Корпоративный портал как инструмент формирования организационной культуры

Что такое корпоративный портал?

Внутренний портал для сотрудников может стать мощным инструментом, способствующим повышению производительности и улучшению коммуникации в компании. Он обеспечивает централизованный доступ к корпоративной информации, управление проектами и ресурсами, а также предоставляет платформу для взаимодействия между коллегами.

Иными словами, корпоративный портал — это важный инструмент, который ориентирован на создание благоприятного социального и психологического микроклимата в организации, повышение лояльности персонала к компании, адаптацию новых сотрудников, улучшение организационной культуры. Кроме того, корпоративный портал позволяет решать и другие задачи.

Зачем компании корпоративный портал?

Если организация динамично развивается, имеет сотрудников и подразделения, расположенные в различных городах, работающих в офисе и удаленно, и заинтересована в формировании сплоченной, единой внутренней корпоративной культуры, поддержании традиций, систематизации коммуникаций и процессов своей деятельности, корпоративный портал становится мощнейшим инструментом руководства компании и службы управления персоналом в достижении этих целей

Немного статистики: наиболее популярные задачи, которые решает корпоративный портал в компаниях:

1. информирование о жизни компании (89%);
2. поиск документов (75%);
3. опросы, анкетирование сотрудников (68%);
4. информирование о социальном пакете (63%);
5. поиск информации для решения бизнес-задач (справочники, базы знаний) (61%);
6. автоматизация бизнес-процессов (48%);
7. трансляция корпоративного видео (45%);

а также:

Адаптация

Как только наступает первый рабочий день для нового сотрудника, ему необходимо более подробно ознакомиться с историей компании, ее правилами, внутренними корпоративными кодексами, ее целями, коллегами, организационной структурой, своими обязанностями и правами. Портал представляет возможность размещения полной внутренней информации о работе компании, в том числе закрытой, которую невозможно найти на внешних открытых ресурсах.

Таким образом, использование корпоративного портала в организации — лучший способ провести полную адаптацию нового сотрудника.

Коммуникация

Наличие прямых каналов связи, вне зависимости от местонахождения компании, того или иного сотрудника — неотъемлемая часть современной организации, для которой важны скорость и эффективность принятия решений. Именно поэтому внутрикорпоративные страницы, социальные сети, площадки для коммуникации — лучший способ для оперативного решения актуальных задач. Они нужны тогда, когда необходимо получить ответ мгновенно, и нет времени на ожидание ответа на электронную почту. Также это касается удаленных сотрудников. Географическое расстояние между коллегами стирается, и вести переговоры можно «здесь и сейчас». Эту проблему решают внутренние чаты.

Нематериальная мотивация сотрудников

Корпоративный портал может быть мотиватором для участия сотрудников в жизни компании. С помощью внутренних порталов, а именно предусмотренных в них систем коммуникации, повышается вовлеченность всего персонала компании в различные мероприятия: онлайн-тренинги, просмотр отчетов из головного, к примеру, зарубежного офиса, «мозговой штурм» онлайн, обеспечение на всех уровнях как вертикальной, так и горизонтальной коммуникации.

Конкурсы и геймификация различных процессов мотивируют сотрудников достигать цели, более эффективно выполнять поставленные задачи — растет их производительность и вовлеченность.

Что разместить на корпоративном портале?

Корпоративный портал может содержать следующую информацию о компании: о руководстве, внутренней системе безопасности, политике компании, системах управления, о событиях, таких, как дни рождения, тренинги для сотрудников, корпоративных планах, и многое другое.

Это может быть:

1. Информация об услугах/продуктах компании;
2. Организационная структура;
3. Документы: организационные, кадровые и другие;
4. Рабочие задачи;
5. Бухгалтерские, HR данные;
6. Учет рабочего времени;
7. Расчет зарплаты всем работникам с учетом разных систем мотивации;
8. Возможность хранения и обмена информацией в пару кликов;
9. Обучающие материалы, мануалы, инструкции, проверка знаний, умений;
10. Сбор инициатив, идей, и передача руководителю;
11. Сбор данных, аналитика;
12. Организация мероприятий, тимбилдинг, геймификация.

Сервис может принять форму некой социальной сети для сотрудников одной компании. Это инструмент формирования корпоративной культуры, позволяющий транслировать внутренние стандарты, управлять данными, бизнес-процессами.

Кроме того, в нынешнее время, когда часть сотрудников работает удаленно, а связь с ними осуществляется посредством внутренних сетей, либо по телефону, необходимым условием организации их эффективной работы и процесса контроля над ней становится формирование нового, измененного под эти задачи корпоративного портала.

Как управлять корпоративным порталом?

Управление корпоративным порталом представляет собой сложную многоуровневую систему, которая включает в себя несколько ключевых аспектов.

