Как директору предприятия за 3 месяца наладить оперативное управление, увеличить валовую прибыль на 30% и вовлечь команду в решение проблем бизнеса
Точка А
В апреле этого года ко мне на консультацию пришел исполнительный директор производственной компании «Варком» Максим Михайлович. Мы разговорились...
«Я руковожу серьезной производственной компанией. Полгода назад я и не думал об автоматизации управления. Наоборот, я искренни верил, что нам она не нужна. Задачи ставились, работа делалась, предприятие работало.
В тоже время компания сильно выросла. Старые подходы перестали работать, а новые еще не появились. У нас производство, офис, административный персонал. Плюс сотня торговых представителей на территории, которые большую част времени работают в других регионах, и приезжают в офис 1-2 раза в месяц. Управленческая команда зашивается, но тащит кучу задач и проектов.
Все это сложно контролировать из-за того, что все работают в разных местах: почта, 1С, гугл документы, востап и тд. А значит постоянный хаос. Мне это не нравилось, потому что хочется видеть в режиме реального времени контролировать ситуацию в закупках, на производстве, в продажах и по предприятию в целом.
Собственник компании знает про эту проблему. В прошлом году он прошел обучение в «Высоцкий консалтинг», где ему продали их платформу «Тонус». Начали внедрять, но она оказалась сырая, все функции еще в разработке. Мы несколько месяцев ждали, когда они ее допилят, но, не дождались."
Подготовка
Весной я провел в компании стратегическую сессию, где команда поставила цели на 2022-2023 гг. Количество новых проектов, программ и задач в компании начало зашкаливать. ВСЕ было на бумаге или в разных табличках. В этот момент клиенту стало ясно, что достигнуть целей и контролировать работу старыми методами в новых условиях уже невозможно.
Предприятию нужна была площадка, где:
1. ТОП-менеджеры смогут видеть результаты и контролировать достижение стратегических целей.
2. Линейные руководители и подчиненные смогут видеть результаты работы и анализировать их.
3. Рядовые сотрудники разных отделов смогут обучаться и вместе работать над проектами.
Я провел презентацию Platrum, после которой директор сказал:
«Не представлял, что есть такие готовые решения для нашей компании!» В тот же вечер он написал «Давай внедрять!»
Этап 1. Структура, метрики, дашборды – делаем систему прозрачной
Сначала мы разработали новую оптимальную структуру компании. Она нужна для того, чтобы каждый видеть, кто в каком отделе работает и за что отвечает.
Структура наладила горизонтальные связи в компании и разгрузила все уровни руководителей. А также показала узкие места бизнеса: сколько и каких сотрудников понадобиться нанять или уволить в ближайшее время. После нескольких правок структуру быстро утвердили.
Дальше мы определили и прописали ЦКП (целевой конечный продукт) каждой должности. Сегодня каждый сотрудник точно знает, за что он отвечает и что ждет руководитель. Обычно в компаниях в этом месте полный хаос. Ожидания руководителей и исполнителей относительно результатов работы редко совпадают. Отсюда бардак, ругань и текучка.
Следующий наш шаг - разработка критериев оценки для каждой должности. Бизнесу нужны реальные показатели, по которым и сотрудники, и компания оценивает результаты работы. Сейчас сотрудники и руководители вносят в систему свои результаты ежедневно, еженедельно или раз в месяц. После внедрения метрик, система стала более прозрачной и понятной для всех.
Как платить сотрудникам только за результат?
В ближайшем будущем мы привяжем к метрикам зарплату сотрудников. И тогда компания будет платить только за реальные результаты, а не за имитацию бурной деятельности. Внедрять все изменения сразу слишком рискованно. Люди боятся непонятных перемен, особенно тех, от которых зависит их статус и заработок.
Из метрик мы создали визуальные дашборды в каждом отделе и по компании в целом. Дашборды - это панель показателей, где бизнес-процессы выстроены по цепочке их выполнения. Одного взгляда на цепочку хватает, чтобы увидеть главные проблемы процесса.
Потом я перенес в систему ФИО всех сотрудников, а клиент расставил их по должностям. Я провел презентацию организационной структуры, ЦКП и метрик руководителям и сотрудникам компании.
Мы дали людям время привыкнуть к новой системе, ответили на вопросы и внесли еще несколько важных правок. Примерно через полтора месяца первый этап был позади, и мы увидели следующие результаты:
1. Метрики показали, кто действительно работает, а кто прячется за спинами коллег. Руководителям стало понятно за что хвалить, а с чем помогать подчиненным.
С лодырями была проведена беседа на тему либо они начнут работать, либо их уволят. Вовлеченность команды начала расти без всяких бонусов и премий.
2. Как и ожидалось сотрудники перестали отвлекать руководителей вопросами взаимодействия с другими подразделениями и начали активней общаться на своих уровнях.
3. У руководителей всех уровней появилась визуализация результатов работы их бизнес-процессов в режиме реального времени. Конец месяца уже не принесет неприятных сюрпризов. Потому что любые отклонения сразу видны и у команды есть время, чтобы исправить ситуацию.
Этап 2. Настраиваем контроль выполнения задач и проектов
Потом мы внедрили инструменты управления проектами, постановку и контроль задач. Внедрили систему автоподтверждений выполнения задач. Теперь сотрудники не смогут сказать: «Мне это не говорили. Первый раз слышу про такую задачу».
Я провел несколько живых мастер-классов по работе с этими инструментами для руководителей. После этого я записал видео-урок для всех подчиненных. Мы дали сотрудникам его посмотреть, а потом я встретился с ними и ответил на все вопросы.
Теперь в компании заработала структура, ЦКП, метрики контроля результатов и прозрачная система контроля ключевых проектов развития и текущих задач для всех уровней сотрудников.
