01 ноября 2018 года запускаем в работу SAP ERP Что изменится?

Управление компанией невозможно без достоверной и оперативной информации, качество которой во многом зависит от уровня автоматизации бизнес-процессов. О возможностях новой платформы SAP ERP в интервью нашему корреспонденту рассказал руководитель проекта, начальник управления SAP ERP Николай Мельников.

Расскажите подробнее об этой платформе — каковы ее особенности, преимущества?

- Прежде всего хотел бы отметить, что внедрение системы класса ERP в нашей компании обусловлено необходимостью ведения бизнес-процессов согласно международных стандартов. Это позволит нам оптимизировать наши бизнес-процессы, сделать их более прозрачными и конечно автоматизированными. Более чем 20 летний опыт внедрений систем управления ресурсами предприятий(ERP), компании SAP позволит нам получить лучшие мировые практики и использовать опыт зарубежных компаний для построения эффективного бизнеса. Платформа SAP ERP охватывает полный жизненный цикл процессов от заявки до конечного финансового документа. Переход на данную платформу позволит обеспечить эффективное управление и долгосрочное планирование ресурсов нашей компании, что позволит нам более точно использовать активы нашей компании и проводить точный анализ потребностей бизнеса

Расскажите, с чего начался процесс автоматизации?

- Процесс автоматизации, прежде всего, начинается с анализа текущей деятельности и существующих бизнес-процессов. Описание бизнес процессов дает возможность в последующем наиболее эффективно использовать возможности системы, а также использовать предложения наших сотрудников по улучшению или оптимизации процессов.

Можете перечислить основные функциональности новой системы?

- Системы класса ERP отличаются от простых систем учета, прежде всего, сквозными процессами, которые позволяют к примеру от электронного паспорта объекта перейти к долгосрочному плану ремонта объекта, получить информацию о том, какие детали были установлены, их стоимость, документации или проведенным операциям по объекту, посмотреть первоначальные документы, которые были сформированы в процессы работы.

Кого затронет система по функционалу?

- На первом этапе, внедрение системы, прежде всего, коснётся финансового блока, а также некоторых сотрудников филиалов. В частности сотрудников кадрового учёта, бухгалтеров, и работников отвечающих за складской учет.

Когда платформа полностью запустится в эксплуатацию?

- Плановые сроки запуска системы 01 ноября. Это запуск модулей и функционала входящего в периметр первого этапа внедрения системы.

Какие результаты Вы можете озвучить уже сегодня?

- Работники проектной команды вместе с ключевыми пользователями (сотрудники центрального аппарата и филиала «Общий центр обслуживания»), сотрудниками кадрового делопроизводства, проделали большую работу по анализу текущих процессов, документации, настройке платформы и тестированию функционала. Если сказать цифрами, то разработано более 500 проектных документов, порядка 30 ВНД и 50 инструкций, обработаны и пересмотрены примерно 5 млн. записей данных, проведен аудит более 10000 кадровых дел по сотрудникам. В рамках подготовки к запуску SAP ERP в период с 17 по 28 сентября было проведено обучение ключевых пользователей. 258 работников прошли очное обучение по своему направлению. И теперь они готовы для консультаций и поддержки конечных пользователей. Обучение конечных пользователей, сотрудников областных и специализированных филиалов будет проведено с 15 по 26 октября. Приятно отметить, что данная работа весьма высоко оценивается как руководством компании, так и фондом АО «Самрук-Казына».

Как работает система подробно, на какие бизнес процессы влияет?

- Как уже ранее отметил, система ERP прежде всего охватывает административно-хозяйственную деятельность нашей Казпочты и одними из первых будут охвачены финансовые функции. К примеру, складской учет, соответственно мы более точно сможем вести учет товарно-материальных ценностей на наших складах, более эффективно планировать расход и делать точную аналитику по потребностям каждого филиала и отделений нашей компании.

Какие ключевые показатели позволят улучшить система?

- Хотел бы отметить несколько показателей которые мы планируем достичь: снижение складских запасов на 10% и более, снижение неликвидных товаров на 5%, увеличить оборачиваемость товарно-материальных ценностей (ТМЦ) в 2 и более раза. Эти эффекты позволят высвободить финансовые активы компании и использовать их в других проектах.

Какие участки и бизнес-процессы являются сейчас самыми проблемными?

- Не могу сказать, что есть проблемные участки, есть участки на которых появляются новые задачи для наших работников. В некоторых бизнес процессах не было набора необходимой информации или бизнес процесс просто отсутствовал. Например, электронные паспорта объектов компании. Необходимо было внести данные об объектах с бумажных документов в систему, далее завести по этим объектам технологические карты по их ремонту (текущему и плановому) и т.д., что конечно на первом этапе является нагрузкой.

Насколько серьёзные изменения претерпели бизнес-процессы компании с момента внедрения системы?

- Весьма серьезными были изменения в HR блоке, а также в направлениях по «Управление материальными потоками» и «Складской учет». Стоит отметить, что в рамках автоматизации процессов HR было автоматизировано 18 бизнес процессов, интегрирована система электронного документооборота и HR-процессы в ERP, что позволяет использовать сквозные процессы и исключить дублирование информации.

Какие ваши дальнейшие планы?

- После запуска первого этапа необходимо будет сделать анализ, оценить эффективность внедренных решений, весьма важно получить обратную связь непосредственно от работников, работающих с системой, далее использовать полученные данные для улучшения отдельных бизнес процессов в системе.

Что можно назвать залогом успеха этого проекта?

- Внедрение систем такого класса всегда основывается на нескольких фактах: готовность Казпочты к переменам, командная работа причастных работников, участие бизнес структур самой компании в анализе и внедрении.