5 инструментов операционного управляющего кофейни

Не секрет, что успешное операционное управление кофейнями невозможно осуществлять без рабочих инструментов. К ним относятся инструменты планирования, организации и контроля процессов.

Сегодня рассмотрим с вами несколько наиболее важных из них, без которых управление кофейнями будет невозможным, неэффективным или крайне затруднительным.

1. Финансовая аналитика.

Главный инструмент - текущая система автоматизации, либо (для более продвинутых управляющих) - BI система аналитики (PowerBI, QlickSense и т.д.)

Что с этим делать. Для того, чтобы свободно ориентироваться в том, как работает ваш бизнес, сфокусируйтесь на четырех основных финансовых показателях:

  • выручка
  • средний чек
  • количество транзакций
  • наполняемость чека (к сожалению, этот показатель не всегда доступен в базовых возможностях систем автоматизации)

Ваша задача - уметь анализировать эти показатели как в моменте, так и в сравнении с другими периодами.

Например:

  • Операционный день - сравниваем с прошлым днем и с таким же днем на прошлой неделе
  • Неделя - сравниваем с предыдущей неделей (полностью или частично на момент построения отчета)
  • Результат месяца: со сравнимым периодом в прошлом месяце и с аналогичным периодом/месяцем в прошлом году
  • Результат года: со сравнимым периодом в прошлом году. Например, с 1 января по 19 марта 2020 года сравниваем с периодом с 1 января по 19 марта 2019 года.

Метрика успеха - процент роста к сравниваемому периоду.

2. План действий, созданный по SMART.

Главный инструмент - простая таблица в Excel с 4 столбцами. Благодаря своей простоте, она поможет вам ставить задачи даже стажерам бариста.

| Описание проблемы | Действие по SMART | Срок выполнения | Ответственный |

Что с этим делать. Любая проблема, обнаруженная в бизнесе должна быть понятным образом зафиксирована, иметь решение, сроки и ответственного.

(Напомню, мы сейчас разбираем ежедневное операционное управление без стратегий и глобальных задач)

Роль этого инструмента возрастает пропорционально с ростом количества точек в непосредственном подчинении. Если задачи одной небольшой локации можно удержать в голове, то когда дело дойдет до управления командой, делегирования и чуть больших масштабов, в таком режиме продолжать уже не получится.

3. Мастер-график.

Главный инструмент - таблица Excel. К сожалению, других инструментов, которые содержали бы в себе все необходимые данные, я пока не нашел. Если вы знаете о них - напишите в комментариях или в Direct моего канала в Инстаграм.

Мастер график отражает ваше плановое расписание сотрудников с прогнозируемыми же выручками по дням недели, расчетом продуктивности и теоретическим фондом оплаты труда.

Мастер график составляется на месяц вперед с последующими еженедельными (иногда даже ежедневными) коррекциями, если этого требует реальность.

Количество человек в смене и в течение дня жестко зависит от прогнозируемой выручки, которая основывается на статистике по продажам в аналогичный день за последние 2-3 недели. С поправкой на праздники и другие внешние факторы.

Зная ставки бариста и менеджеров, количество часов, которые они должны отработать в течение месяца и выручку, можно легко просчитать теоретический фонд оплаты труда.

Таким образом, при значительных расхождениях в затратах на персонал, по результата месяца вы сможете отследить, где именно произошел сбой и почему факт стал отличаться от плана.

4. Отчет по результатам инвентаризации.

Формируется еженедельной выгрузкой из системы автоматизации.

У собственников и операционных управляющих существуют разные подходы к этому вопросу: от "никогда не делал" до "делаю каждую неделю по всем SCU".

Я обычно рекомендую держаться середины и раз в неделю проводить инвентаризацию по всем продуктам без расходников, а раз в месяц - продукты + расходники.

При увольнении ответственных лиц - полная инвентаризация, включая оборудование и денежные средства.

Думаю, излишне углубляться в подробности о том, почему важно использовать этот инструмент.

5. P&L.

Формируется еженедельной выгрузкой из системы автоматизации или сторонних сервисов, если вы решили использовать их для этой цели.

P&L - profit & loss. Ежемесячный отчет о прибылях и убытках кофейни.

Для того, чтобы он формировался максимально корректно, все начисленные расходы должны быть ежедневно внесены в систему: от закупки скрепок до зарплаты персонала с максимально подробной разбивкой по статьям расходов.

Причем, неважно, закупаете ли вы продукты за наличные средства из кассы или оплачиваете их поставщикам по безналу. Учтено должно быть все.

Это по-настоящему детальная работа, но если вы делаете ее успешно каждый день, то по факту закрытия ежемесячной инвентаризации, сразу сможете оценить финансовый успех прошедшего месяца и составить план действий, согласно пункту №2, чтобы улучшить показатели.

Эти 5 инструментов по умолчанию должны использоваться в каждой кофейне.

Конечно, это далеко не исчерпывающий список и если тема инструментов операционного управляющего кофейни для вас интересна - напишите в комментариях и я подготовлю продолжение.