Гайд общественника
Техника книжек, студобъединений и отчётов
Книжки общественника: как их получить, вести и использовать в портфолио
Студобъединения (СО): зачем, как зарегистрировать и что там делать
Отчёты: кто, как подаёт и где посмотреть
Книжка общественника — форма
Книжка общественника — документ, где фиксируются достижения общественников ДВФУ, связанные с вузом. Заполняй анкету, чтобы получить книжку: отслеживай готовность в гугл-таблице с графиком и по вопросам пиши Жене.
Если мероприятие проводят студенты, ответственный (кто-то из команды организаторов) отправляет отчёт в ОСС. Затем владелец книжки заполняет в ней информацию о мероприятии, а, как правило, председ ОСС ставит подпись и печать напротив него. Дальше перед новым семестром владелец регистрирует свои записи в портфолио в Моём универе и подаёт заявление на получение стипендии общественника.
Кто и как подписывает записи в книжке
- Если мерыч проводит вуз [кафедра, департамент, другое подразделение] — отчёт в ОСС не нужен и подписывает запись:
- Ответственный за внеучебную работу школы: ОВР, начальник по внеучебной работе
- Директор ДРМ
- Проректор по молодёжной политике
- Если мерыч проводят студенты: организаторы подают отчёт в ОСС, а запись подписывает председ ОСС или руковод студобъединения. Плюс напротив каждой записи нужно поставить печать:
Обычно ставится печать ОСС, но СО может завести свою и отнести её оттиск в ОСС. Тогда председ ОСС подписывает только книжку руководителя объединения, а по остальным причастным к мерычам объединения его руковод сам ставит свою подпись и печать объединения — детали в регламенте.
Если вы проставили себе записи в книжку и вам надо подписать их, то вы относите их в ОСС и кладёте в лоток справа от входа «на подпись». В течение нескольких дней Виолетта сверяет записи в книжке по реестру, помечая проблемные записи стикером с объяснением ошибки. Прошедшие записи попадают председу ОСС и он подписывает их. Через пару дней после того, как оставили её, приходите и забираете.
Что фиксируется в книжке и зачем
В книжке фиксируются студенческие мерычи от объединений и советов, которые связаны с ДВФУ, чтобы позже их зарегистрировать в портфолио и подать на ПГАС. Но можно заниматься общественностью вне вуза (не для его студентов) — тогда он может запросить у организаторов грамоту/справку о своей роли на мерыче и через неё зарегистрировать достижение в портфолио.
Чтобы получить запись, проводите мерычи любого уровня, связанные с работой ДВФУ: проходят на его базе для студентов (но городской коворкинг тоже подходит — лишь бы ЦА была из студентов ДВФУ) или есть соглашение о сотрудничестве с вузом. Для городских мерычей, не связанных с ДВФУ, есть другие меры поддержки, например стипендия Губернатора ПК.
ПГАС общественника можно получить только за общественную работу, связанную с вузом. Зафиксировать достижения в ней можно через книжку общественника (единственный вариант для студобъединений) или справку/благодарность/диплом, выданный вузом или соорганизатором.
Дальше вы отправляете скан подтверждения в Портфолио, а верификатор (сотрудник вуза) проверяет его, как правило, на соответствие данных в заявке и подтверждении. После завершения срока подачи документов на конкурс ПГАС конкурсная комиссия проверяет достижения:
- Проект не является корпоративным, т. е. для членов СО: отчётно-выборные конференции (ОВК), организационные встречи, внутреннее обучение для членов организации, досуговые мероприятия, подготовка к проектам. Детали в приложении 4 к Положению о ПГАС и регламенте
- Проект не связан с ДВФУ: его не проводит администрация вуза, нет соглашения о сотрудничестве, его не делают студенты для студентов на базе вуза
- Проект раздроблен на несколько записей (и отчётов). Если у конкурсной комиссии, ОСС или верификатора будут подозрения в том, что вы раздробили один проект с одной целью, концепцией и аудиторией на несколько мерычей, чтобы получить больше баллов, они объединят их в один или отклонят все
Не соответствующий этим требованиям проект могут зарубить на любом из этапов: председ ОСС откажется подписать запись, верификатор отклонит заявку, комиссия срежет баллы.
Студобъединения — форма
Всё значимое кратко: реестр, устав, руковод, чаты
Студобъединения (СО) — те же студорганизации, кроме СС/ОСС. Группа студентов считается СО после регистрации в ЦСО — руководитель заполняет гугл-форму и таким уведомительным порядком считается зарегистрированной. ЦСО — центр студенческих объединений: блок ОСС по работе с объединениями и их поддержкой.
Без статуса СО нельзя подавать отчёты в ОСС, проставлять мероприятия в книжку общественника при подаче документов на ПГАС общественника, избираться в ОСС, etc. Если проводите мерыч на кафедре/департаменте — договоритесь с дирекцией школы о том, чтобы она проставила записи. Пишите в личку ОСС, если у мероприятия нет поддержки СО и вуза — постараемся помочь.
Как зарегать СО
Чаще всего команда студентов делает мероприятия, а затем решает создать объединение. Чтобы им стать, заполните гугл-форму и соответствуйте критериям положения о ССУ: вас ≥3 студентов ДВФУ, вы провели ≥2 публичных мерычей с участием ≥15 студентов и существуете ≥2 месяцев. В объединении могут быть не только студенты ДВФУ — приглашайте туда преподов, людей из других вузов и города, практиков…
Позаботьтесь об уставе и годовом плане мероприятий. Объединения часто живут без устава, но он предотвращает корпоративные конфликты и устанавливает механизмы их преодоления, а ещё его иногда запрашивают при подаче заявок на конкурсы и гранты. Плюс сейчас разрабатывается программа поддержки СО, у которых есть годовой план проектов и устав.
Как обновить сведения в реестре
Реестр СО публичный и связан с гугл-формой — ОСС обновляет его в гугл-таблице. Пишите Юле, если сведения об объединении устарели и, если вас нет в чате тг-чат молодёжных организаций, хотя вы зарегистрированы как СО.
Отчёты о проектах — форма
Зачем, как заполнить и не навредить
Чтобы запись в книжке была подтверждена подписью и печатью руковода организации/председа ОСС, заполните форму о проведении мероприятия или другого проекта в течение месяца после его завершения — может сделать любой из рабочей группы.
Если проект проводит подразделение вуза [кафедра/департамент/школа] — не подавайте отчёт в ОСС, а отнесите книжки ответственному за это сотруднику, чтобы он позаботился о подписях: отчёты в ОСС нужны только для мерычей, которые проводят студенты, а не администрация вуза.
Смотрите все отчёты в гугл-таблице.
Как проверяют мероприятие или проект
Ответственный за мерыч в течение месяца после него отправляет в ОСС отчёт для проверки. Его исследуют на соответствие регламенту и реальности:
Если какие-то пункты не совпали или отсутствуют в отчёте, мерыч не запишут в реестр и записи по нему не будут подписывать.
Советы объединениям
- Создайте базу данных и предварительно выписывайте в неё инфу для отчётов — делитесь ею с рабочими группами мерычей, чтобы им было удобно заполнять книжку общественника и регистрировать достижения в портфолио — или сбрасывайте нашу гугл-таблицу с отчётами
- Вовремя сообщайте о смене руководителя объединения — тогда ЦСО узнает, к кому обращаться, если будут изменения или ошибки по реестру и мероприятиям
- Если не можете найти организацию в форме отчётов — пишите руководу ЦСО