Корпоративный портал: с чего начать разработку и как запустить эффективные процессы.

Корпоративный портал внедряют в качестве инструмента, который оптимизирует бизнес-процессы и упрощает доступ сотрудникам к внутренним данным и сервисам.

Правильно спроектированный портал позволяет не только автоматизировать рутинные задачи, но и повысить вовлеченность персонала в процессы, улучшить коммуникацию внутри компании и упростить адаптацию новых сотрудников.

Корпоративный портал – что это?

Корпоративный портал — это единое информационное пространство для взаимодействия внутри организации. Он ускоряет и повышает эффективность рабочих процессов, а также служит для сотрудников административным персоналом, отделом кадров и другими подразделениями.

Возможности и функции

На этапе онбординга каждый сотрудник получает доступ к порталу с набором всех необходимых ресурсов для выполнения обязанностей и сервисами.

Так на портале можно:

получить информацию о заработной плате, начисленных бонусах и премиях за выбранный период;
запросить необходимые справки с места работы в бухгалтерии;
отправить запрос на организацию командировки офис менеджерам;
заказать корпоративный транспорт и другие услуги, доступные в организации.

В процессе работы корпоративный портал эффективно повышает производительность сотрудников и оптимизирует внутренние процессы:

Персонал получает возможность удобного онлайн-обмена документами с коллегами без необходимости скачивания.
Система облегчает планирование, учет рабочего времени и составление отчетов, что способствует повышению дисциплины.
Становится проще оценить затраты на выполнение задач и итоговые метрики.
Оптимизируются повторяющиеся или дублирующиеся задачи и процессы.

Налаживается взаимодействие между отделами и удаленными сотрудниками.

Рассмотрим функции корпоративного портала на примере нашего Corp App, который мы внедрили и используем у себя в ЛайТех.

Главная страница – единая точка входа для быстрого доступа к актуальным новостям, мероприятиям и поздравлениям.
Каталог сотрудников содержит профили коллег с контактной информацией и возможностью отправки сообщений.
Корпоративная социальная сеть – платформа для обмена идеями и обсуждения проектов.
Система управления задачами – инструмент для командной работы и отслеживания хода реализации проекта.
Портал также предоставляет доступ к сервисам: оформление отпусков, командировок и прочих административных услуг.

Корпоративный портал – это своеобразный «склад всего необходимого для работы» внутри компании, где каждый может быстро и легко найти нужную ему информацию, не отвлекая коллег от выполнения основных задач.

Если не будет корпоративного портала?

Иногда компании не сразу готовы инвестировать в автоматизацию внутренних процессов. В таких случаях ответственность за доступ к необходимой информации ложится на коллег или самого сотрудника. Такой подход применим, но в нем отсутствует фокус на ценность сотрудника и создание комфортных условий труда.

Сотрудники таких компаний сталкиваются с такими блокирующими их работу факторами, как:

разрозненность корпоративной информации, сложность ее поиска;
низкая эффективность коммуникации и сотрудничества между подразделениями и сотрудниками;
долгое выполнение рутинных задач и затянутые бизнес-процессы;
снижение вовлеченности и лояльности персонала.

Корпоративный портал должен точно отражать уникальные процессы компании, поэтому каждая организация определяет его вид и функции самостоятельно.

Типовая структура корпоративного портала может включать разделы, описанные в таблице ниже.

Корпоративный портал может быть разработан индивидуально под потребности компании или построен на основе выбранного готового решения с последующей настройкой.

Для чего необходим корпоративный портал

Цели внедрения обычно следующие:

консолидировать корпоративную информацию в единой точке доступа;
автоматизировать рутинные задачи и бизнес-процессы;
улучшить уровень коммуникации между сотрудниками;
повысить вовлеченность и увеличить лояльность персонала.

