Как расставить приоритеты в команде, когда все детали кажутся важными
Не так давно, ко мне пришел знакомый, который недавно открыл стартап, с очень интересной проблемой. Он не мог понять, почему все задачи в его команде делаются на скорую руку, почему все делается по обстановке, а не по плану.
Они в компании часто ошибались с приоритетами — брались не за те задачи, постоянно всё пересматривали, путались и т.д. Отчасти из-за этого хаоса мой знакомый и его команда работали в реактивном режиме — действуя “по обстановке”. Это довольно обычное дело для стартапа, но их цель — помогать людям и командам приводить свои дела в порядок. Поэтому я порекомендовал взяли себя в руки и научиться правильно приоритизировать задачи. В этой статье я расскажу о логике, которую мы придумали и построили для моего товарища.
Почему нельзя просто взять и сделать все задачи
В самом начале любого проекта есть такое волнующее чувство, когда ты предвкушаешь успех; веришь, что команда добьётся крутых результатов и т.д. и т.п. А потом всё это сталкивается с реальностью, и оказывается, что вы что-то не сделали, клиентов расстроили, себя деморализовали и вообще непонятно куда дели весь тот запал.
У моего знакомого так частенько бывало. Вместо того чтобы делать задачи, которые помогли бы показать ценность их продукта, они увлекались новыми идеями, крутыми и классными, как им казалось.
Одна из самых распространённых причин, почему так происходит — неправильная расстановка приоритетов. Приоритизация — дело непростое, ведь слишком много всего нужно учесть, да и вообще «у нас все задачи — важные». Возникает соблазн вообще никакие приоритеты не ставить. Из-за этого, следуя склонности нашего мозга лениться, мы делаем в первую очередь самые простые задачи (мозгу хочется халявной дозы дофамина), забивая на действительно важные. В результате страдает никто другой как наш бизнес.
Расстановка приоритетов помогает:
Так давай посмотрим, что нужно делать, чтобы эффективно расставлять приоритеты задачам в команде.
С чего начать, если всё кажется важным
В основе почти всех методов приоритизации задач лежат три параметра: важность, срочность и сложность. Важность — это ценность задачи для бизнеса, степень влияния на его успех. Срочность — необходимость немедленно реагировать. Сложность — то, насколько трудозатратно будет реализовать задачу.
Именно в определении этих трёх параметров и выборе, что в каком порядке делать, и состоит приоритизация.
1. Нужно собрать все задачи в один список
Сначала самое главное — создать список, куда можно свалить все задачи, которые должна будет делать команда (в разработке такой список называют бэклогом). Сложные задачи не забудь декомпозировать, чтобы потом было проще установить зависимости задач друг от друга.
Можно составить список задач, собравшись всей командой в переговорке и налепив стикеры на доску, а можно собрать всё в какой-нибудь системе управления проектами и задачами.
Затем нужно указать сроки задачам, от результата которых зависит не только твоя команда, но и кто-то ещё. Скажем, если ты делаешь клиентский проект, от сроков его выполнения будет зависеть много процессов на стороне клиента, а значит отложить такие задачи будет очень-очень сложно.
Дедлайны — вообще очень важная штука. Уже одни только они могут помочь команде расставить приоритеты.
Для других задач тоже хорошо бы указать сроки, но тут всё будет зависеть от их важности для бизнеса. Поэтому…
Вы с командой, наверняка, хотите, чтобы работа, которую вы делаете, двигала бизнес вперёд. Именно поэтому тебе нужно внимательно посмотреть на каждую задачу и задаться несколькими вопросами:
Ответы на эти вопросы помогут распределить задачи в несколько групп, согласно матричному методу приоритизации, который также называют матрицей Эйзенхауэра:
- Срочные и важные – это приоритетные задачи, которые нужно двигать в начало списка.
- Не срочные, но важные – это основной пул задач, которые нужно сделать.
- Не важные, но срочные – это задачи, которыми можно будет заниматься на фоне кому-то, кто не занят на важных задачах.
- Не срочные и не важные – это задачи, от которых можно вообще отказаться, чтобы не тратить время команды.
Круто, теперь у нас задачи разбиты на 4 группы, и даже вроде бы уже понятно, в каком направлении двигаться. Но вот вопрос: в каком порядке делать задачи внутри каждой из групп? Если у задач есть дедлайны, всё упрощается в разы — просто делаем в первую очередь те задачи, у которых дедлайн ближе. Но что делать, если несколько задач кажутся одинаково срочными и одинаково важными? Потребуется оценить их сложность.
4. Упорядочить задачи с учётом сложности
Сложность оценить сложнее всего, потому что здесь всё слишком субъективно. Есть три варианта, как её оценить:
Для приоритизации не обязательно оценивать сложность в часах — достаточно дать какую-то абстрактную оценку, скажем, от 1 до 10.
С учётом сложности будет куда проще отсортировать задачи внутри каждой из групп (получается что-то вроде OCE-оценки).
Когда будут появляться новые задачи, потребуется прогнать их по тем же шагам — оценить сроки, важность и сложность, — а затем решить, в какой момент что делать.
Работать по приоритетам = работать продуктивно
Правильно и чётко расставленные приоритеты помогают качественнее управлять временем, укладываться в дедлайны и повышать продуктивность команды. Нужно чаще обсуждать с командой планы, своевременно управлять приоритетами и использовать инструменты для командного управления задачами.
В следующем видео мы с тобой поговорим о масштабировании. Как правильно к этому подойти, оценить все риски и не получить минус, вместо хорошей прибыли.
А сейчас я приглашаю тебя на полезный интенсив, на котором ты откроешь для себя много нового об изнанке бизнеса. Навыки, которые ты приобретешь здесь, помогут тебе получить команду единомышленников, стратегию развития и ты узнаешь как тебе освободить место для жизни, семьи в твоем бизнесе, а также получишь пошаговую систему "Как мыслят миллиардеры".
👉 Чтобы ознакомиться с программой перейди по этой ссылке: http://project7863802.tilda.ws/page39923004.html?utm_source=teletype&utm_content=gift#tarif3
Еще статьи в других разделах:
Инструкция для руководителя: как делегировать задачи сотрудникам