Как ставить задачи, чтобы они выполнялись
Одной из самых важных и, одновременно, сложных обязанностей любого руководителя является эффективная постановка задач подчиненным. Многие из нас сталкивались с тем, что сотрудники не выполняют задания должным образом, а при предъявлении претензий слышим в ответ подобные фразы: «А вы мне этого не говорили!» или «Вы не так сказали!». Эти ситуации указывают на проблему в постановке задачи.
В этой статье вы узнаете, как же ставить задачи таким образом, чтобы они выполнялись безупречно?
А также вас ждет подарок — чек-лист «11 подходов к постановке целей».
Ситуационное руководство: что это и как работает?
Ранее считалось, что существует всего два подхода к управлению сотрудниками: директивный и поддерживающий. Директивный подход предполагает жесткое руководство, выдачу четких инструкций и строгий контроль, тогда как поддерживающий фокусируется на мотивации и улучшении отношений с сотрудниками. Однако многие замечали, что жизнь куда сложнее, чем эта бинарная модель.
Вследствие этого возникла теория ситуационного руководства, предложенная Полом Херси и Кеном Бланшаром.
Они утверждают, что наряду с директивным и поддерживающим подходами существуют различные комбинации этих стилей. На практике это выглядит как матрица из четырёх квадрантов:
1. Высокая директивность и низкая поддержка — указывающий.
2. Высокая директивность и высокая поддержка — наставнический.
3. Низкая директивность и высокая поддержка — поддержка.
4. Низкая директивность и низкая поддержка — делегирование.
Определение уровня готовности сотрудника
Чтобы выбрать правильный стиль управления или постановки задачи, нужно оценить уровень готовности сотрудника. Это включает в себя два критерия:
1. Компетентность: способен ли сотрудник выполнить конкретную задачу?
2. Мотивация: хочет ли сотрудник выполнить эту задачу?
Сочетая эти критерии, можно выделить четыре состояния готовности сотрудника:
Разберем, какой стиль подходит для каждого из этих состояний.
Примеры применения разных стилей
Могу и хочу
Представьте, что вы поручили задачу сотруднику, который уже имел успешный опыт выполнения подобной работы и мотивирован её выполнить. В этом случае подходит делегирующий стиль. Сотруднику не нужна пошаговая инструкция и мотивационные разговоры. Он достаточно компетентен и мотивирован, чтобы справиться с задачей самостоятельно. Просто установите конечные цели и контрольные точки.
Не могу, но хочу
Сотрудник проявляет интерес и мотивацию к задаче, но никогда её ранее не выполнял. Здесь требуется инструктаж. Важно предоставить детальные пошаговые инструкции, необходимые ресурсы и своевременную обратную связь, чтобы сотрудник мог успешно справиться с задачей. Мотивация уже присутствует, поэтому акцент должен быть на обучении.
Могу, но не хочу
Ситуация сложнее: сотрудник обладает необходимыми навыками, но не хочет выполнять задачу. В этом случае используется поддерживающий стиль. Вам необходимо мотивировать сотрудника, убедив его в значимости задачи и потенциале наград за её выполнение. Здесь важно честное и открытое общение, вовлечение сотрудника в процесс.
Не могу и не хочу
Самая проблематичная категория. Сотрудник не имеет навыков и не проявляет желания учиться. Здесь нужен убеждающий стиль — объединение поддержки и директивности. Вам придётся и мотивировать, и обучать сотрудника одновременно, показывая, как задача в конечном итоге принесет пользу и ему, и всей команде.
Подводные камни и как их избежать
Теперь, когда вы знаете основы ситуационного руководства, давайте обсудим несколько типичных ошибок и подводных камней, с которыми сталкиваются руководители:
1. Не чёткая постановка задач
Иногда руководители дают слишком общие или расплывчатые инструкции. Чтобы задачи выполнялись, необходимо определить конкретные цели и ожидания. Следует использовать принцип SMART: задачи должны быть конкретными (Specific), измеримыми (Measurable), достижимыми (Attainable), релевантными (Relevant) и определёнными по времени (Time-bound).
2. Недостаток коммуникации
Постоянная обратная связь критически важна. Обсуждайте с сотрудниками прогресс, трудности и обеспечивайте поддержку.
3. Игнорирование индивидуальных особенностей
Каждый сотрудник уникален. Пытаться применить один и тот же подход ко всем — ошибка. Важно понять сильные и слабые стороны каждого, чтобы использовать их наиболее эффективно.
4. Недостаток мотивации и признания
Всегда важно мотивация. Убедитесь, что хорошая работа признаётся и вознаграждается, а сотрудники осознают свою значимость.
Постановка задач — это искусство, требующее чуткости и умения подстраиваться под конкретные ситуации и личные особенности сотрудников. С помощью ситуационного руководства можно значительно повысить продуктивность и удовлетворенность команды. Ключевым моментом является адаптивность и умение гибко менять стиль управления в зависимости от уровня готовности сотрудника.
Берите на вооружение эти рекомендации, практикуйте их в повседневной работе, и вы увидите, как ваша команда станет более организованной, мотивированной и продуктивной. Успехов вам на этом пути!
Ещё больше о том, как добиваться поставленных целей, мы будем говорить на очном тренинге, который пройдет 14 сентября в Москве. Присоединяйтесь!