Как сотруднику получить максимум от one-to-one встреч?
Что такое one-to-one и почему это важно?
One-to-one (или 1-2-1) — это регулярная встреча между сотрудником и его руководителем или people-manager’ом: ментором или куратором. Основная её цель — обсуждение различных вопросов, которые касаются работы и профессионального развития сотрудника. Как следует из определения, встреча проводится тет-а-тет.
Существует заблуждение, что IT-специалисты — это такие интроверты, которые обожают работать из дома и вообще не нуждаются в общении. Это миф. Всем нужно понимать, что происходит в компании и в их коллективе. Поддерживать командный дух — это важная часть комфортной работы. Я считаю, что one-to-one особенно нужны в командах с более чем тремя людьми. В маленьких командах все и так постоянно общаются, и на виду друг у друга, так что дополнительные встречи могут быть лишними.
Причины отсутствия one-to-one встреч
Конечно, не у всех сотрудников проводятся one-to-one. Основные причины их отсутствия могут быть следующими:
- Руководитель может просто не знать об их важности и пользе.
- Руководитель считает, что в вашей небольшой команде нет необходимости в one-to-one. Все и так много общаются, и часто видятся, так что дополнительные встречи могут быть лишними.
- Хоть это редкость, некоторые могут разочароваться в эффективности one-to-one.
- Руководители могут считать, что проведение таких встреч не является приоритетом. Включается принцип «И так сойдёт».
Исследование: зачем сотрудники ходят на one-to-one?
В ходе одного исследования сотрудники компании OneFactor ответили на вопрос, зачем они ходят на one-to-one. Вот его результаты:
1. Получить обратную связь: Самый популярный ответ.
2. Рассказать о сложностях в работе.
3. Просто поболтать.
4. Не знаю.
Руководители также поделились своими целями его проведения:
1. Узнать статус работ: Самый популярный ответ.
2. Ответить на вопросы.
3. Получить обратную связь.
4. Дать обратную связь.
Итак, из опроса видно, что сотрудники часто не в курсе, что у начальника в приоритете. В итоге, когда тимлид идет на one-to-one, он не всегда дает то, что сотрудникам реально нужно — обратную связь. А ведь именно за этим они чаще всего и приходят на такие встречи. Как показывает первая часть опроса, "получение обратной связи" — самый популярный ответ на вопрос, зачем сотрудник приходит на one-to-one. А для руководителя это, как мы помним, только четвертый по важности пункт.
На мой взгляд, сотрудники в этом плане более реалистично смотрят на вещи, потому что их цели ближе к реальности. Мы закончили вступительную часть и теперь можем синхронизироваться по целям one-to-one.
Цели one-to-one встреч
- Обмен обратной связью. Сотрудник даёт руководителю обратную связь, и руководитель даёт обратную связь сотруднику.
- Информирование о сложностях или проблемах. Если у нас есть какие-то проблемы или сложности, мы обязательно должны об этом сообщить.
- Способствование развитию. Это тоже немаловажный пункт, который обязательно нужно запомнить.
- Задать вопросы и узнать о новостях. Все мы – часть команды. Нужно понимать, что происходит в компании, в которой мы работаем.
Сразу хочется отметить, что все четыре цели за одну встречу сложно достижимы. One-to-one проводится с определённой периодичностью, и мы можем две из этих целей закрыть за одну встречу: обсудить обратную связь и новости компании, ответить на какие-то вопросы. Две остальные можно закрыть на следующей. Чередовать – нормально.
Ошибки, которые встречаются на one-to-one
1. Обсуждение текущих задач и их статуса
Часто на one-to-one начинают обсуждать текущие задачи и их статус. Так делать не нужно. Для этого должна быть другая встреча, которая проводится периодически — статусная, но на one-to-one это не предмет разговора. Признаюсь, и мы тоже иногда этим грешим, особенно когда на повестке дня есть какая-то «горящая» задача.
2. Обсуждение ошибок в задачах
Второй пункт — обсуждение ошибок и замечаний в выполнении конкретных задач. Например, сотрудник сделал что-то не так, и мы начинаем это обсуждать. Как я уже написал раньше, для этого нужно делать отдельную встречу.
3. «Болтовня» для создания атмосферы доверия
Создание атмосферы доверия — хорошая практика, но она должна быть лимитированной. Это может занимать 5-10 минут, можно обсудить какие-то личные вопросы или дела. Разговоры о жизни — важный аспект, но они не должны занимать всю встречу на протяжении условного часа.
