Исчерпывающее руководство по определению бюджета проекта

Ну поехали.

Оценка стоимости проекта – задача не из легких. Это практически как искусство.

Как это сделать правильно? Начните с шаблонов, примеров и пошаговых инструкциях в этой статье.

Основы оценки бюджета проекта

Нравится вам это или нет, деньги решают.

Определение точных расходов на проект и их контроль необходимо для успеха проекта. Стоимость проекта обычно является ключевым фактором, затмевающим все остальные.

В этом вопросе много давления. Процесс определения стоимости проекта может быть нервирующим и ужасающим. В нём всегда есть место догадкам (поэтому это оценка, а не точный прогноз). Если вы определите бюджет проекта неверно, как его менеджер, то вы окажетесь на линии огня.

Успешное управление бюджетом проекта – это весьма непросто. Но если вы следуете всем необходимым правилам и регламентам, то можете быть спокойны – вам бюджет не выйдет за границы. Прочитайте эту статью, чтобы узнать, как заставить работать бюджет на вас.

Во-первых, давайте начнем с основ. Найдите ответы на общие вопросы оценки стоимости (см.ниже).Они, конечно, не сделают всю работу за вас, но они смогут существенно помочь.

Лучшие инструменты для оценки

Специализированных инструментов для оценки бюджета крайне мало, но ниже мы перечислили некоторые сервисы, которые включают нужные нам функции. Например, отслеживание сроков и расходов.

Microsoft Excel – Широко используемый инструмент со множеством шаблонов.
Google Sheets – Бесплатный сервис, альтернатива Microsoft Excel.
Price&Cost – SaaS приложение для оценки и контроля расходов проекта.
BrainLeaf – Сервис для оценки масштабов проекта, который позволит точно оценить бюджет.
Eastimate – Бесплатный SaaS сервис для оценки и определения сроков.
Simplestimate – Бесплатный сервис с трехточечной оценкой проекта и с функцией добавления коллег
Web Development Project Estimator – Простой оценщик сроков и ресурсов проекта в сфере веб
CMAP Software – Сервис для оценки с минималистичным интерфейсом, который позволяет планировать даже самые сложные проекты.

Другие сервисы

В дополнение к автономным инструментам, вот список систем для оценки проектов, которые предлагают еще планирование ресурсами и аналитический функционал.

Общие вопросы

Что такое оценка проекта

Это по-просту примерный расчет усилий и расходов, которые потреуются, чтобы выполнить проект. Это не определяет окончательную стоимость. Это дает клиенту возможность понять расходы на проект с точностью, сопоставимой с футбольное поле. Это нужно для того, чтобы они запланировали нужный бюджет до старта проекта. Оценка бюджета проводится до начала официального старта проекта.

Почему вам нужна оценка проекта

Оценка проекта может показаться болезненным проецссом. Может быть соблазн копировать способ оценки от проекта к проекту, отправляя смету клиенту в надежде на счастливый исход. Но для менеджера важно понимать, что каждый проект уникален с точки зрения оценки. Определение сметы – это основополагающая часть проектного управления – процесс расчета, сколько может стоить проект, важен для определения параметров проекта.

Вот несколько причин о важности оценки перед началом проекта:

Оценка определяет стоимость – вы должны знать, какую сумму вы предъявите клиентам за свои услуги, чтобы клиент смог определить, стоит ли инвестировать в проект и какую ценность он получит.
Оценка дает ясность – когда вы знаете, какой бюджет есть у клиента на проект, то вы сможете лучше определить способ достижения общей цели проекта, роли, ответственность участников команды, формат отчетности общий план.
Оценка определяет вехи – разбивая проект на этапы и декомпозируя задачи по каждому участнику, вы получаете возможность проверять пульс проекта, понимая, все ли работает, как надо.
Оценка определяет план расходов – вы сможете понимать, какие усилия сможете прилагать к проекту и уровень контроля.

Из чего состоит оценка

Базовые факторы, на которых строится оценка проекта. То, что показывают клиенту:

задачи (что должно быть сделано)
ресурсы (кто)
стоимость в час (в валюте, с налогами или без)
длительность (в часах и днях)
норма прибыли и расходы третьей стороны (хостинг, фотографии, поездки и пр.)

