Google Sheets для геймдизайнера. Введение.

Google Sheets — это очень полезный и удобный инструмент для ведения дизайн-документации. Как и Google Docs он удобен благодаря возможностям совместного редактирования, доступности с любого девайса и, конечно, тем, что сервис является бесплатным. По своей функциональности он не уступает Microsoft Excel, плюс Google таблицы имеют большое количество дополнений и расширений, которые вы можете бесплатно подключить, если стандартного набора инструментов вам не хватает.

Для чего можно использовать Google таблицы?

Приведу несколько примеров, потому что на самом деле варианты использования этого удобного сервиса ограничиваются только вашей фантазией.

1. Для расчета баланса.
2. Для быстрых списков задач по проекту, багов, выявленных после тестирования, предложений и прочего, что потом конвертируется в задачи. Удобно хранить черновики так, а не засорять рабочую доску проекта.
3. Для хранения систематизированных данных, например, диалогов и квестов. Если нет специальной тулзы, то удобно хранить подобные вещи в таблицах, откуда потом их можно добавлять в проект. Примечательно, что Google таблицу можно скачать в различных форматах и благодаря этому можно автоматизировать обновление данных в проекте, если сразу заливать туда скачанный в нужном формате файл.
4. Для оглавлений, которые содержат ссылки на другие документы по проекту.
5. Для списков со статусом готовности каких-то работ по проекту.

В первую статью я решила вынести некоторые базовые приемы работы с Google таблицами, которые будут использоваться в дальнейших статьях, и будут важны для чтения страниц табличного документа с примерами, сопутствующего им. Не факт, что вы найдете здесь что-то новое, но если вы чувствуете себя не очень уверенным пользователем Google таблиц, то рекомендую пробежаться по этой статейке.

Общая функциональность Google таблиц

Итак, какие интересные возможности Google таблиц могут пригодится во время работы с документом?

Возможность 1 — Абсолютная ссылка

Ссылка на другую ячейку в таблицах имеет вид A1, где A — это буква столбца, а цифра — это номер ряда. Когда вы растягиваете формулу на несколько ячеек, в ссылках в ней автоматически меняется либо буква столбца, либо цифра ряда, в зависимости от того, в какую сторону вы тянете формулу. Случается так, что иногда нужное нам значение находится только в одной ячейке и именно на нее мы и хотим ссылаться всегда. Тут нам на помощь приходит абсолютная ссылка.

Абсолютная ссылка создается при помощи символа «$», который ставится перед буквой столбца, цифрой ряда, или обоими этими значениями.

$А1 — закрепляет ссылку на столбец, то есть, формула всегда будет ссылаться на значения столбца А.
А$1 — закрепляет ссылку на ряд, то есть, формула всегда будет ссылаться на ячейки ряда 1.
$А$1 — закрепляет ссылку на конкретную ячейку, то есть, куда бы вы не тянули формулу, она всегда будет будет ссылаться на ячейку А1.

На простом примере:

Мы хотим, чтобы значения из столбца B умножались на значение из ячейки A2. В случае обычной ссылки, расчет выглядит так:
строка 2 — =B2 * A2
строка 3 — =B3 * A3
строка 4 — =B4 * A4
И так далее.

В случае абсолютной ссылки на ячейку, формула выглядит так:
строка 2 — =B2 * $A$2
строка 3 — =B3 * $A$2
строка 4 — =B4 * $A$2

Возможность 2 — Именной диапазон ячеек

Иногда в формулах используется ссылка на один и тот же диапазон. Чтобы не указывать его снова и снова, есть возможность закрепить его в рамках всего документа.

Именной диапазон ячеек — это абсолютная ссылка на ячейку, или группу ячеек, которой можно задать произвольное имя.

Именные диапазоны также можно использовать для удобства чтения формул: когда в формуле кроме ссылок на ячейки встречаются какие-то понятные условные обозначения — воспринимать ее гораздо проще.

