July 16

5 золотых правил тайм-менеджмента для управленца

Собственники — это люди, на которых, на самом деле, держится весь бизнес. У вас должно быть время на принятие стратегически важных решений, но вместо этого, чаще всего, драгоценные минуты уходят совсем на другие задачи. Выгорание, нехватка ресурсов на семью и близких, да и просто хоть на какую-то жизнь. И все это из-за неправильной организации управленческого времени.

Правило, которое поможет не выгорать

Первое и самое главное правило планирования для собственников — занимайся своим делом!

Наша работа делится на управленческую и неуправленческую деятельность. Мы, как предприниматели, большую часть времени должны заниматься управленческой деятельностью и меньшую — оставшимися неуправленческими задачами. Управленческая деятельность — это то, что относится к циклу менеджмента:

  • планирование
  • организация
  • руководство
  • контроль

Все, что относится к этим четырем функция менеджмента является управленческой деятельности. И абсолютно нормально, если эта деятельность преобладает в вашем списке дел. Но если в вашем списке задач больше такой работы, как «сам еду на переговоры», «сам, за моих сотрудников, выполняю их обычные задачи», то в этот момент вы занимаетесь неуправленческой деятельностью. Здесь очень важно выдерживать баланс: считается, что соотношение должно быть 70 на 30.

То есть неуправленческие дела должны занимать не больше 30% времени от всего вашего рабочего дня.

Иначе большую часть времени вы начнете заниматься задачами сотрудников.  Поэтому когда вы начинаете выполнять слишком много задач рядового сотрудника, вы становитесь лишь высокооплачиваемым специалистом для своей же компании. Так что, лучше занимайтесь своим делом и следите за балансом управленческой и неуправленческой деятельности.

Второе правило тайм-менеджмента

И это — соблюдение правила ежедневного планирования: вы не имеете права занимать задачами более 50% вашего рабочего времени. Например, если вы планируете уделять работе 8 часов в день… Правда, обычно вы работаете 12—14 часов, поэтому давайте будем реалистами. Если вы хотите посвятить работе 12 часов, это значит, что запланированных дел (встреч, переговоров и т.д.) на этот день должно быть не более, чем на 6 часов. Почему? Потому что еще 50% времени у вас займут «внеплановые» задачи, которые итак прилетят в ваше расписание.

К сожалению, обычно мы планируем совершенно по-другому: сразу плотно забиваем все свое расписание задачами на весь день, а потом удивляемся, почему мы не успели их выполнить. И естественно, часть задач вы не сделаете, и они будут перенесены на следующий день. Из следующего дня в следующий, и так далее, и так далее.

Третье правило эффективного тайм-менеджмента

Третье правило вытекает из предыдущего: раз мы любим планировать сразу и много, значит идей у нас действительно ого-го. Понятно, что реализовать все и сразу не удастся, а значит, мы должны уметь расставлять приоритеты.

Третье правило — это правило расстановки приоритетов. Раз я не могу сделать все, я должен уметь выбирать важное и самое главное.

Лучше всего здесь помогает матрица Эйзенхауэра, который рассказал нам, что для определения дела, действительно заслуживающего внимания, нужно сравнить задачи между собой по двум критериям. Первый критерий — важность. Что действительно важно, а что на самом деле не очень? Второй критерий — срочность. В результате получится четыре вида дел, которые могут встретиться в вашем расписании:

  1. важные и срочные;
  2. важные, но несрочные;
  3. срочные, но на самом деле не важные;
  4. неважные и несрочные.

Часто мы, как собственники, считаем, что чем больше в нашем расписании важных и срочных дел, тем более мы продуктивны. На самом деле это ошибка и заблуждение.

Основной деятельностью предпринимателя должны быть важные, но несрочные задачи.

Если в вашем календаре только  важные и срочные дела, это говорит о том, что вы все время находитесь в режиме пожара и цейтнота, в который вы сами же себя и загнали. Выйти из него возможно лишь тогда, когда вы начнёте отдавать приоритет делам, которые важны, но не горят. Именно тем моментам, когда вы можете остановиться, например, и подумать: куда вы хотите двигаться дальше? Или как улучшить тот или иной процесс?

Правило четвертое

Оставьте 25% на незапланированные дела, встречи и переговоры.

Возвращаемся к нашему правилу ежедневного планирования, в котором мы уже определили, что 50% нашего времени мы занимаем делами, а оставшиеся 50% должны оставить свободными. Так вот для чего нам эти свободные 50% — 25 % из них мы самостоятельно займем не запланированными задачами, а 25% у нас как раз останется для внеплановых для, которые как раз прилетят сами собой. Так у вас всегда будет запас времени, когда вы, находясь в ресурсе, сможете без какого-либо цейтнота решать эти незапланированные дела.

Правило пятое — спонтанная творческая деятельность

Вы удивитесь, но у вас должен быть запас по задачам, на случай, если вдруг не прилетели вот эти незапланированные 25%. Тогда вы просто открываете свой запасной список и выбираете задачи, до которых все никак «не доходили руки», для выполнения. Это тот самый лайфхак, который, в том числе, убережет вас от выгорания.

У этого правила даже есть забавное научное название — спонтанная творческая деятельность.

Спонтанная творческая деятельность в работе собственника это то, что вам нравится, то, от чего вы получаете удовольствие, но что невозможно делать каждый день. В нашей бесконечной гонке за результатами, мы в первую очередь хватаемся за то, что «надо», и все время находимся в позиции «я должен». У нас просто не доходят руки, и не остается времени на вот те задачки, которые на самом деле доставляют удовольствие и радость. Из-за которых, вы, возможно, вообще занялись когда-то этим делом.

По итогу это приводит к тому, что через некоторое время работа становится вам не интересна, и вы сталкиваетесь с профессиональным выгоранием. Чтобы себя от него защитить, вы имеете полное право, я бы даже сказала, что вы должны и обязаны, оставшиеся 25% времени вашего расписания занять именно теми задачами, от которых вы получаете удовольствие и кайфуете.

Давайте честно, читая эту статью, у вас, наверняка возникали вопросы: а как мне внедрить все эти правила, если все горит настолько, что начав заниматься управленческими задачами все рухнет за пару дней?

Я вас прекрасно понимаю. Поэтому, в первую очередь необходимо выстроить систему управления. Чтобы ваш бизнес мог расти и развиваться руками команды, а вы высвободили свое время на стратегию.

На курсе «Управленческий цикл» мы пошагово внедряем в ваш бизнес необходимые инструменту управления, которые помогают вам наконец-то выйти в роль собственника

Оставить заявку на курс и получить консультацию от отдела обучения