Построение системы отчётности в проекте

Все знают о невозможности управления бизнесом без знания его показателей. Да и даже если очень хочется, налоговая, к сожалению, не оценит такие стремления. Поэтому отчётность – это данность, её необходимо принять и смириться. Но, как и со многими вещами в жизни, есть вариант получше: изменить отношение к объекту, вызывающему внутри «смешанные чувства». И именно в случае с отчётностью, в этом кроется значительная выгода.

Необходимо понять, что единожды настроив отчётный механизм, вы, как компания, избежите огромного количества проблем, сможете предвидеть зарождающиеся негативные и позитивные тренды внутри бизнеса и избегать ошибок ещё до их фактического появления.

Конечно, за одну итерацию всё настроить не получится, даже если имеется шаблон. Во-первых, потому что у любого отчёта должна быть цель, иначе вы просто окажетесь обладателем кучи бесполезных значений. Во-вторых, идентичными по сути, для любого типа компаний, являются только ОПиУ (P&L), ДДС и балансовый отчёт (БАЛАНС). Остальные же составляются индивидуально, по необходимости. А теперь к делу!

Инструкция по этапам составления отчётов в любом проекте. В процессе пояснения будем использовать эффективные, на наш взгляд, модели, реализованные в различных проектах.

Определить этап развития бизнеса. Условно приведём такую градацию: «только запустились», «на пути к самоокупаемости», «прибыль и рост», «конкуренция и оптимизация». Понимание этапа поможет расставить приоритеты при введении отчётности.
Определить текущие цели бизнеса. Цели определяют задачи. Но не стоит ограничиваться одним числом. Например, «1 млн долларов в месяц» в качестве цели, делайте как хотите! Стоит декомпозировать её и свести к ряду метрик, действительно влияющих на достижение цели. В зависимости от них будут формироваться отчёты. Важно! Существуют так называемые «ванильные метрики». Это показатели, связь которых с целью/результатом кажется очевидной, но по факту таковой не является. Например, количество скачиваний приложения. Как будто чем больше скачиваний, тем больше доход компании. Но в реальности здесь нет прямой взаимосвязи. Скачать могут сотни, пользоваться единицы.

Далее приведём пример отчётности в зависимости от этапов, основываясь на наших проектах.

Только запустились. Есть бизнес-план. Вложения в закуп товара, покупку станков, или найм пары сотрудников для создания приложения.
На раннем этапе развития понадобятся три стандартных отчёта: ОПиУ, ДДС, БАЛАНС.
На пути к самоокупаемости. Имеется понятный продукт, тестируются гипотезы по сбыту. Поиск соответствия продукта рынку (Product-market fit)
На данном этапе имеет смысл ввести отчёт по ключевой конверсии. Например, в приложении HappyTails – процент людей, дошедших с рекламы до создания профиля питомца и заполнивших его. В любом другом бизнесе ей может являться конверсия с основной воронки продаж.
При использовании платного канала привлечения, рекомендуется ввести отчёт по эффективности этого канала в контексте воронки продаж. В таком случае необходимо рассчитать юнит-экономику. Если канал используется в контексте, например, бренд-маркетинга, то она не понадобится.
Остальные отчёты зависят от целей. Например, в HappyTails при решении масштабироваться через клиники, метрикой будет являться количество подключённых клиник, а отчёт охватит все этапы переговоров (воронки) и покажет конверсию.
Прибыль и рост. Есть, как минимум, один эффективный канал привлечения и продаж. Продукт или серия продуктов. Попытка занять максимально возможную долю рынка.
Расширяйте существующие отчёты. Появляются подрядчики, различные фонды, усложняется финансовая структура компании.
Также, на текущем этапе желательно установить метрики и отчёты по эффективности отделов, дополнительные метрики качества, например, NPS. Делается это для поиска дальнейших точек роста бизнеса. В качестве примера можно взять любую систему, будь то IT-проект или завод. Имея возможность чётко видеть как происходит работа на всех этапах, становятся заметны узкие места. «Бутылочные горлышки». А результат работы всего бизнеса прямо пропорционален производительности самого слабого элемента системы. Поочерёдно исправляя такие звенья, одно за другим, смотрим как улучшается система. Подробнее об этой методике можно почитать в книге Элияху Голдратта «Цель: Процесс непрерывного совершенствования».
Отчёты по KPI. Можно вводить и на втором этапе, если в этом есть смысл.
Конкуренция и оптимизация. Бесконечный этап. Занята определённая часть рынка. Невозможность расти дальше, используя привычные методы с предыдущего этапа. Лимит рынка. Дальнейший рост – война с конкурентами или освоение новых ниш.
У 4-ого этапа нет явных требований к дополнительной отчётности. Всё зависит от выбранной стратегии и целей. Как правило, это довольно специфичные узкопрофильные отчёты, которые выгодны конкретной компании. Например, отчёт по частоте упоминания бренда в соц. сетях и поисковике или отчёт о процентном соотношении представленности бренда на полках в различных торговых сетях относительно других брендов в данной товарной категории.

