Инструкция для руководителя: как делегировать задачи сотрудникам
Делегирование необходимо. В этой статье я попытаюсь раскрыть для тебя все нюансы и показать как проще всего начать делегировать и что из этого стоит учесть в первую очередь.
Убедись, что ты можешь делегировать задание
Избегая делегирования, ты не сможешь справиться с огромным объемом работы, что, в свою очередь, отрицательно скажется на твоей карьере и бизнесе. Более того, ты лишаешься возможности развить навыки своей команды и продвинуть ее вперед в рамках компании.
К сожалению, самолюбие руководителей часто мешает им делегировать свою работу, а когда они наконец понимают, что не могут самостоятельно выполнить все необходимые задания и вынуждены привлечь команду, то делают это неправильно.
Наиболее распространенные ошибки варьируются от одного конца спектра (делегирование слишком небольших или простых заданий) до противоположного.
Помни:
1. Если задание содержит конфиденциальную информацию, его нельзя делегировать.
2. Делегирование — это инструмент развития. Если тебя не вдохновляет разбор шкафчика с инвентарем, вряд ли он вдохновит человека, который может стать твоим преемником… в то время как «управление запасами инвентаря» вполне может быть интересным делом.
3. Необходимо учитывать, есть ли у тебя сотрудники, способные выполнить это задание.
4. Ты не всегда будешь вынужден делегировать задания своей непосредственной команде. Может быть, другие отделы лучше подготовлены для того, чтобы помочь тебе?
5. Делегирование развивает навыки сотрудников и помогает снять с себя часть рабочей нагрузки — но оно никогда не должно превращаться в перекладывание ответственности на другого человека.
Выбери правильного человека
Как только ты решил, можно (или нужно) ли делегировать задание, тебе надо выбрать правильного сотрудника для его выполнения.
Делегирование — это способ развивать команду, давая людям возможность «примерить» на себя управленческую роль. Для тебя это способ продемонстрировать доверие, а также снизить загруженность, чтобы сосредоточиться на других вопросах.
Человек, которого ты выбираешь, должен быть способен выполнить задание и обладать соответствующими полномочиями.
1. Передать задание тому, кто уже однажды доказал, что способен это сделать. Это вполне логично, так как работа будет выполнена быстро и хорошо. Однако это не усовершенствует навыков исполнителя.
Если ты ограничен во времени и уверен, что сотрудник, которому ты делегировал задание, успешно его выполнит, нужно ему об этом сказать. Пообещай в следующий раз предоставить ему возможность обучения навыкам, которыми он хотел бы овладеть.
2. Передать задание человеку без опыта, чтобы способствовать развитию у него новых навыков. Это может потребовать больше времени и дополнительной поддержки, чтобы неопытному сотруднику не показалось, что его «подставили».
Если можно, задействуй еще одного сотрудника: новичок может наблюдать за более опытным работником, а тот, в свою очередь, — развить свои навыки наставника.
— Делегируя «банальное» задание, признайте его банальность и постарайтесь избежать повторения в будущем, попросив выполняющего его сотрудника усовершенствовать систему. Такое дополнение сделает задание более интересным.
— Учитывай желания команды. Если желания сотрудника и твои потребности примерно совпадают, точкой их пересечения станет делегирование.
— Держи в уме все доступные варианты. Это значит — что нужно принимать во внимание не только свою команду, но и другие отделы компании.
Четко объяснить задание
Делегировать не значит просто сказать: «Вот проект, за дело!» Не потому что команда не понимает задания, а потому что сотрудники могут не знать, чего именно ты хочешь и каковы твои стандарты, — так же, как два человека совершенно по-разному смотрят на одну и ту же ситуацию.
Даже если ты не уверен, что хочешь видеть, но по крайней мере знаешь, чего не хочешь, четко это выскажи команде. Немного времени и усилий, затраченных на объяснение твоих ожиданий, существенно помогут делу в долгосрочной перспективе.
1. Четко представь себе, какой результат ты хочешь увидеть. «Выполненное» — слишком расплывчатое понятие.
2. Если у тебя нет времени объяснять (и даже если есть), составь список своих ожиданий, чтобы сотрудник мог с ним сверяться.
