ФОТ: 5 советов по управлению заработной платой сотрудников кофеен

Какую бы форму ведения расписания сотрудников вы бы не использовали, она должна содержать следующие данные:

• Время начала и окончания рабочей смены
• Планируемая выручка в день
• Общее количество обработанных часов в день
• Дневная продуктивность

Это минимально требуемый набор.

Если у вас нет автоматизированной системы учета, будьте готовы внести в таблицу данные по расчету ЗП, исходя из стоимости каждого сотрудника в день.

Это позволит вам оперативно видеть затраты на персонал.

1. Составляйте расписание, основываясь на прогнозе продаж.

Важно не путать прогноз с бюджетным планом. Хотелки остаются хотелками, а факт фактом.

Если вы понимаете, что последние два вторника вы наблюдали падение выручки, нет смысла завышать прогноз на этот день. Операционное управление бизнесом обязано быть максимально приближённым к реальности.

Прогнозируйте выручку корректно: с учетом выходных, праздников, мероприятий, проходящих поблизости и т.д.

Итак, прогноз продаж - это не бюджет и не хотелки, а реальность.

Для мотивации вы можете оставлять цифры бюджета, но для составления расписания - только прогноз.

2. Определите норму продуктивности.

Продуктивность труда легко рассчитывается про формуле:

ВЫРУЧКА/КОЛИЧЕСТВО ЧАСОВ=РУБЛИ В ЧАС

За день кофейня заработала 100.000р. При этом, в кофейне в течение дня находилось 4 бариста, каждый из которых отработал по 8 часов. Итого: 32 часа.

Продуктивность будет 100000/32=3125р/час.

А вот много это или мало - вам необходимо определить это самостоятельно.

На этот показатель влияет средний чек и общее количество транзакций.

Чем проще зарабатывается рубль, тем выше должна быть продуктивность.

Чем меньше транзакций - тем ниже продуктивность. Нельзя вывести в смену половину бариста, правда?

3. Обучайте свою команду.

Хоть и третий по порядку, но явно не третий по значению.

Не каждый владелец бизнеса может себе сходу представить, сколько денег теряет на текучести кадров и необученности команды.

Для примера приведу сумму, которую тратит одна их сетевых кофеен на обучение каждого нового сотрудника: примерно 30-40 тысяч рублей.

В эту сумму входит время работы наставника, затраченные продукты и риски того, что стажер сольется через несколько дней после обучения.

Но эта сумма не включает в себя потери, связанные с гостями, которые получили низкий уровень сервиса или качества продукта от стажера. (особенно актуально для тех кофеен, которые обучают стажеров непосредственно в кофейнях)

Другая выгода состоит в том, что хорошо обученный и давно работающий член команды сможет работать значительно продуктивнее, а это значит, что в часы пик два опытных бариста легко заменяют четверых неопытных.

4. Ежедневный/еженедельный анализ и корректировка целей.

Когда у вас будет выверенный показатель продуктивности, вы сможете проводит регулярный анализ результатов. Это метрика, которой вы будете измерять эффективность созданного расписания.

Будьте гибкими и, если можете повысить продуктивность, - делайте это.

Любая современная система автоматизации имеет отчет по почасовым продажам. Именно этот отчет поможет вам верно строить расписание.

Снимите почасовой отчет по каждому дню отдельно - вы увидите свои пики продаж, где необходимо усиление смен, а также провалы, где необходимо иметь минимум бариста.

Да, бывает так, что смены бариста будут очень короткими. Например, 4 часа. И, чтобы выдержать цель по продуктивности, вам придется ставить такие смены. Поэтому заранее ищите бариста, которые готовы в некоторые дни на короткие периоды работы.

В противном случае - это благотворительность. Вы будете платить деньги просто за то, что человек находится в баре.

По моему мнению - лучше взять в штат больше бариста с более гибкими графиками и короткими сменами, чем троих бариста на график 2/2.

5. Операционная эффективность работы в баре.

Если вы смотрели фильм "Основатель" про Макдоналдс, то вспомните, как герой рисовал на полу схемы расстановки оборудования. Делал он это не просто ради красивого кадра.

И это очень важный момент в операционной эффективности.

Все часто используемые элементы на каждой станции должны быть в доступности шага или половины шага. Бариста не должны затрачивать энергию на дополнительные шаги для того, чтобы перемещаться с питчером от кофемашины к мойке, например.

Уделите особое внимание эргономике бара и удобству работы с оборудованием.

Это же касается рецептур напитков, процесса разогревания продуктов, сервировки "с собой" и "здесь".

Каждый шаг должен быть максимально упрощен, все расходники должны лежать под рукой, а открытие, передача и закрытие смен должны регламентироваться понятными чек-листами, которые предписывают держать все это в наполненном и готовом состоянии.

Если у вас есть вопросы или вы хотели бы, чтобы я более подробно написал по какой-либо из тем - пишите на [email protected]

И подписывайтесь на Инстаграм канал @maxaboutcoffee

Будем на связи!