Все это складывается в итоговую оценку.

В чем разница между бюджетом проекта и оценкой стоимости

Оценка проекта – это приблизительная стоимость, тогда как бюджета – это разновидность финансового плана. Обычно, оценка проекта становится бюджетом проекта после того, как клиент согласовывает оценку. Бюджет проекта определяет общую стоимость, которая озвучивается клиенту.

Насколько важна оценка в Agile-проектах

В пост-каскадном мире agile, есть тренд, что не стоит пытаться оценивать проект в часах и днях. Потому что когда эта стоимость вообще была верной? Альтернатива состоит в том, чтобы определить объем и начать его выполнять. И рассчитать, сколько времени потребуется, если работать в той же скоростью.

На первый взгляд, звучит здорово – вы не должны предоставлять никакие реальные оценки и можете просто продолжать расходовать бюджет, пока он не кончится. Если вам это сойдет с рук, то отлично. Прекратите читать эту статью прямо сейчас.

Клиент, запуская проект, должен знать, сколько ему придется потратить, чтобы понять, стоит ли в это ввязываться. У него должна быть возможность рассчитать ROI и понять соотношение выгод, затрат и рисков. И именно для этого, им нужна оценка проекта.

Что лучше, недооценить или переоценить проект

Хотите перестраховаться? Одна из ваших обязанностей, как руководителя проектов – это обеспечение прибыльности проекта и его реализация в рамках бюджета. Проще и безопаснее всего будет переоценить проект и добавить большую "жировую прослойку" или "подушку безопасности", чтобы убедиться, что вы не выйдете из бюджета.

Но такая перестраховка может стоить вашему агентству входа в проект – слишком высокая оценка может сильно поубавить желание клиент, и проект может никогда не начаться.

Велик соблазн, особенно, если вы часто хотите угодить клиенту, пойти на риск и начать с бюджета, которого точно не хватит на реализацию, но который точно понравится вашему клиенту. Это тоже не годится. Вы просто отсрочите тяжелые переговоры по увеличению бюджета на будущее.

Правильный ответ таков – ищите баланс между слишком высокой и слишком низкой оценкой. Это позволит вам умело управлять рисками и определять такую стоимость, по которой клиент закажет проект, и которая одновременно сделает проект прибыльным для команды.

Типы ценообразования проектов в агентствах

Обычно модели ценообразования в агентствах включают (1) оценку трудозатрат и (2) фиксированную стоимость. Этот список не исчерпывающий, но когда вы оцениваете проект, старайтесь, чтобы он соответствовал той модели, которая принята в вашем агентстве. Плюсы и минусы каждой модели описаны ниже.

Оценка трудозатрат (Time&Materials)

Определение

Этот тип оценки, когда клиент соглашается оплачивать проект на основе затраченного времени и других платежей (с учетом наценки), не важно, сколько времени это займет.

Плюсы

для клиента – он может изменить требования к проекту и это не повлечет за собой правок в договор. В то же время, если работа займет меньше времени, чем планировалось, то он не будет платить за это.
для агентства – если работа займет больше, чем ожидалось, то клиент продолжит платить. При такой модели, риски несёт клиент.

Минусы

На практике, большинство проектов оценивают в пользу клиентов. Это значит, что при установке предельного бюджета, клиент получает деньги обратно, если проект выполняется быстро. А агентство несет дополнительные риски, если выходит из бюджета. Более того, поскольку в таких проектах нет четких определенных границ, иногда клиенты начинают оспаривать объем выполнения тех или иных задач. Для проектов с моделью оценки по трудозатратам (T&M) крайне важно точно и прозрачно отслеживать расход времени.

Фиксированная стоимость

Это когда клиент соглашается с оценкой стоимости проекта вне зависимости от того, сколько времени агентству потребуется, чтобы его реализовать.