Решение позволяет систематизировать всю важную информацию о клиентах, проектах и документах, предоставляя к ней ролевой доступ, где у каждого есть свои права и функционал. Это помогает быстрее находить нужные данные и эффективнее работать, обеспечивая надежный уровень защиты коммерческих данных.

Чем отличается корпоративный портал от корпоративного сайта?

Это два различных инструмента, на первый взгляд, но они оба являются «визитной карточкой» компании, только в одном случае для сотрудников, а в другом — для клиентов. Рассмотрим на примере их отличия и схожие функции.

Корпоративный портал

Закрытая веб-платформа, предназначенная для внутреннего использования сотрудниками компании. Он предоставляет доступ к корпоративной информации, документам и другим ресурсам, необходимым для работы.

Корпоративный сайт

Открытый интернет-ресурс, который представляет компанию, ее услуги и продукцию внешней аудитории, включая клиентов, партнеров и потенциальных сотрудников. Служит для информирования о новостях компании, акциях и событиях, а также для привлечения клиентов.

Чем похожи:

оба инструмента могут содержать информацию о компании и ее деятельности;
оба могут использоваться для улучшения коммуникации, хотя в разных контекстах;
оба требуют регулярного обновления информации для поддержания актуальности.

Различия:

сайт ориентирован на внешнюю аудиторию – клиенты, партнеры, а портал предназначен для внутреннего использования сотрудниками;
у сайта открытый доступ без авторизации, портал доступен только авторизованным пользователям;
сайт предоставляет информацию о компании и продуктах, портал предоставляет доступ к управлению задачами, документами и внутренней коммуникацией;
сайт служит для продвижения компании, портал направлен на повышение эффективности работы сотрудников.

Как корпоративный портал помогает достигать бизнес-целей?

Корпоративный портал необходим для оптимизации работы сотрудников и улучшения внутренней коммуникации. Объясним почему и как это происходит у нас в ЛайТех.

У меня есть собственный дашборд с основными метриками по работе команд, KPI, загруженностью сотрудников. Все обновляется мгновенно и можно отследить процессы в режиме реального времени.

Алина, генеральный директор по развитию ЛайТех

Легче работать с удаленными командами, есть встроенный функционал отслеживания времени работы сотрудников и привычные нам доски для контроля задач и планирования спринтов. Удобно работать из одного окна.

Дарья, менеджер проектов Лайтех

В своем личном кабинете нашего корпоративного портала я вижу все начисления заработной платы и премий. Если нужна справка с места работы – заказываю ее там же, как и другие документы. Все делается в два клика.

Татьяна, менеджер по продажам

Корпоративный портал – кому нужен, когда и для чего?

Он будет полезен:

крупным компаниям с большим количеством сотрудников и сложными бизнес-процессами, где необходимо улучшить коммуникацию и автоматизировать задачи;
организациям с удаленными командами, чтобы поддерживать связь и сотрудничество между людьми, работающими в разных местах;
компаниям, которые хотят развиваться и повышать эффективность, поскольку автоматизация рутинных задач и централизованное хранение информации помогают сократить время на выполнение задач.

На каком этапе лучше внедрять корпоративный портал?

Это можно сделать на разных этапах развития компании:

стартап – создать структуру и процессы с самого начала, что позволит избежать путаницы в будущем;
на этапе роста или реорганизации – оптимизировать процессы и улучшить взаимодействие между командами;
в любой момент – всегда полезно автоматизировать рутинные задачи и улучшить внутреннюю коммуникацию, что приведет к повышению эффективности.