1. Администрирование портала. Задача администратора — обеспечить бесперебойное функционирование портала, своевременно обновлять программное обеспечение и контролировать работу серверов. Кроме того, администратор отвечает за безопасность данных на портале: он должен регулярно проводить проверки на наличие угроз и вирусов, следить за сохранностью информации и препятствовать несанкционированному доступу.
2. Управление контентом. Сотрудники должны получать актуальную и полезную для работы информацию. Ответственный за этот блок должен следить за актуализацией информации, её структуризацией и удобством поиска.
3. Модерация общения между сотрудниками на корпоративном портале. Модераторы следят за тем, чтобы диалоги были конструктивными и соответствовали корпоративной этике.
4. Управление правами доступа. Это важно для обеспечения безопасности и конфиденциальности информации. Не все данные должны быть доступны каждому сотруднику, поэтому у каждого пользователя есть определенный уровень доступа к информации.

Управление корпоративным порталом требует профессиональных навыков и знаний. Это сложная работа, но при правильном подходе она способствует более эффективной работе всего коллектива.

Подводные камни

К запуску корпоративного портала необходимо готовиться, а именно — проводить глубокий анализ, разрабатывать концепцию и поэтапный план проекта. Если вы планируете внедрять корпоративный портал, вы должны знать о подводных камнях и ошибках, которые могут вас ожидать.

Ошибки:

Непонимание потребностей конечных пользователей (не исследована целевая аудитория портала и ее запросы);

1. Недооценка сложности всего пути и объема будущих инвестиций в продвижение ресурса;
2. Неразумный и некорректный выбор исполнителя на разработку корпоративного сайта;
3. Неудачный выбор программного обеспечения;
4. Стремление заказчика корпоративного сайта идти по пути наименьшего сопротивления (меньше вопросов от исполнителя, меньше затрат и пр.);
5. Потеря интереса заказчика к web-ресурсу и его дальнейшему развитию;
6. Отсутствие аналитики поведения пользователей и востребованности портала;
7. Отсутствие простых каналов обратной связи;
8. Неэффективный дизайн, концепция, сложная навигация.

Неверная поставка целевых задач или отсутствие постановки целевых задач компании;

Подводные камни:

1. Несоответствие ожиданий от результатов работ у разных заинтересованных сторон;
2. Неинтересный и неактуальный контент;
3. Массовый запуск пользователей;
4. Создание сущности сверх надобности («а давайте засунем на портал все, что можно, и не важно, как это будет выглядеть и принесет ли пользу»);
5. Бунт в коллективе компании при внедрении автоматизации и корпоративного сайта;
6. Необходимость обучения служебного персонала компании для участия в процессе работы с корпоративным сайтом;
7. Финансовые риски.

Более подробно об ошибках и том, как их избежать, можно почитать

здесь: https://companies.rbc.ru/news/GXRWMWiq2o/14-oshibok-pri-vnedrenii-korporativnogo-portala-i-kak-ih-izbezhat/

и здесь: https://byazrov.ru/riski-pri-sozdanii-korporativnogo-sajta/

«ПРЯНИКИ» — готовые решения для ваших компаний

«ПРЯНИКИ» предлагают компаниям:

1. Корпоративную социальную сеть;
2. Платформы геймификации;
3. Модуль «Биржа идей»;
4. Мобильное приложение;
5. Корпоративный портал
6. и другое.

Что касается корпоративного портала, конструктор портала «Пряников» позволяет выстраивать экосистему в соответствии с бизнес-задачами и особенностями культуры и аудитории компании.

Как корпоративный портал формирует организационную культуру? Примеры компаний

КЕЙС КОМПАНИИ «TICKETLAND.RU»

Задачи:

1. сформулировать и обозначить культурные ценности компании;
2. внедрить корпоративные ценности и объединить ими сотрудников трех организаций после объединения компании.

Решение: социальная сеть, в которой награды и благодарности привязаны к корпоративным ценностям компании. Сотрудники благодарят друг друга, выбирая из списка ту ценность, за проявление в которой назначается благодарность.

Результат: благодаря друг друга и получая друг от друга благодарности, сотрудники проживают ценности, глубоко пропускают их через себя и учатся им следовать.

Интересные факты:

1. Перед запуском в Ticketland провели конкурс-опрос, где предложили сотрудникам выбрать 3 из 18 возможных ценностей, которые в итоге станут официальными. Того, кто в своем выборе угадает итоговые ценности, ждал приз.
2. С опозданиями в Ticketland борются при помощи бейджей. За каждое опоздание сотрудник награждается бейджем «Улитка». Опоздал – получи «Улитку», и все твои коллеги и руководитель видят это славное событие в общей ленте сети. Избавиться от «Улитки» можно, если за следующую неделю не опоздать ни разу. С появлением «Улиток» общее время опозданий сократилось примерно втрое, а сами «Улитки» стали корпоративным мемом, их эксплуатируют в шуточках типа «Собери 15 улиток и получи приватную беседу со Светланой Муратовой (директор по персоналу); собери 25 улиток и получи приватный разговор с Виталием Виноградовым (генеральный директор); собери 30 улиток и Добби свободен»:), а еще обладатели «Улиток» создали свою отдельную закрытую группу в сети, где изливают друг другу свои печали и жалобы.