Плюсы

Для клиента – он может быть уверен, что получит тот результат, который ему нужен без увеличения стоимости.
Для агентства – если удастся выполнить проект эффективнее и быстрее, то вы получите бОльшую прибыль.

Минусы

Клиенты иногда нервничают, когда речь заходит о фиксированной цене, потому что боятся переплатить за оказанные услуги.

Вследствие этого, клиенты иногда делают запросы в разные агентства, чтобы добиться снижения оценки. Еще один минус заключается в том, что если вы выйдете из бюджета, то клиент не будет больше платить. С фиксированной стоимостью агентство берет на себя риски. Поэтому очень важно тщательно определять границы и пределы проекта.

Какую модель стоит выбрать

Выбирайте модель оценки по трудозатратам для проектов, в которых трудно точно оценить размер проекта или когда требования к проекту могут измениться.
Выбирайте фиксированную стоимость, когда в проекте мало риска и неопределенности.

Методы оценок

Как обычно происходит оценка? Есть много разных способов, но здесь мы перечислим несколько наиболее распространенных, которые используют агентства.

Метод бейсбольного стадиона

Используйте этот метод, когда клиент пытается понять, хватит ли у него средств на реализацию проекта в принципе. Обычно, оценка даётся в виде диапазона. Например, если проект может быть оценен в 1 млн., то дайте оценку в -25% – +50% диапазоне. То есть от 0,75 млн до 1,5 млн.

Метод оценки по бюджету

Используйте его тогда, когда у клиента есть понимание бюджета проекта, но нужна более детальная информация.

Предположим, что клиента устроила оценка по методу бейсбольного стадиона. Тогда вы можете совместно составить быстрый план (задачи и сроки), который был бы адаптирован к бюджету клиента. В таком случае сузьте диапазон оценки до -10% – +20%, т.е. 0,9 млн – 1,2 млн.

Метод окончательной оценки

Используйте этот метод, когда вы завершили комплексную проверку проекта и готовите предложение по бюджету.

Если переговоры шли гладко и теперь необходимо подготовить подробную смету проекта, то используйте разброс от 0% до +15%. Например, как в нашем случае, 1 млн. с возможными 150к на непредвиденные расходы.

Используйте разные методы оценки и подходы, чтобы впоследствии убедиться, насколько точна оказалась ваша оценка.

Простой пример бюджета проекта

Давайте приготовим торт. Очень дорогой торт.

Ниже вы найдете смету по подготовке торта. Вы можете представить этот документ клиенту и посмотреть, сможет ли он выделить 1000$ для запуска проекта приготовления. Затем вы уточните оценку сделаете коммерческое предложение и, при получении согласия и оплаты, начнёте работу.

Так вы сделаете чертовски крутой торт. Да, по среднерыночным ценам это будет абсурдно дорогой торт, но, come on, вы это заслужили!

Пример сметы проекта

Пример включает также общую информацию: наименование, менеджера и дату. В смете задачи разбиваются на этапы. Есть информация кто будет отвечать за их выполнение и сколько времени на это потребуется.

Важно отметить, что в примере показаны сторонние расходы (которые мы щедро оставили без нашей наценки) и общую сумму, которая и является бюджетом проекта. В этом примере, кстати, мы не включили "подушку безопасности", доп расходы на изменение требований и другие непредвиденные затраты. В конечном счете, это же просто торт.

Чек-лист: 5 моментов, которые надо знать перед оценкой проекта

Представьте, что вы разговариваете с клиентом по телефону. Он едет в лифте и связь не очень хорошая.

Ему нужна оценка проекта.

"Итак, мне нужна аналитическая система, чтобы вся фирма была у меня как на ладони и мы могли бы контролировать все процессы в режиме реального времени. Сколько это будет стоить? Можете ли вы отправить оценку сегодня? Мне правда надо знать это уже сегодня. Ок? Что? Я не слышу вас. Просто отправьте мне примерную сумму в течение часа. Спасибо, до свидания!"

Итак, перед тем, как давать какие-либо примерные оценки, пройдитесь по пунктам:

Проект понятен
Есть бюджет
Есть план
Понятна причина оценки
Определен метод оценки