Как проводить эффективные совещания

Одна из важных и актуальных тем, касающихся работы многих организаций и команд – эффективность совещаний. Они стали неотъемлемой частью нашего профессионального общения, но, несмотря на их распространенность, мы все чаще сталкиваемся с проблемой их неэффективности.

Каждое совещание, будь оно кратким или продолжительным, требует времени, усилий и ресурсов. Однако в большинстве случаев мы можем заметить, что значительная часть этих встреч не приносит ожидаемых результатов. Нередко совещание перетекает в простой “разговор по душам”, не имеющий ничего общего с обсуждением бизнес-процессов. Собрались, поболтали, потратили время, и разошлись. Безрезультатно. Так как же избавиться от этого?

Поэтому я предлагаю вам простой пошаговый план, который позволит проводить более результативные и полезные совещания, соответствующие современным требованиям и ожиданиям.

Как проводить эффективные совещания?

Планирование и подготовка

Грамотная подготовка – это главный секрет успеха. Если вы выполнили этот шаг, успешное проведение совещания почти у вас в кармане. На этом этапе очень важно определить – почему и зачем вы хотите провести это совещание? Каких целей вы хотите достичь? Спланируйте организационные моменты: где и когда должна пройти встреча? Вдумчиво подойдите к выбору участников: точно ли вам нужны все сотрудники или можно выбрать несколько ключевых специалистов? Сформулируйте повестку встречи: что именно вы будете обсуждать?

Повестка и цели

Когда вы определились с целями и темами обсуждения – расставьте приоритеты. Проранжируйте выбранные темы обсуждения и выберите первостепенные. Обязательно проинформируйте участников о повестке. В текущей реальности люди так перегружены встречами, что перестают принимать приглашения на совещания, если не указана адженда. Отдельно сообщите, если со стороны участников потребуется какая-то подготовка.

Убедитесь, что приглашенные участники подтвердили свое присутствие на встрече. Удобнее всего это делать через приглашение в календаре, но можно выбрать и другие способы.

Роли

Для того, чтобы процесс совещания был управляемым, важно распределить роли.

Ведущий – это тот, кто организует обсуждение и управляет ходом встречи. Эту роль вам не обязательно брать на себя, вы можете ее делегировать.

Секретарь – тот, кто фиксирует наработки вашей встречи.

Принимающий решение – эту роль вы можете взять на себя, а можете разделить с участниками. Важно в самом начале встречи проговорить, кто и как будет принимать решение.

Таймкипер – это хранитель времени. Человек, который следит за соблюдением временных ограничений. Например, вы договорились, что у каждого есть 2 минуты на высказывание. Задача таймкипера держать всех в этих рамках.

Обсуждение

Этап обсуждения можно правомерно назвать самым сложным. Чтобы управлять дискуссией вам могут потребоваться дополнительные инструменты фасилитации, модерации и урегулирования конфликтов. И это зачастую требует отдельного обучения.

Что вы можете сделать уже сейчас – строго следить за соблюдением повестки. Иначе все снова превратится в хаос. Если в ходе встречи появляются дополнительные вопросы или новые темы – попросите секретаря их зафиксировать, чтобы вы могли к ним вернуться на этой или отдельной встрече.

Принятие решения

Эффективное совещание обязательно должно завершаться принятием решений и выбором дальнейших действий. На собрании вы можете информировать участников о принятом решении.

Вы можете собрать идеи и предложения с участников, а затем определиться с дальнейшими действиями самостоятельно.

Также вы можете принимать решения вместе с командой. Например, с помощью голосования. В этом случае при спорных результатах голос председателя приравнивается к двум. В другом варианте вы можете обсуждать варианты до достижения полного консенсуса, то есть стопроцентного согласия.

План действий

Этот этап завершающий при проведении совещания. Как мы уже говорили, каждое совещание должно приводить к конкретным решениям и последующим действиям. На этом шаге важно достичь соглашения, а также договориться о том, кто, что и когда делает.

Более того, вы должны решить, когда состоится встреча для обсуждения результатов реализации ваших планов. Многие договоренности так и остаются на бумаге, так как никто потом не контролирует их внедрение на практике.

А что ещё?

Из своих личных лайфхаков, я бы рекомендовала сразу же переносить задачи, поставленные в рамках совещания, в электронные сервисы управления бизнесом (Битрикс24, Кайтен, Миро, ПланФакт), с четким указанием ответственных лиц и сроков выполнения. Классно, если это будет делать секретарь, непосредственно во время совещания. Так, по завершению встречи, каждый сотрудник сразу же будет видеть, за какую задачу браться, и все ваши планы будут реализованы.

Ну и, конечно, не забывайте контролировать выполнение поставленных задач, проводя ретроспективу каждые 1-2 недели. Так вы будете держать «руку на пульсе» и сможете своевременно вносить корректировки.