Добейтесь того, чтобы ваши идеи были просто изложены и понятны. Чем проще вашу информацию воспринимать, тем больше у вас шансов на успех. Никому не хочется разбираться в беспорядочно изложенных мыслях, многочисленных деталях и нюансах или слишком сложных концепциях.
Вначале – маленькие порции. Для начала дайте аудитории краткое резюме сообщения, чтобы понять, хорошо ли вас слушают.
Покажите выгоды. Люди не станут тратить свое внимание на то, что не обещает им никакой выгоды. Сразу объясните им, какую пользу они получат от вашего сообщения.
Ограничивайтесь 18 минутами. Когда вы начинаете речь, большинство слушателей думают: “Интересно, это надолго?” Берите пример с выступающих на конференциях TED: не выходите за пределы 18 минут.
На коммерческое предложение – максимум 2 минуты. Потенциальных покупателей нужно увлечь сразу. Чтобы обсуждение не прерывалось, избегайте монологов. Когда придет время сделать само предложение, будьте готовы изложить его за две минуты.
Дайте себе обещание всегда говорить четко и кратко. Показав слушателям, что вы бережете их время, вы произведете на них хорошее впечатление. Лучший способ это сделать – говорить кратко.