Созданный именной диапазон одинаково работает на всех страницах документа. То есть, вы можете создать именной диапазон на Листе 1 и использовать его в формулах на Листе 2, при этом вам не придется вставлять длинную и сложную ссылку на другую страницу документа и ее ячейки — только само название именного диапазона.

Для того, чтобы назначить именной диапазон, выделите ячейки, которые вы хотите закрепить а затем идите в Data — Named ranges и присвойте диапазону имя.

Пример того, как это работает в формуле.

Возможность 3 — Выделение части формулы

Случается, что формулы представляют собой настолько непонятные или многоэтажные конструкции, что разобраться, или определить ошибку в них может быть сложновато. В такой ситуации можно попробовать разобрать эту формулу по частям. Если вы просто выделите для редактирования ячейку с формулой, то в небольшом окошке-подсказке вы увидите итоговый результат ее вычислений. Но если выделить только часть, то в подсказке появится результат расчетов выделенной части формулы (если такой результат можно посчитать).

Возможность 4 — Проверка данных

Это известная фича Google таблиц, тем не менее, все равно упомяну о ней вкратце. Проверка данных — это опция, позволяющая вставлять в ячейки чекбоксы, выпадающие списки и проверять содержимое ячейки на соответствие определенным параметрам.

Для того, чтобы установить проверку данных идем в Data — Data validation в верхнем меню.

Для чего нужна эта опция?

• Для сокращения времени на ввод значения в ячейку.
  Например: если у вас есть диалог между персонажами — вы можете добавить их имена в выпадающий список, чтобы не вводить их снова и снова. Можно сделать выпадающим списком отметку о готовности задачи («в работе», «не готово», «готово»). Вы только начинаете вводить значение в ячейку, а она уже подсказывает вам ближайший вариант.

• Для запрета ввода в ячейку значений, не соответствующих определенным критериям.
  Конечно, это можно сделать при помощи условного форматирования «неправильных» ячеек цветом, но если значений, которые можно ввести — много, или правильные значения не предсказать заранее, проверка данных является очень удобным инструментом.

• Для выявления ошибки в таблице и пояснении пользователю в чем именно заключается его ошибка.

• Для работы со сложными сущностями вроде ссылок, адресов электропочт и дат.
  Эта проверка упрощает определение валидности указанных значений, а также позволяет более тонко работать с датами, запрещая, например, вводить значения, принадлежащие определенному временному отрезку.

• Для упрощенной работы с таблицами без создания дополнительных столбцов и вспомогательных формул.
  Для проверки данных вы можете вводить собственную формулу, которая будет лучше отвечать вашим целям. Так, например, в примере ниже я использовала формулу, которая разрешает вводить даты только будних дней.

Возможность 4 — Условное форматирование

Условное форматирование — это инструмент для раскрашивания ячеек таблицы цветом, если их содержимое соответствует указанному вами условию.

При работе с текстом его не так сложно форматировать для структурирования информации, так как она всегда располагается в одном направлении — по вертикали. В случае с таблицами информация может располагаться в любом направлении и быстро взаимодействовать с ней без специального форматирования сложнее. Условное форматирование облегчает работу с большими таблицами, позволяя цветом расставлять акценты и рисовать структуру данных, а также объединять по смыслу элементы, располагающиеся в разных частях таблицы.

Пример того, как одинаковые параметры, находящиеся в разных частях таблицы, а местами даже имеющие разное обозначение (например, тиры «обычное, редкое» и проч.,в другой таблице обозначены цифрами), читаются одинаково хорошо и понятно.

Для того, чтобы добавить условное форматирование, выбираем диапазон и идем в Format — Conditional formatting. В настройке можно указывать несколько диапазонов через запятую.

Я бы разделила условное форматирование на три категории, в зависимости от способа применения.

1. Обычное форматирование

Это выбор простого условия из списка. Например «ячейка содержит такое-то значение», или «значение ячейки больше такого-то числа» и прочие простые способы анализа информации. В принципе, такой вид форматирования применяется наиболее часто.