Преимущества для бизнеса – очевидные и потенциальные

Плюсы следующие:

Автоматизация рутинных задач снижает затраты времени и ресурсов. Пример: система автоматизированного документооборота ускоряет обработку документов.
Внутренние чаты и форумы способствуют открытой корпоративной культуре и сплоченности команды. Появляется больше вероятности, что у людей будет собственный стимул и самомотивация к эффективности.
Единая точка доступа к документам и ресурсам экономит время новых сотрудников и менеджеров по персоналу. Например – база знаний с инструкциями и регламентами.
Доступ к обучающим материалам снижает затраты на сторонние тренинги. Сократив расходы времени и денег, можно направить ресурсы на развитие бизнеса.
Прозрачная культура повышает продуктивность и лояльность персонала. Очевидно, что вопросы и обратная связь помогают улучшать условия труда.
Защищенные каналы связи снижают риски утечек конфиденциальной информации. Веб-ресурс безопасен для использования.
Инструменты анализа данных помогают принимать обоснованные решения. Помогут дашборды с KPI для отслеживания прогресса.

Как внедрить корпоративный портал?

Предстоит комплексный процесс, состоящий из нескольких шагов. Примерный алгоритм в таблице ниже.

Как оценить эффективность корпоративного-портала? Как оценить эффективность корпоративного-портала?

Основные метрики для оценки:

количество посещений портала в день/месяц/год;

среднее время нахождения пользователя на портале;

количество активных пользователей;

отклики и обратная связь от пользователей;

показатели вовлеченности (лайки, комментарии, репосты);

количество созданного и обновленного контента;

показатели эффективности бизнес-процессов (время выполнения задач, количество ошибок и т.д.).

Пример: если после внедрения портала для управления задачами время выполнения рутинных задач сократилось на 30%, это можно считать показателем эффективности.

Оценка эффективности портала – непрерывный процесс, требующий регулярного мониторинга и внесения улучшений. Необходимо отслеживать динамику показателей, выявлять проблемные зоны и оперативно реагировать на них.

Если анализ показывает снижение активности пользователей в определенном разделе портала, необходимо провести опрос, выявить причины и внести изменения в структуру или контент раздела.

Как проводить аудит метрик для улучшения портала

Для анализа эффективности портала необходимо:

определить целевые значения для каждой метрики, исходя из специфики бизнеса и поставленных целей;

регулярно отслеживать динамику показателей, сравнивая с целевыми значениями и предыдущими периодами;

выявлять проблемные зоны и области для улучшения на основе анализа метрик;

вносить изменения в структуру, контент или функционал портала для повышения эффективности;
оценивать результат внесенных изменений по динамике метрик в следующих периодах.

Например, если анализ показывает высокий процент отказов на странице регистрации заявок, необходимо упростить форму, сделать ее более понятной и удобной для пользователей. После внесения изменений отслеживается динамика показателя отказов, и если он снижается, значит, изменения были эффективными.

Приготовили для вас ответы на популярные вопросы.

Сколько сотрудников могут пользоваться корпоративным порталом?

Количество пользователей зависит от его архитектуры и лицензирования. Большинство современных платформ могут поддерживать тысячи пользователей одновременно. При разработке следует учесть возможность масштабирования бизнеса, ведь так компании смогут адаптировать портал под растущие потребности.

От чего зависит стоимость и сроки разработки?

Влияют следующие факторы:

чем больше функций и интеграций требуется, тем выше стоимость и потребуется больше времени на разработку;
индивидуальная разработка обойдется дороже и займет больше времени, чем использование готового решения, которое можно настроить под нужды компании;
разные платформы имеют разные лицензии и возможности, что также влияет на общую стоимость.

Как быстро научить сотрудников пользоваться корпоративным порталом?

Можно использовать следующие подходы:

создать видеоуроки, инструкции и полезные советы, доступные на портале;
проводить интересные и полезные семинары и тренинги, где сотрудники смогут задать вопросы и получить ответы от экспертов;
назначить наставников, которые помогут коллегам адаптироваться к новому инструменту.

Можно ли совместить корпоративный сайт и корпоративный портал, или преобразовать одно в другое?

Да, возможно создать гибридный вариант, который будет выполнять функции как корпоративного сайта, так и корпоративного портала. Это может быть реализовано путем интеграции функционала портала в существующий сайт или создания нового решения, которое объединяет оба ресурса.