КЕЙС КОМПАНИИ «DHL EXPRES»

Задачи:

1. сплотить сотрудников, работающих в разных группах и разных городах;
2. культурно-ценностное объединение коллег в некое сообщество, чтобы они узнавали друг друга с разных сторон, стали друг для друга интересны;
3. сделать традицию проявления благодарности более публичной и менее формальной.

Решение: корпоративная социальная сеть с элементами мотивации, в виде интересного, вовлекающего пространства, где можно было бы делиться своими новостями, достижениями, фотографиями — «DHLwood».

Результат: удалось разрушить барьер, который мешал людям делиться друг с другом информацией. Благодаря DHLwood сотрудники компании лучше узнают и понимают друг друга, взаимно обогащаются культурой, знаниями и опытом.

Интересные факты:

1. За каждой компетенцией закреплена серия растущих бейджей, которые сохраняются на профилях сотрудников и формируют наглядную картину, кто в какой компетенции наиболее силен по мнению коллег.
2. DHLWood почти год прожили без «монетизации» виртуальной валюты и, что интересно, сотрудники компании активно пользовались валютой-благодарностями без корыстных вопросов о том, когда ее можно будет конвертировать во что-то полезное.
3. Идея DHLWood базировалась на общих принципах корпоративной культуры DHL Express — в компании ценят людей и их достижения, их таланты, то, как они вкладываются в работу со всей душой. В DHL Express есть отлично срежиссированные и изящно оформленные церемонии награждения лучших сотрудников квартала и года, и при выборе метафоры ориентировались на эстетику звезд, красных дорожек, «Оскаров». Кроме того, в компании много маленьких ежедневных «Оскаров» за маленькие ежедневные подвиги.
4. Когда появляются благодарности из серии «спасибо, Витя, что ты такой клевый», администратор портала включает «режим тролля» и приходит троллить в комментариях под профилем виртуального персонажа компании — Джека Воробья. Он же выдает сотрудникам награды, бейджи и составляет рейтинги.

КЕЙС КОМПАНИИ «МУЛТОН»

Задачи:

1. формирование новой культуры организации, ядром которой должно стать «инновационное мышление сотрудников»;
2. прозрачный процесс микро-вознаграждений за проявление инновационного поведения.

Решение: корпоративная платформа с информационным контентом. Корпоративная валюта и бейджи за «инновационное поведение».

Результат: по истечении 2-х лет проекту удалось изменить культуру в стабильной компании с многолетней историей на инновационную. Сотрудники разделяют культуру и понимают, где сейчас находится компания и куда идет, какие изменения происходят и зачем. Каждый сотрудник с легкостью может ответить, что значит инновационная культура, и почему «Мултон» — инновационная компания.

Интересные факты:

1. Выдать коллеге «пряник» в благодарность за следование ценностям или инновационное поведение может любой сотрудник. Если один человек замечает, что его коллега проявляет инновационное поведение — неважно в какой деятельности — то он может поблагодарить его за это «пряником».
2. Заслуги сотрудника не только подсвечиваются на корпоративном портале, но и отмечаются на внутренних собраниях. Так акцентируется внимание других сотрудников на том, какое поведение может служить ролевой моделью.
3. Модераторы портала создают правильный информационный фон, подбрасывают сотрудникам пищу для размышлений и развития и накапливают базу знаний, в которой по хэштегам можно быстро найти искомый контент.
4. Накопленные «пряники» можно потратить в «Лавке пряников». В основном, на гаджеты: продвинутые наушники, колонки, средства хранения информации. Кроме гаджетов – брендированные вещи, которые можно надеть на себя или носить с собой: одежда, ярлыки на сумки, термокружки. Предметы не самой высокой цены и ценности, но делающие приятным нахождение в офисе, и такие, чтобы тепло напоминали о заслугах и их можно было носить с гордостью.

В современном бизнесе эффективная коммуникация и доступ к информации играют ключевую роль. Именно поэтому корпоративный портал для сотрудников становится неотъемлемой частью многих компаний. Это уникальное цифровое пространство, которое способно обеспечить своевременный обмен информацией, координацию рабочих процессов и улучшение организационной культуры.

Текст: Чудрова Карина

Обложка:

Поволжский институт управления им. П.А. Столыпина - РАНХиГС
38.03.03 | Управление персоналом