3. При возможности приведи пример законченного изделия или результата.
4. Обязательно установи четкие границы. Если ты приветствуешь инициативу со стороны сотрудника, нужно ему об этом сказать. Если ты против, это тоже нужно озвучить.
5. Объясни, какие материалы доступны для использования и необходимы ли какие-либо инновации.
6. Убедись, что твой график (в том числе этапы контролирования прогресса) понятен.
7. Всегда внимательно проверяй информацию, если у сотрудника возникают вопросы до или во время выполнения задания.
Выдели соответствующее количество времени
Тебя могут привести в полное расстройство поставленные сроки, но постарайся защитить от подобных переживаний свою команду.
Если ты знаешь, что на выполнение задания у тебя уйдет определенное количество времени, не жди, что кто-то другой выполнит его намного быстрее, особенно если ты делегируешь это задание сотруднику с меньшим опытом. Вообще, поручая задание кому-то впервые, нужно вносить в расписание «время контроля» на случай, если человеку понадобится больше помощи, чем изначально предполагал план.
И наоборот, если кто-то принимается за дело с полной уверенностью — например, потому что у него есть опыт, которого тебе не хватает, — выдели ему меньше времени, но не забывай следить за прогрессом.
Имей в виду: предоставляя кому-то слишком много или слишком мало времени на выполнение задания, ты можешь попросту испортить результат. Слишком много времени — и исполнитель может поддаться искушению оставить работу на последний момент и выполнить ее наспех, слишком мало — и он будет перегружен.
Помощь сотруднику
Фраза «Мои двери всегда открыты…» не только расплывчатая, но и часто не соответствует действительности. Очень сложно предложить поддержку «как надо».
Выделяй определенное время для личной контрольной встречи и будь готов отвечать на простые вопросы. Попроси команду готовить их заранее перед встречей с тобой.
Не поддавайся искушению решать любые проблемы за своих сотрудников, но всегда поддерживай их. Если тебе приходится вмешаться в процесс, четко объясни причины.
Делегируя задачу, нужно сделать следующее:
1. Спроси у сотрудника, как часто, по его мнению, ему понадобится обращаться к тебе за помощью, и составь расписание встреч.
При необходимости можно скорректировать график. Например, если изначально сотрудник рассчитывал на большой объем помощи, но на первой же встрече ты убедился, что ему нужно меньше, похвали его за уже проделанную работу и предложи перенести следующую встречу на более поздний срок.
2. Спроси у сотрудника, какая помощь ему необходима, и помоги ему.
3. Удостоверься, что у тебя есть доступное (и контролируемое) средство связи на случай, если понадобится дополнительная помощь.
Хвали и оценивай сотрудников
Как только задание будет выполнено, выскажи своей команде замечания или похвали.
Похвалить и признать заслуги можно сразу же: либо в неформальной манере, либо более формально, через процесс оценки персонала. Второе важно, потому что дает тебе возможность официально зафиксировать все достижения своей команды. И постарайся конкретизировать свои поздравления.
Найди время обсудить с сотрудниками задание — спроси, понравился ли им полученный опыт и в каких областях они хотели бы развиваться. Этим ты не только повышаешь квалификацию своих подчиненных, но и вдохновишь их более активно подойти к своему профессиональному развитию. Такой подход положительно скажется на будущей производительности.
Отнесись к делегированию как к одной из основных составляющих работы твоей компании и каждый день совершенствуй это искусство. Потому что в первую очередь это важно для тебя!
В следующем видео мы поговорим с тобой о твоих существующих задачах и о расстановке их приоритетов.
А сейчас я приглашаю тебя на полезный интенсив, на котором ты откроешь для себя много нового в изнанке бизнеса. Навыки, которые ты приобретешь здесь, помогут тебе получить команду единомышленников, стратегию развития и ты узнаешь как тебе освободить место для жизни, семьи в твоем бизнесе, а также получишь пошаговую систему "Как мыслят миллиардеры".
👉 Чтобы ознакомиться с программой перейди по этой ссылке: http://project7863802.tilda.ws/page39923004.html?utm_source=teletype&utm_content=gift#tarif3
Еще статьи в других разделах:
Как расставить приоритеты в команде, когда все детали кажутся важными