Например, что сотрудник или вы будете делать в следующую неделю, или две. Эта ошибка часто встречается, от неё нужно избавляться.
Особенности one-to-one
One-to-one должны проводиться на регулярной основе, даже если нет видимого повода. Важно запланировать их в календаре с определенной периодичностью: раз в месяц, раз в две недели или раз в два месяца. Частота встреч определяется руководителем и может варьироваться в зависимости от потребностей.
One-to-one могут носить эмоциональный характер и вызывать сопротивление. Это нормально, и с эмоциями нужно работать. Важно понимать, что эмоции на таких встречах — это хорошо и естественно.
One-to-one обычно длятся около одного часа. Продолжительность больше может быть утомительной и снижать эффективность общения. В случае если вы всё обсудили раньше, то длительность может быть сокращена.
Во время встречи важно иметь тотальный фокус друг на друге. Не переключайтесь на мобильные телефоны, переписки или чаты. Психологический момент здесь важен: если вы отвлекаетесь, то подсознательно можете не исполнять договорённости, к которым пришли с руководителем на протяжении встречи. Также их может не исполнять и ваш собеседник.
Желательно проводить с включённой камерой, чтобы видеть реакцию собеседника и его невербальные сигналы. Невербальное общение не менее важно, чем вербальное.
Все обсуждения должны оставаться конфиденциальными. Третьи лица не должны иметь доступ к этой информации.
Все договорённости необходимо записывать. Это поможет не забыть их. Руководители часто ведут небольшой протокол встречи для синхронизации.
Руководителям рекомендуется не проводить более двух one-to-one подряд, а лучше ограничиться одной в день. Проведение нескольких встреч друг за другом может привести к путанице и снижению качества общения.
Теперь рассмотрим каждую из целей one-to-one более подробно.
Цель 1: Обменивайтесь обратной связью
Даже если руководитель обычно сам предоставляет вам обратную связь, не стесняйтесь спросить её напрямую, если этого не происходит. Это важно для вашего профессионального роста. Узнайте, что было хорошо за последний период или за всё время работы с самого начала, если это ваша первая встреча.
Корректирующая обратная связь для вас
Получение корректирующей обратной связи помогает вам понять, где и как нужно улучшаться. Без этой информации вы не сможете построить эффективный план развития. Необходимо не только узнать о проблемах, но и составить план их устранения. Это может включать конкретные шаги и сроки.
Руководитель тоже нуждается в обратной связи. Это обоюдный процесс, и важно делиться своими наблюдениями и предложениями.
Используйте корректную форму общения, например, я-сообщения:
"Мне мешает такой-то процесс" вместо "Ты плохо выстроил этот процесс". Это помогает избежать конфликта и способствует конструктивному диалогу.
Обмен обратной связью важен для того, чтобы что-то улучшить в вашей работе и для собственного спокойствия и уверенности в том, что вы движетесь в правильном направлении. Это помогает убедиться, что вы выполняете задачи эффективно и соответствуете ожиданиям.
Вот несколько примеров вопросов, которые можно использовать для обсуждения различных аспектов работы и обратной связи:
1. Как, по твоему мнению, я справляюсь со своими задачами?
2. Что я мог бы изменить в лучшую сторону?
3. Что в моей работе было хорошо?
Цель 2: Обсуждайте сложности и проблемы
Важно делиться информацией о первых признаках усталости от проекта или задач: обсуждайте эти моменты, чтобы предотвратить выгорание. Если действия не будут предприняты вовремя, последствия могут быть серьезными. В качестве решения проблемы возможен отпуск, перевод на другой проект, смена задач.
Также важно своевременно выявлять и обсуждать конфликты и токсичное общение в команде. Это поможет избежать ухудшения рабочей атмосферы. Примерами может быть отсутствие нахождения общего языка с коллегой, ситуация, когда вам не нравится поведение кого-то из команды или, вы не можете эффективно работать на одном проекте. Обсуждайте эти проблемы с руководителем, чтобы найти пути их разрешения: либо изоляция друг от друга, либо погашение конфликта и поиск компромиссов.
Если у вас есть тревоги или беспокойства по поводу курса компании или происходящего на проекте, не стесняйтесь обсуждать это с руководителем.
