BPMN-нотация: как читать и использовать язык описания бизнес-процессов
Многие проджект-менеджеры со временем начинают глубже разбираться в аналитике. И почти всегда на этом пути встречается BPMN.
Например, с помощью BPMN можно показать, как клиент оформляет заказ, как компания согласовывает отпуск сотрудника или как заявка проходит путь от обращения до выполнения.
Сначала BPMN может показаться сложной из-за большого количества символов. Но на самом деле большинство диаграмм строится всего из нескольких основных элементов. Если разобраться в них один раз, читать и создавать схемы станет намного проще.
В этой статье рассмотрим, что такое BPMN, где её используют, из каких элементов она состоит и как научиться читать такие диаграммы.
Что такое BPMN простыми словами
BPMN (Business Process Model and Notation) — это способ показать бизнес-процесс в виде простой схемы. Вместо длинных описаний используются блоки, стрелки и значки, которые помогают быстро понять, что происходит, кто за что отвечает и в каком порядке выполняются действия.
Главный плюс BPMN в том, что одну и ту же схему одинаково понимают руководители, бизнес-аналитики и разработчики. Всем не нужно по-разному трактовать текст — достаточно посмотреть на диаграмму.
У каждого элемента есть своё значение. Например, задача обозначается прямоугольником, событие — кругом, а место, где процесс может пойти по разным сценариям, — ромбом. Благодаря этим простым правилам схемы легко читать, обсуждать и использовать при анализе или автоматизации процессов.
Где применяется BPMN
BPMN используют везде, где нужно наглядно показать, как работает процесс. Это помогает разобраться в текущей схеме работы, найти слабые места и понять, что можно улучшить.
Чаще всего BPMN применяют в таких задачах:
- Анализ процессов. Сначала рисуют, как процесс работает сейчас (AS IS), а затем создают схему того, как он должен работать после изменений (TO BE). Например, показывают, как сейчас обрабатываются заявки клиентов и как этот процесс можно ускорить.
- Разработка информационных систем. Диаграмма помогает заранее понять, как будут взаимодействовать пользователи, сайт, приложение и другие сервисы. Это снижает вероятность ошибок во время разработки.
- Документирование. BPMN используют в регламентах, инструкциях и при обучении новых сотрудников. Вместо нескольких страниц текста достаточно одной понятной схемы.
- Проектирование новых процессов. Перед внедрением нового процесса его можно нарисовать и обсудить со всеми участниками. Так проще заметить ошибки и согласовать логику до начала работы.
Хотя BPMN — это международный стандарт, в реальных проектах редко используют все его возможности. Обычно берут только те элементы, которые нужны для конкретной задачи. Этого достаточно, чтобы схема была понятной и удобной для всей команды.
Основные элементы BPMN-диаграммы: участники, действия и потоки
Чтобы читать BPMN-диаграммы, сначала нужно разобраться с базовыми элементами, которые показывают участников процесса, выполняемые действия и связи между ними.
Пулы и дорожки: кто участвует в процессе
В BPMN процесс разделяют между участниками, чтобы было понятно, кто за что отвечает.
Пул (Pool) — это участник процесса. Им может быть компания, клиент, банк, курьерская служба или любая внешняя система.
Внутри пула находятся дорожки (Lanes). Они показывают роли или отделы. Например: «Клиент», «Менеджер» и «Бухгалтер». Благодаря этому сразу видно, кто выполняет каждое действие.
Например, клиент оформляет заказ, менеджер его проверяет, а бухгалтер выставляет счёт. Каждый шаг находится в своей дорожке.
Если нужно показать только взаимодействие с внешним участником, а его внутренние действия не важны, используют скрытый пул. Например, можно показать только отправку запроса в банк и получение ответа, не описывая, что происходит внутри банковской системы.
Действия и потоки: как выполняется процесс
Любой процесс состоит из отдельных действий. Это могут быть шаги вроде «Проверить заявку», «Подтвердить оплату» или «Отправить письмо».
Все действия соединяются стрелками, которые показывают, в каком порядке выполняются шаги.
