Как работает система Documentolog (Документолог) в HR процессах

Коллеги, сегодня это интервью посвящается системе Документолог, поговорим о новых процессах реализованных в данной системе, какие работы были проведены, какие работы будут сделаны в ближайшем будущем.

Целью публикации данного интервью послужила колоссальная работа проделанная работниками HR блока: с какими сложностями столкнулись в период реализации, и конечно, же результаты работы всей команды.

И для того чтобы это был не формальный материал для наших работников-читателей, будем ждать ваши предложения и комментарии, обратную связь на адрес эл. почты [email protected] : Тема: система Документолог, HR процессы.

Кайрат Туменбаев, начальник проектной группы автоматизации HR-процессов

Расскажите, почему возникла потребность в автоматизированных процессах НR?

- Первое, что я хотел бы отметить – это потребность в обслуживании большого количества персонала в большой компании и риски, которые могли предшествовать этому без внедрения автоматизации.

- Второе, отсутствие единой системы HR, что приводило к расхождению данных, отсутствие полноценной и актуальной базы работников.

- Третье, сократить многозадачность операций, обеспечить прозрачность процессов и, соответственно, эффективно управлять ими.

Понимая, что Казпочта, это 23 000 работников и каждый филиал, кадровый работник имел доступ редактировать, вносить изменения на свое усмотрение при оформлении тех же самым форм приказов, договоров и т д, тем самым искажался сам стандарт-шаблон выходных документов.

Должен был появится единый стандарт шаблонов документов, без возможности изменения базового стандарта, только с внесением ключевых полей, подлежащих к редактированию. 

Что было в начале:

- Это была система COLVIR с различными записями, в которых были «нечистые данные». В конце прошлого года в Общесте запустили систему SAP HCM, с помощью которого можно было вести точный учет в рамках операционной деятельности.

Для автоматизации HR процессов нам нужно было решение, которое служило бы платформой для того, чтобы обслуживаться всем работникам Казпочты. Чтобы каждый работник компании мог на своем рабочем месте подавать заявки и при этом всеми этими процессами можно было легко управлять. 

В первую очередь, мы поставили в приоритет чистку всех данных и в последующем внедрение электронного документооборота в HR процессах.

На сегодняшний день все процессы осуществляются в электронном виде, мы залили шаблоны в систему Документолог, тем самым минимизировали печатный документооборот и его подписание на бумажном носителе.

Теперь когда в Документологе вводятся данные они просто «садятся» в выходные формы, например, приказа на соответствующие поля и потом соответственно выгружаются.

Еще одним плюсом служит мобильная версия Документолога. То есть удаленная работа в любой точки мира. Это очень удобно, когда у тебя непрерывный процесс.

Таким образом, мы произвели интеграцию между системами Документолог и SAP. Сегодня это 23 HR процесса и 115 подпроцессов, то есть 115 шаблонов всех видов документов.

В текущей работе наша основная задача научить каждого работника уметь пользоваться системой, знать основные азы HR, как оформлять заявку на отпуск, командирование, что ему необходимо делать и.т.д. В конечном счете, чтобы каждый работник стал более компетентным в части HR, его права и обязанности согласно трудового кодекса. Чтобы у каждого работника сформировалась культура работы в системе.

Обучение мы проводим с каждым РУПС/ГУПС индивидуально, пошагово показываем процесс, пишем ролики обучающие, отвечаем на все вытекающие вопросы. Конечно, это занимает очень много времени и сил, трудозатратно.

Но, когда работники видят все плюсы данной системы, начинают вовлекаться и участвовать в процессах, людям нравиться, они благодарят, более того, мы сейчас тестируем 7 процессов, работники сами ждут, когда он будет реализован, и это, конечно, очень радует).

Расскажите, о реализованном процессе графика отпусков?

- Что касается процесса отпусков, у нас есть хорошая «фишка», которая есть не во многих компаниях. Когда начинается пора отпусков, каждый работник задается вопросом: сколько дней у него есть, за какой период, сколько использовал, начинают звонить кадровикам и запрашивать у них. 

Сейчас мы реализовали в таком формате процесс: на этапе создания графика отпуска работником при вводе ФИО, автоматически с системы SAP подтягиваются необходимы данные работника: сколько ему положено дней, сколько осталось и на основе этих данных работник может планировать правильно свой график без каких-либо затрат во времени и участников. За 14 дней Вам система выдает напоминание. Форма уже на 80% заполнена вам остаётся только подтвердить свое согласие подписав ЭЦП.  Далее он автоматом поступает к вашему непосредственному руководителю для дальнейшего выпуска приказа на отпуск.

Мы провели некоторые замеры. Результат – около 40 минут на выпуск приказа работника в отпуск, тогда как ранее это занимало около 2-х дней.

Что планируется в ближайшем будущем?

Мы хотим выйти на новый этап - это этап роботизации, чат ботов. И первый проект который мы апробируем это Роботизация процессов «Социальный отпуск». Например, работник без участия системы Документолог может оформить отпуск, отправив на почту всего три данные: это свой ИИН, период отпуска и какой отпуск. После чего Робот считывает эту информацию, открывает карточку работника в системе Документолог, заполняет все необходимые данные и робот полноценно создает заявку. Таким образом процесс реализуется без участия работника.

Параллельно мы планируем реализовать интерактивный чат бот на базе корпоративного сайте post.kz в целях взаимодействия функциональной группы поддержки с работниками по процессам HR и вовлечения в реализацию процессов на местах. В следующем году основной упор будет сделан в части оптимизации процессов в системе: сокращение маршрутов, внутренняя интеграция процессов в системе и т д.

Непрерывным процессом останутся обучение, вовлечение и постоянные коммуникации.

Самое главное, мы поняли, что мы можем выстроить систему все вместе и повысить эффективность нашей работы.

Выражаем благодарность проектной команде, нашим коллегам за плодотворную работу, глубокую проработку всех вопросов. Благодаря команде нам удалось решить ряд очень важных вопросов и реализовать достаточное количество запланированных задач.

Также хотелось бы отметить работников всего HR блока за скорость проведения работ, ответственность, стремление к достижению результатов.