Как руководители внедряют удаленный формат работы. Опыт проектной компании «Эра Проект»
Владимир Кречко – заместитель гендиректора по проектированию в компании Эра Проект и основатель компании ГЕОПРО. Сейчас в компании Эра Проект около 80% сотрудников работают удаленно – на субподряде и аутсорсе.
В период ковида руководство вынужденно начало внедрять удаленный формат. Теперь, когда необходимости в удаленке нет, компания продолжает сотрудничать с удаленными сотрудниками и создает собственные наработки для эффективной работы в команде.
Удаленный формат работы исключает риск кассового разрыва
Переход на удаленный формат вызван банальными экономическими условиями. При работе со штатными сотрудниками любые приостановки в реализации или задержки в оплате со стороны заказчика вызывали кассовые разрывы. Это критично сказывалось на фонде оплаты труда и в удержании стабильного зарплатного фонда. Так в компании сделали вывод, что реализация проектов на субподряде исключает эту проблему, т.к. работа выполняется на результат, а оплата сдельная.
К тому же, специалисты, которые работают на результат, при правильном подходе к управлению более мотивированные, чем те, кто находится на окладе.
Осознав это, компания поставила перед собой цель организовать не менее эффективную работу в удаленном формате с субподрядчиками.
Переход на удаленный формат начался с создания виртуального офиса
Основным мощнейшим импульсом перехода на удаленку стал 2020 год и ковид. В тот период компании были вынуждены научиться работать в удаленном формате.
Первое, что сделали в Эра Проект – создали виртуальный офис, в котором объединялась и коммуницировала вся команда. Так в компании смогли сохранить общую жизнедеятельность в удаленном формате.
Виртуальный офис позволяет работать из любой точки мира и получать быстрый отклик от коллег и команды проекта. В нем же можно проводить общие организационные административные совещания и коммуницировать со всей командой.
Discord в качестве виртуального офиса
Команда долго анализировала рынок по приложениям, которые могли бы удовлетворить их потребности, и остановились на Discord.
Discord — это бесплатная программа для обмена голосовым, видео и текстовым чатом. Чаще всего ее используют геймеры. В Эра Проект программу приспособили для своих задач. Она гибкая и позволяет создать любое количество каналов (в случае компании это переговорные), назначить роли и уровни административных возможностей.
Постепенно в культуре компании пришли к тому, что проектирование – это командный процесс. Так ввели понятие «команда проекта», которая выделяется на разработку проектной, рабочей и концептуальной документации. В рамках этой парадигмы и начали реализовывать проекты.
Задачники и регулярные совещания для эффективной удаленной работы
Помимо виртуального офиса, руководство пришло к тому, что нужно визуализировать и систематизировать процессы, находясь удаленно друг от друга. Тогда стали внедрять таск-трекеры: Trello, Kaiten, Jira. Это такие задачники, в которых на старте любого проекта создается доска. В нее выгружаются задачи по мере реализации проекта.
По методологии Scrum и Kanban ввели совещания для более эффективной и прозрачной работы сотрудников на удаленке.
- Совещания каждый/через день – 15-минутная планерка для статусной синхронизации задач
- Совещания раз в 1-2 недели для планирования задач на ближайшие 2 недели
- Ретроспектива по окончании проекта – анализ завершенного проекта для улучшения процессов реализации и коммуникации на будущее
Подводные камни в удаленном формате работы
Есть определенные риски в работе с удаленными сотрудниками.
Изначально на старте проекта нужно договариваться о правилах взаимодействия и работы в удаленном формате. Тогда исполнитель будет четко понимать необходимый уровень погружения и в процессе не возникнет недопониманий и конфликтов.
Прежде чем выбирать сотрудников, нужно провести общение в несколько этапов. На практике уже в первые 2 недели работы становится понятно – добросовестный исполнитель или нет.
Реализация любого проекта требует подготовительного мобилизационного периода – сбор команды, знакомство, сбор информации, создание виртуального офиса или сервера.
Исполнители не работают строго по плану с четкими объемами. Если заказчик вдруг попросит поменять «здесь и там», то сделать это оперативно с удаленщиком будет сложнее. В офисе по факту это делается в разы быстрее.
Удаленные исполнители работают на результат и поставленные цели. Работают гибко, с учетом возникновения задач на текущий момент реализации и инерционно с шагом 1-2 недели.
При всех недостатках, работа с удаленными сотрудниками сокращает издержки ФОТ и позволяет компании гибко масштабироваться, в зависимости от количества объектов.