Мысли и советы из практики.

Не стоит переусложнять отчёты и пытаться наполнить их всеми возможными показателями на старте. Лучше действовать поступательно. Как и во всём в жизни, это быстрее, проще и приятней. Предугадывать необходимо в разумных пределах, опираясь на цели, риски, количество попыток и т.д.
Шаблоны – это хорошо, но если шаблон перенасыщен данными, лучше сделать свой. Иначе станет сложно его поддерживать, и чем дальше, тем сложнее будет перейти на другой.
Всегда лучше начинать с ручного заполнения отчётов. И только после отработки шаблона и понимания необходимости освобождения ресурсов – следует автоматизация. В противном случае, времени на различные доработки и разработку стартового варианта уйдёт намного больше.
Отчёты должны вестись и просматриваться. Если заполнять их раз несколько месяцев, пользы для бизнеса в этом не будет. Это должно стать регулярной практикой. Тогда реакция на изменения будет максимально быстрой, а шанс принять правильное решение кратно вырастет.
Внутри отделов не стоит навязывать сотрудникам какую-то определённую форму отчётности. Они должны вывести свой собственный формат, иначе не будет ни правильного ведения, ни мотивации для заполнения.
Когда кто-то приходит узнать определённые показатели, стоит задавать вопрос «зачем они нужны?». Возможно, требуется что-то совершенно другое и не придётся делать бессмысленную работу.

Основные сервисы, используемые нами для составления отчётов на проектах:

Google-таблицы – всем известные таблицы. Всё ещё остаются базовым инструментом работы с любыми данными.
Fibery – платформа для управления рабочими процессами. Мы перепробовали много разных, в том числе популярные Jira, Clickup и т.п. и пришли к выводу, что файбери имеет наиболее удобную систему с простой возможностью автоматизации, быструю реакцию на обратную связь (по нашим запросам дорабатывали функционал в приемлимые сроки) и возможность в одном пространстве удобно соединять блоки управления процессами и хранения различной документации. Решение платное, бесплатной простой альтернативой всё ещё остаётся Trello.
Metabase – сервис визуализации данных. Сильно проще PowerBI. Хорош на старте и среднем уровне, дальше потребуется аналитик для более сложных отчётов.
BigQuery – быстрое, экономичное и масштабируемое хранилище для работы с Big Data, которое можно использовать, если нет возможности или желания содержать собственные серверы. В нем можно писать запросы с помощью SQL-like синтаксиса, стандартных и пользовательских функций.
Sheetgo – автоматизация гугл таблиц. С помощью него можно соединять разные таблицы между собой, получать и отправлять данные из одних таблиц в другие.

На основе выше описанного можно сделать вывод: алгоритм действий для создания общей системы отчётности не так сложен, и стоит ответить лишь на несколько главных вопросов, чтобы понять с чего начать. Но "дьявол кроется в деталях". Поэтому постепенно мы будем дополнять цикл статей об отчётности различными примерами и, насколько это возможно, универсальными решениями для определённых кейсов.