Если у вас есть блокеры и стоп-факторы, которые мешают вашей работе -обязательно сообщайте. Это может быть медленный ноутбук, отсутствие доступа к необходимым ресурсам или задержка ответов на ваши письма.
Не бойтесь полностью раскрыться перед руководителем. Если он не будет в курсе ваших проблем, то не сможет помочь! Последствиями скрытности может быть то, что руководитель узнает о проблемах только тогда, когда вы уже решите уволиться ☹
Какие задачи вызывают у вас наибольшую усталость?
На каких этапах работы вы чувствуете себя перегруженными?
Соблюдается ли у вас work-life balance?
Цель 3: Задавайте вопросы
Вопросы — ваш лучший друг. На наших встречах важно не бояться их задавать. Это помогает лучше понимать, что происходит вокруг, и не чувствовать себя «оторванным» от команды. Узнайте о последних новостях, изменениях и планах компании. Может быть, у вас появился новый клиент или вы запускаете интересный проект. Это важно для понимания того, что ждёт вас и компанию в будущем.
Важно знать, над чем вы работаете и для кого. Это помогает осознать значимость вашей работы и повысить мотивацию. Понимание конечной цели всегда вдохновляет. Знание того, для кого вы создаёте продукт, помогает лучше понять его потребности, а понимание стадии проекта поможет вам ориентироваться в сроках и приоритетах.
Вот несколько вопросов, которые могут быть полезны:
Что нового в компании?
Какие потенциальные заказчики интересуются нашим решением?
Какие пилотные проекты сейчас в работе?
Кто наш заказчик?
На какой стадии находится проект?
Кто будет пользоваться нашим решением?
Появятся ли новые проекты или направления?
Планируется ли расширение команды?
Цель 4: Говорите о своём желании расти
Многие из нас стесняются говорить о своих амбициях и стремлениях, но это абсолютно нормально и даже необходимо.
Давайте разберёмся, как правильно подойти к этому вопросу.
Будьте открытыми. Чётко выражайте своё желание расти и развиваться, покажите, что вы мотивированы и готовы к новым вызовам: руководители заинтересованы в этом.
У многих практикуется такой инструмент, как индивидуальный план развития (ИПР). Он помогает каждому члену команды чётко видеть свои цели и пути их достижения: они должны быть полезны как вам, так и компании. Если ИПР ещё нет, проявите инициативу по его созданию.
One-to-one встречи — отличная возможность обсудить ваш ИПР и следить за прогрессом по нему. На них можно выявить потенциальные затруднения и найти пути их решения.
Регулярно получайте обратную связь от руководителя по поводу вашего прогресса. Это поможет вам скорректировать свои действия и достигать целей ИПР более эффективно, при этом вполне уместно обсуждать и изменения условий труда. Будьте конкретны в своих запросах и обосновывайте их результатами.
Итоги: польза one-to-one для сотрудника
Эти встречи не только улучшают ваш рабочий процесс, но и помогают решать различные проблемы, повышают вовлечённость и делают карьерный рост более прозрачным.
Одним из главных преимуществ one-to-one встреч является возможность оперативно решать проблемы и снимать блокеры в работе. Если вы открыто говорите о своих трудностях, то они будут быстрее решаться, и вам станет легче выполнять свои задачи.
Некомфортные коммуникации в команде могут быть выявлены и устранены. Это можно сделать либо через перераспределение задач, либо через проведение специальных встреч для решения конфликтов.
One-to-one помогают снизить уровень тревожности. Если вас беспокоит что-то относительно будущих проектов или компании в целом, ваш руководитель может снизить тревожность, предоставив необходимую информацию и поддержку. Чёткие ответы на ваши вопросы помогут вам чувствовать себя увереннее и спокойнее.
Знание целей и задач компании помогает вам лучше понимать свою роль в команде. Когда вы видите, куда движется "корабль" компании и над чем работаете, ваша мотивация и вовлечённость автоматически растёт.
One-to-one делают карьерный рост более прозрачным. Вы будете чётко понимать, какие результаты вам нужно достичь для продвижения по карьерной лестнице. Если будете следовать своему ИПР, сможете достичь поставленных целей и развиваться в компании.
Если у вас ещё нет one-to-one встреч, обсудите их необходимость с вашим руководителем или ментором.
Подписывайтесь на мой Telegram-канал и добавляйтесь в друзья ВКонтакте :) Там я в тёплой ламповой атмосфере делюсь другими интересными мыслями из мира ИТ, тимлидства и не только.