Этап 3. Внедряем автоматическое обучение сотрудников
Следующим этапом стало создание автоматизированной системы обучения. Современному бизнесу нужна система, которая будет сама учить вновь принятых сотрудников, вводить их в должность, адаптировать и развивать.
База знаний. Каждый сотрудник имеет доступ только к своему разделу с регламентами и инструкциями.
Для этого мы создали и наполнили Базу знаний компании. Залили в нее все текущие регламенты, стандарты, приказы и инструкции. Документы структурировали и организовали доступ по подразделениям и «для всех». На их основе создали учебные курсы с контрольными тестами и экзаменами.
Пошаговый план обучения
Теперь любой новый сотрудник получает пошаговый план обучения с автоматической проверкой усвоения материала. И пока тесты не будут сданы, доступ к работе он не получит. Также я сделал так, чтобы система автоматически тестировала сотрудников на знание рабочих стандартов раз в неделю. Это позволит поддерживать нужный уровень знаний на высоком уровне.
Вот, какую крутую фишку мы внедрили
Есть еще одна крутая фишка, которую мы внедрили в обучении. Теперь, когда регламент меняется, система автоматически рассылает нужным сотрудникам уведомление о внесенных изменениях и необходимости пересдачи.
Да, наполнении базы знаний и разработка тестов заняло несколько недель, но в результате компания получила автоматическую систему развития сотрудников. Руководителям больше не нужно тратить свое время или отвлекать своих лучших сотрудников на обучение новичков. Каждый занимается своим делом. Лучшие менеджеры приносят деньги и создают ценность, а стажеры учатся автоматически.
Этап 4. Финансовое управление и планирование
Теперь пришло время сделать движение финансовых потоков прозрачным и понятным. Мы настроили блоки финансов и финансовое планирование. Наверное, впервые в жизни мой клиент - директор компании увидел на одном экране:
· Остатки денег на счетах за период;
· Выполнение плана продаж по месяцам;
· Структуру доходов и расходов.
Это было как прозрение, как манна небесная! Директор компании не имел подобных решений и не представлял, что все необходимые данные могут быть удобно собраны и поданы на одной странице. Ведь раньше нужные отчеты приходилось собирать в 1С и в экселевских табличках.
Вишенкой на торте стало то, что ни налоговая ни другие государственные органы не видят эти данные. Сюда можно залить платежи и по белым, и по серым схемам (если они имеются), и видеть в одном месте реальное положение дел.
В результате нецелевые расходы сокращены на 4,5%, а важные проекты и направления получили дополнительное финансирование.
После настройки блоков я провел обучение руководителей подразделений новому способу подачи заявок на выделения средств. Мы систематизировали все платежи: налоги, расходы на офис, покупку сырья, оплату командировочных и многое другое.
Все заявки проходят согласование у линейных руководителей и к директору на стол попадает список самых важных расходов. Видя их всех в одном вместе, расставить приоритеты и принять решение об очередности платежей стало гораздо проще. У директора даже появилась уверенность и чувство контроля ситуации.
В результате
1. Появились четкие этапы согласования расходов. Каждый сотрудник может подать заявку на согласование конкретной суммы под конкретную задачу
2. Одобрение расходов происходит быстро и с правильными приоритетами
3. Стало понятно какие сотрудники или отделы тратят больше других. Установили лимиты.
Точка Б
Благодаря автоматизации управления предприятие получила все, что хотела, также улучшило свои финансы
1. Директор компании сократил время на «операционку» с 10 до 4 часов в день.
2. Появилось возможность отдыхать и работать над стратегическими целями.
3. За 4 месяца валовая прибыль выросла на 35%.
4. Линейные руководители и ТОП-менеджеры теперь реально контролируют задачи и результаты своих подчиненных.
5. Система стала прозрачной для всех. Ленивые сотрудники написали «по собственному желанию», а передовики стали видны всем.
6. Совещания и планерки начинаются с показателей дашбордов. Топ-менеджмент сразу видит узкие места и решает ключевые проблемы, а не все подряд.
7. Новая система обучения позволила поднять профессионализм команды. Особенно заметны улучшения у торговых представителей дальних регионов.
8. Удалось выстроить систему развития персонала и даже создать кадровый резерв.
9. Наконец-то решен вопрос с финансовым планированием. Кассовые разрывы ушли в прошлое. Одобрение расходов происходит быстро и с правильными приоритетами.
10. Собственники и Топ-менеджмент могут следить за результатами каждого подразделений в отдельности и бизнеса в целом из любой точки мира через мобильный телефон.
Данная система автоматизации управления показывает блестящие результаты на производственных предприятиях и торговых компаниях с численностью от 50 человек. Автоматизация вашего бизнеса может увеличить валовую прибыль компании на 10%, 30% или даже 50%
Если вам интересно сделать управление простым и прозрачным, пишите мне в Телеграм "ХОЧУ СИСТЕМУ" или WhatsApp: +7 (918) 211-2811
Обо мне
Меня зовут Осипов Сергей Владимирович. Более 10 лет я занимаюсь повышением эффективности производственных и торговых компаний. Провел более 50 проектов в России и СНГ. Сотрудничаю Министерством экономики РФ и Национальным проектом «Повышение производительности труда и поддержка занятости».
Моя специализация — автоматизация управления, бережливое производство, создание и развитие команд. Я помогаю директорам и собственникам бизнеса находить новые точки роста и увеличивать прибыль. Есть конкретные кейсы, о которых можно рассказывать.
Хотите узнать, как автоматизировать ваше производство?
Жмите: ЗАПИСАТЬСЯ НА КОНСУЛЬТАЦИЮ!