Если нужно показать обмен информацией между разными участниками, используют поток сообщений. Например, клиент отправляет заявку компании, а компания отправляет клиенту уведомление о результате.
Для большинства процессов достаточно этих простых элементов. Даже с их помощью можно построить понятную схему, которую легко читать всей команде.
События в BPMN
События показывают, что произошло или должно произойти в процессе. Например, поступила новая заявка, пришло сообщение, наступило определённое время, возникла ошибка или процесс завершился.
Именно события запускают процесс, могут менять его ход или заканчивать выполнение. Ниже рассмотрим основные виды событий и разберём, когда их используют.
Помимо типа, события бывают прерывающими и непрерывающими. Прерывающее событие останавливает текущий процесс и переводит его на другой сценарий. То есть, если при оформлении заказа закончился товар, процесс продажи прерывается.
Непрерывающее событие не останавливает основной процесс, а запускает дополнительное действие. Пока заказ обрабатывается, клиенту автоматически отправляется уведомление.
Благодаря этому в BPMN можно показывать не только основной ход процесса, но и ожидания, ошибки, сообщения и другие ситуации, которые возникают в реальной работе.
Специальные действия и циклы в BPMN
Кроме обычных задач, в BPMN есть специальные элементы. Они нужны, когда процесс становится сложнее: системе нужно самой принимать решения, повторять одно действие несколько раз или обрабатывать список объектов.
Выполнение бизнес-правила
Этот элемент используют, когда решение принимает не человек, а система по заранее заданным правилам.
Например, система может автоматически проверить заявку на кредит, рассчитать размер скидки или определить, в какой отдел отправить обращение клиента. Сотруднику не нужно выполнять эти действия вручную — всё происходит автоматически.
Цикл по объектам
Этот элемент используют, если одно и то же действие нужно выполнить несколько раз для разных объектов.
Например, отправить уведомление всем клиентам, проверить список документов или обработать сразу несколько заявок.
Вместо того чтобы рисовать одну и ту же задачу много раз, в BPMN достаточно показать один шаг и указать, что он повторяется для каждого объекта. Так схема остаётся простой и её легче читать.
Развилки (шлюзы): как процесс может идти по разным сценариям
Не всегда процесс проходит по одному и тому же пути. Иногда нужно выбрать один из нескольких вариантов, выполнить сразу несколько действий или дождаться определённого события. Для этого в BPMN используют шлюзы (Gateway).
- Исключающий (XOR) — выбирает только один вариант. Например, если заявка одобрена, её отправляют в работу. Если нет — отклоняют.
- Параллельный (AND) — запускает несколько действий одновременно (после оформления заказа клиенту приходит уведомление, а на складе сразу начинают собирать товар).
- Шлюз по событиям (Event-based Gateway) — ждёт, какое событие произойдёт первым. Например, клиент подтвердит заказ или закончится время ожидания.
- Неисключающий (OR) — может запустить сразу одну или несколько веток. Например, заявку одновременно отправляют в бухгалтерию и юридический отдел, если для этого выполняются нужные условия.
Шлюзы могут разделять процесс на несколько веток или, наоборот, объединять их обратно в один поток. Благодаря этому в BPMN можно наглядно показать как простые процессы, так и сложные сценарии с разными вариантами развития событий.
Когда стоит использовать BPMN
BPMN стоит использовать, если в работе участвуют разные отделы, есть несколько этапов согласования, разные варианты развития событий или взаимодействие нескольких систем.
Эту нотацию используют, чтобы разобраться в текущих процессах, спроектировать новые, подготовить их к автоматизации и согласовать требования между бизнесом и разработчиками. Вместо длинных текстовых описаний получается одна понятная схема, которую легко обсудить и доработать.
Если процесс совсем простой, обычно достаточно обычной блок-схемы. Но когда появляются десятки шагов, несколько участников и разные сценарии, BPMN помогает не запутаться и избежать ошибок.
Освоить BPMN не так сложно, как кажется. Достаточно разобраться в основных элементах — задачах, событиях, шлюзах, пулах и дорожках. Этого уже хватит, чтобы читать готовые диаграммы, создавать собственные схемы и понятнее описывать процессы для всей команды.