Топ-7 вопросов как оргструктура побеждает «пожары» в бизнесе
1. Что такое оргструктура и почему это очень важно для бизнеса?
Сразу оговорюсь: эта тема достаточно глубока, и объять её в двух словах проблематично. Однако для базового понимания попытаюсь это сделать. Итак, оргструктура представляет собой наглядный бизнес-процесс компании, то есть список всех функций в организации, выполнение которых приводит к эффективной работе.
Для лучшего понимания приведу пример. Допустим, у вас есть небольшой магазин хлебобулочных изделий. В этом бизнесе также присутствуют различные функции. Одни сотрудники занимаются получением необходимых разрешений и лицензий. Другие отвечают за найм продавцов, пекарей и кассиров. Отдельные работники заботятся о внешнем виде и интерьере магазина. Есть те, кто занимается финансами, включая выдачу заработной платы. Ещё один сотрудник отвечает за закупку муки и других ингредиентов. Конечно, кто-то должен непосредственно заниматься выпечкой. И, безусловно, нужны люди, которые будут продавать готовую продукцию. Важно отметить, что все эти функции могут выполняться одним человеком — об этом я расскажу позже. Кроме того, стоит помнить о контроле качества и обучении персонала, однако для упрощения примера я не буду рассматривать эти моменты.
Функции описаны и представлены в формате блок-схемы в сервисе Miro, который виден всем сотрудникам. На этой схеме, помимо функций, указаны все должности и конкретные люди, выполняющие данные роли. Например, в отделе закупок муки и мяса работает менеджер по закупкам Екатерина Степанова.
Теперь перейдем ко второй части вопроса: почему это важно. Предположим, что Екатерина Степанова из нашего примера уверена, что она отвечает за работу цеха, а закупка сырья лежит на директоре. Она лишь иногда помогает ему, когда видит, что он не справляется. Директор, в свою очередь, полностью уверен, что это ее обязанность. Чтобы процесс не останавливался, он готов сам время от времени закупать муку и мясо. Ситуация, которая кажется комичной, но на самом деле часто встречается в реальности... И в жизни она далеко не так комична. Возможны взаимные претензии, срыв поставок, простой цеха и, как результат, потеря выручки и прибыли собственника. Все это можно избежать, если в компании внедрена организационная структура.
2. Мы 100 лет работаем без нее, и все нормально. У других ее тоже нет. Зачем начинать?
Здесь есть два момента. Во-первых, никто никого не пытается убедить. Если в вашей компании все замечательно, то я искренне рад за вас. Но если последние 5 лет вы работаете на износ, постоянно возникают конфликты и поиски виновных, то стоит ли продолжать так же следующие 5 лет, а то и больше?
Второй момент заключается в том, что даже когда в целом все идет более или менее нормально, и наблюдается определенный рост компании, все равно есть повод для размышлений. А именно, что было бы, если бы усилия руководства и сотрудников не тратились на «тушение пожаров» и разбирательства между собой. Что если бы каждый точно знал, что от него ожидается, и весь коллектив работал бы как единая команда? Возможно, небольшой цех из нашего примера за 5 лет превратилась бы в международную сеть ?
3. «У нас особенный бизнес, не как у других. Шаблонные решения нам не подходят»
Большинство владельцев бизнеса утверждают, что их компания уникальна. Я не встречал предпринимателя, который сказал бы, что его бизнес ничем не отличается от остальных. Я согласен с этим, ведь каждая организация имеет свой уникальный «характер», который проявляется в работе.
Однако, несмотря на уникальность каждой компании, существуют общие черты. Нет бизнеса, который не имел бы дело с финансами, персоналом и продажами. Более того, у каждого бизнеса есть продукт. Поскольку ключевые функции присутствуют в каждой организации, правила игры для них могут быть универсальными. Организационная структура как раз и определяет эти правила.
4. Это уже для целых корпораций! А у нас всего то 6 (10,30,50) человек
Давайте вспомним нашего менеджера Екатерину Степановну из первого пункта. Может быть, в цехе работают только она и директор. А теперь представим сеть супермаркетов с собственными пекарнями, где в каждой точке на производстве занято около пяти человек.
