Делегирование

Так совпало, что за последнюю неделю в четырех разных местах независимо друг от друга всплыла тема делегирования, но добил меня последний раз — вчера на группе Au-int.

Предыстория

У меня у самой с делегированием исторически были большие проблемы, касающиеся двух сортов ситуаций:

1. Это слишком сложно, чтобы делегировать — кто-то, кто не я, зафейлит.

2. Это слишком рутинно, чтобы делегировать — человеку будет скучно это делать, плохо, что я буду для человека источником скуки.

Первое, сказала бы моя мама, от непомерной гордыни (ха!), а второе, сказала бы моя психотерапевтка, от недостаточного ощущения ценности себя — oh well.

Спойлер: сначала я концептуализировала делегирование; потом научилась делегировать часть задач; и мне полшажочка до того чтобы уметь решать творческие и/или сложные задачи вместе с кем-то. Иногда даже получается!

Концептуализация

Я рассуждаю так: что нужно, чтобы делегирование состоялось?

1. Какой-то человек, который может выполнить задачу

2. Какой-то ресурс, который я ему выдам в обмен на выполнение задачи

3. Пачка коммуникативных актов: выдача, проверка-приемка, что-то в процессе, продолжение/не продолжение сотрудничества.

1. Где брать людей?

Для рутинных задач:

• просто с рынка за деньги (хорошо работает спросить друзяш в фейсбуке, у кого есть на примете толковый человек, который ищет работу в области Х; работу личного помощника, кстати, тоже многие ищут);
• из ближнего круга за опыт/бартер — менее хороший вариант, как по мне, потому что если человеку не платить деньги (и не быть при этом лидером секты), то человек чувствует себя волонтером и может в любой момент дропнуть важные для вас задачи. Исключение составляют задачи, которые вам кажутся рутинными, а человеку — супер-интересными.

Для длинных/нудных задач, где нужен мозг:

• люди из ближнего круга, которые хотят развиваться в области (а у вас есть экспертиза) — в ШСМ это работает прекрасно, а также в Нейродесанте и других инт. сообществах;

Для творческих задач:

Если хочется делегировать полностью, то должен быть супер-подходящий человек (обычно, хорошо знакомый), или задачу нужно распараллелить — дать нескольким людям и быть готовой, что результат нужно будет потом сшивать из нескольких.

Другой вариант — делать творческие задачи вместе с кем-то, а не делегировать. Разгрузка может быть существенная :)

2. Что давать в обмен?

Тут я ничего нового не скажу:

• деньги
• экспертизу
• услуги, которые вам легко оказывать
• бесценный опыт (если он действительно бесценный!)
• предлагать разделить профит (не обязательно материальный) от решения задачи: например, запилить совместный пост/видео и так далее.

3. Как разговаривать?

Вот тут самое сложное! А если сложное, то мы что делаем? Правильно, дробим на более простые части.

1. Понять, подходит ли человек, как можно быстрее
2. Согласовать ожидания про обмен
3. Объяснить ему задачу, потратив как можно меньше усилий
4. Проконтролировать результат минимально необходимое количество раз.

1. Понять, подходит ли человек, как можно быстрее

Для рутинных задач:

Просто посмотрите, есть ли опыт выполнения таких задач у такого человека. Для этого хорошо подходят всякие сервисы вроде Профи.ру, Юду и все что гуглится по запросу "личный помощник"; "бухгалтер на почасовку" и так далее. Если сомневаетесь, что то, что вы хотели бы делегировать, можно делегировать, попробуйте загуглить "сделать Х специалист". Рутинные задачи характерны тем, что их легко выполнить по инструкции.

Для длинных задач, где при этом нужен мозг:

Мой любимый способ — иметь описание того, что я хочу давать на вход и того, что я хочу получать на выходе. Не путать с инструкцией к выполнению!

Описание входа и выхода: я хочу дать человеку все мои посты из блога, а на выходе получить карточки с советами и текстом примеров к каждой идее, которая мелькала в постах, и чтобы они были организованы по категориям.

Инструкция: создай шаблон для карточки; возьми пост из блога; выдели в нем основные идеи; создай для каждой идеи карточку... и т д, —  очень долго и муторно, и очень вероятно не ведет к цели, потому что содержит трудноформализуемый этап с извлечением главной мысли, который, как я знаю, не всем понятен сходу.

Чуть менее любимый способ — набросать для себя набор компетенций, которыми должен обладать человек, который может сделать эту задачу, и оценивать людей по ним. Способ более косвенный, потому что (1) компетенции можно выделить не очень хорошо, (2) человек может хорошо маскироваться и (3) мы можем нечаянно учесть только предметные компетенции и совсем не учесть всякие другие причины провалов — вроде отсутствия навыков организации собственной работы или чего-то подобного.

Для творческих задач:

Только косвенно через компетенции — и вероятность ошибки большая. Поэтому, как я писала выше, мне кажется более хорошей идеей просто делать такие задачи вместе с кем-то, если хочется разгрузиться; а потом, возможно, получится отдавать все бОльшие куски...

2. Согласовать ожидания про обмен

Тоже ничего нового не скажу, проговорить (лучше текстом, чтобы не забылось), кто что дает и получает.

3. Объяснить задачу за как можно меньше усилий

Вот из-за этого пункта все не хотят делегировать. Типа "мне быстрее самой сделать, чем объяснить, как"; "я сделаю за полчаса, а человек потратит три".

Первое соображение: нужно считать не каждый конкретный случай "сделать самой", а все же суммарное внимание, затраченное на задачу.

Второе соображение: может быть, вы сделаете за полчаса, но при этом вам придется на задачу тратить внимание, например, думать, когда ее делать (особенно, если она вам не нравится); и это может повлиять на выполнение вами остальных задач.

Третье соображение: нужно учитывать альтернативные издержки — когда вы полчаса занимаетесь этой задачей, вы не занимаетесь другой, которую, возможно, гораздо сложнее делегировать. А количество продуктивных часов ограничено.

В общем, я считаю, что спектр задач, которые можно и нужно делегировать сильно недооценивается, и это не-делегирование обосновывается плохими аргументами :)

Для объяснения задачи вам придется быстро распознать, что за картина мира в голове у человека, то есть, какие слова он привяжет к каким объектам реальности. Как это сделать быстро:

• приводить пару примеров на каждый пункт, а потом просить человека привести свой пример. Если удалось — вы, вероятно, друг друга все же поняли;
• в зависимости от уровня человека, написать вместе с ним инструкцию или попросить его самого написать инструкцию — как последовательность действий, которые нужно совершить, чтобы выполнить задачу; пользуйтесь чеклистами!
• не думать, что что-то точно просто и человек по умолчанию это сделает правильно, если только у вас нет явных подтверждений про этого человека и эту задачу :)

В итоге объяснение задачи сводится к тому, чтобы основываясь на заземленных для человека словах передать ему, что нужно сделать. И если вам кажется, что объяснять долго, то это может значить на самом деле, что понимать, что у человека в голове уже есть долго.

4. Проконтролировать результат минимально необходимое количество раз

Две крайности — микроменеджмент и "забить в уверенности, что все будет хорошо".

Микроменеджмент требует много сил от вас и бесит исполнителя.

Забивать в уверенности, что все будет хорошо часто оборачивается горьким провалом.

Лайфхаки:

• контролировать начало выполнения задачи, а не конец;
• если задача длинная, спрашивать пару раз в неделю — нормальный вариант;
• создать канал коммуникации, чтобы человек мог обратиться, если начнет быть тяжело или непонятно;
• заложить время на проверку и доделку (но не говорить об этом исполнителю:)).