2. Сложное форматирование

Это форматирование ячеек с использованием собственной формулы. То есть, в поле правил вы вводите кастомную формулу и на те ячейки таблицы, значения которых отвечают результату этой формулы, будет распространяться условное форматирование.

Пример, когда может потребоваться использование своей формулы:

Я хочу раскрашивать города в столбце A в соответствии с цветами городов и территорий в столбцах F-G. Если применить тут простое условное форматирование, то придется создавать правило для каждого города, что не очень удобно и гибко. А если городов будет много, то это и вовсе представляется нереальной задачей. Поэтому, в такой ситуации, проще всего использовать формулу для определения принадлежности города к территории и при получении положительного результата, раскрашивать ячейку в выбранный цвет.

Эта формула смотрит на значения столбца A, после чего находит соответствие значения столбца A значению столбца G, и если такое совпадение находится, формула раскрашивает ячейку в заданный цвет.

3. Градиентное форматирование

Оно позволяет создавать градиент цветов ячеек в соответствии с разбросом величин значений в этих ячейках. То есть, выделив область с цифровыми значениями, вы задаете цвет для минимального и максимального числа диапазона, а условное форматирование само присваивает цвета ячейкам в зависимости от позиции каждого конкретного значения в диапазоне.

Возможность 5 — Вставка картинки в ячейку

Раньше для того, чтобы вставить картинку в ячейку нужно было использовать специальную формулу, в одном из параметров которой требовалось указать URL адрес картинки. С недавнего времени, Google таблицы научились вставлять картинки в ячейки через меню. Это по-прежнему не очень удобно, в случае если вам нужно работать с множеством картинок, но все же удобнее, чем заливать их сначала на хостинг и копировать ссылки. Плюс, документы с большим количеством изображений, добавленных в виде формулы, как правило долго загружались, и иногда загружались с ошибками.

Теперь же достаточно просто пойти в Insert — Image — Image in a cell и картинка появится в ячейке.

Возможность 6 — Заметки и комментарии

Для того, чтобы с таблицей было удобно взаимодействовать на протяжении долгого отрезка времени, а также сделать ее доступной и понятной для окружающих, существуют две удобные опции: заметки и комментарии.

Комментарий — это возможность оставить вопрос, уточнение или предложение к определенной ячейке. Комментарий позволяет ввести ветку диалога, и может использоваться как при совместной работе над документом, так и для того, чтобы оставлять «пометки на полях» для себя самого. Комментарий можно пометить как решенный, или вовсе удалить, когда он перестанет быть нужен. Также в комментарии можно оставлять обращение к конкретному пользователю документа, если начать писать его имя с @ или +.

Заметка — это поясняющее примечание, которое прикрепляется к определенной ячейке. В отличие от комментария она не подразумевает диалога и ее интерфейсное отображение выполнено более емко и компактно. Заметки удобно использовать для пояснения элементов таблицы или для документирования принципов составления конкретных формул. Иными словами, заметки — это прекрасная возможность пометить отдельные элементы таблицы для облегчения чтения страниц, или чтобы вернувшись к ней через полгода, не запутаться в собственных расчетах и ходе мыслей.

Возможность 7 — Закрепление строк и столбцов

Если таблица очень большая, то при скролле вниз или вбок, важные строки будут скрываться за экраном. Чтобы этого не происходило, можно закрепить заглавные ряды, или столбцы, потянув за одну из толстых полос в нулевой ячейке (верхний левый угол документа).

Возможность 8 — сумма значений при выделении группы ячеек

Обычно мы считаем сумму ячеек формулой:

=SUM (value1, [value2, ...])

Но иногда добавление нового столбца с формулами является избыточным, а посчитать сумму нужно только для того, чтобы примерно прикинуть какие-то значения. Для того, чтобы сделать это без дополнительных формул, просто выделите группу ячеек, и в нижней правой части окна вы увидите сумму значений выделенного вами диапазона.

В случае выделения ячеек с текстом, будет посчитано просто общее количество выделенных ячеек.