Интересно, что в обоих случаях функция одна и та же, но число исполнителей разное. Значит, и организационная структура будет похожей. Этот инструмент настолько универсален, что его можно применять как к гаражом цеху про произвести мебели, так и к крупной фабрике.
5. «Нужно быть специалистом, чтобы разобраться в этом!»
Мне кажется, что если предприниматель уже несколько лет в бизнесе и его компания до сих пор функционирует, то он способен освоить что-то новое для своей организации. Вопрос в том, что этих новых вещей становится слишком много. Мы живём в эпоху информации: вокруг нас множество тренингов, семинаров, лекций. Выбор того, на чём следует сосредоточиться, непрост, но возможен. Необходимо посмотреть, где уже применяется обсуждаемый подход.
Что касается организационной структуры, то этот инструмент используется в сотнях и тысячах компаний только в странах СНГ. В мировом масштабе это число на порядок больше. Оргструктура популярна, поскольку не требует специальных знаний. Это не высшая математика и не ядерная физика. Это скорее таблица умножения в бизнесе — простой, понятный и надёжный инструмент, начать пользоваться которым может любой собственник в короткие сроки.
6. «Сомневаюсь, что мои сотрудники осилят это»
Такая ситуация может возникнуть в двух случаях. Первый — когда вводится неэффективная технология. В таких случаях команда обычно старается избавиться от этих новых «ограничений», и это вполне логично. Второй сценарий: владелец не до конца понимает, что внедряет. Вместо того чтобы самостоятельно углубиться в вопрос и помочь сотрудникам сделать то же самое, он жёстко пресекает любые дискуссии. Просто «я отправил приказное письмо всем сотрудникам компании, исполняйте приказ и без лишних вопросов». Такой подход, конечно, не будет популярен среди сотрудников.
Оргструктура — это другое дело. Первый пункт отпадает сам собой, просто потому что есть успешные компании, которые много лет назад внедрили этот инструмент, и с тех пор их дела идут в гору. Они являются доказательством эффективности. Что касается второго пункта, то это действительно может быть проблемой. Если владелец нахватался умных фраз, которые сам не до конца понял, то это может привести к недопониманиям. Именно поэтому в моих проектах по систематизации бизнеса основное внимание уделяется помощи в внедрении. Если разделить все усилия на 100%, то только 30% будет посвящено теории. Остальные 70% — это непосредственная помощь владельцу в интеграции инструментов в его бизнес.
Отмечу, что иногда после внедрения инструментов, таких как оргструктура, некоторые сотрудники наших клиентов уходят. Но это скорее хорошая новость, чем плохая. Организационная структура делает работу компании прозрачной, а значит невозможно скрываться в углах, имитировать активность и присваивать то, что плохо лежит. Поэтому потеря кого-то из команды — это не всегда проблема.
7. «Её нужно постоянно поддерживать и держать руку на пульсе, мы не обладаем такими возможностями в сегодняшних реалиях нашего бизнеса»
Внедрение оргструктуры может потребовать некоторых ресурсов, включая время, усилия и финансы. Да, это факт. Кто-то должен описать, визуализировать и объяснить оргструктуру сотрудникам. Это может показаться дополнительной нагрузкой, но стоит ли оно того? Ответ зависит от приоритетов. Если владелец бизнеса постоянно занят решением мелких проблем, это отнимает много времени и энергии. Внедрение оргструктуры может помочь избежать этих проблем, что в итоге сэкономит время и ресурсы.
Кроме того, практика показывает, что после внедрения оргструктуры сотрудники начинают работать эффективнее. Компания может производить больше продукции и зарабатывать больше денег. Стоит ли это единовременных затрат времени и ресурсов? Конечно, стоит. Это также может стать источником мотивации для владельца бизнеса. Когда он видит, что нововведения приносят результаты, это дает ему энергию и желание двигаться дальше. Это ключ к масштабированию бизнеса.
Заключение
Я ответил на самые частые вопросы по оргструктуре, но допускаю, что у вас могут появиться новые. Если у вас появились вопросы касаемо организационной структуры компании. То можете написать в личные сообщение в Телеграме.
Подпишись на канал Никита Гарипов | Система в бизнесе, чтобы не потерять.