Как внедрить управленческий учет
Управленческий учёт представляет собой систему учёта, аналогичную бухгалтерскому учёту, но предназначенную для нужд бизнеса. Он позволяет руководителям управлять бизнесом на основе цифр, а не полагаться исключительно на интуицию. Хотя по закону ведение управленческого учёта не является обязательным, его внедрение может быть полезным если собственник хочет понимать, на что тратит деньги, как ему развиваться и получать больше прибыли.
Что такое управленческий учет
Управленческий учет — это инструмент для управления бизнесом на основе цифр. Управленческий учет — его еще иногда называют финансовым — помогает собственникам компаний принимать решения и рулить бизнесом, основываясь на финансовых показателях, а не интуитивно.
Например, у владельца производства есть 5 миллионов рублей на расчётном счёте. Он покупает новое оборудование. Но потом у него начинаются проблемы с деньгами в бизнесе.
Оказалось, что эти деньги были авансом от клиента, который потом передумал и отменил сделку. Если бы владелец вёл управленческий учёт, он бы знал, что эти деньги пока не принадлежат компании.
Управленческий учёт и бухгалтерский учёт — это два разных вида учёта, которые не могут заменить друг друга.
- Бухгалтерский учёт – обязателен для юридических лиц и ведётся в строго регламентированной форме. Его цель — предоставить достоверную отчётность перед государством.
- Управленческий учёт – не является обязательным и может вестись по желанию. В нём используются различные формы отчётности, которые позволяют более эффективно управлять бизнесом.
В бухгалтерских документах не покажут зарплаты, которые выдают в конвертах. Чтобы их не было видно, такие зарплаты записывают как другие расходы. Из-за этого в документах не видно, сколько денег на самом деле потратила компания. А в управленческой отчетности серые зарплаты будут серыми зарплатами.
Зачем нужен управленческий учет
Управленческий учет показывает, что на самом деле происходит в бизнесе, и позволяет вовремя принимать управленческие решения.
Так, в бухучете вся отчетность собирается уже по факту, и собственник не может повлиять на прошлые периоды. В управленческом учете изменения происходят сразу же (у кого-то не сразу): например, в финмодель бизнеса вносится крупная инвестиция, и собственник сразу видит, как изменится структура доходов и расходов в этом году.
В общем, зачем же нужен управленческий учет:
- принимать решения на основе цифр, а не пальцем в небо;
- организовывать работу компании без хаотичных решений, заранее;
- видеть реальные доходы и расходы, а не нарисованные для бухотчетности;
- Понимать, что делать дальше.
Часто предприниматели думают, что управленческий учет — это для крупного бизнеса. На самом же деле считать деньги и показатели и видеть картину целиком важно как для малых компаний, так и для любого бизнеса вообще.
Что дает управленческий учет
Управленческий учет показывает реальное состояние дел в компании. Рассмотрим на примере.
Компания «Сайтологи» создаёт сайты.
Основные траты компании — это зарплаты сотрудникам. Без них компания не сможет создать продукт, который можно будет продать. Сотрудники — это ещё и источник дохода компании.
Владелец компании понимал, что тратит много денег на сотрудников, но не знал, как это исправить.
Сотрудники получали разный доход: кто-то работал по часам, кто-то — по фиксированной оплате, а кто-то — за каждую сделанную работу.
Чтобы разобраться с этим, внедрили управленческий учет.
Первым делом составили отчёт о прибылях и убытках — о нём мы ещё поговорим — с разбивкой по проектам.
Оказалось, что проекты, где сотрудникам платят больше всего, приносят меньше всего прибыли, и наоборот. Больше всего компания зарабатывает на консультировании, а не на разработке.
Затем ежемесячный фонд оплаты труда детализировали по пунктам:
Оказалось, что больше всего простаивают самые высокооплачиваемые разработчики, хотя они работают над низкомаржинальными проектами.
Вот что собственник компании выяснил:
- узнал, на чем зарабатывает, и стал уделять больше времени этим проектам;
- понял, что большую часть фонда оплаты труда тратил на зарплаты по низкомаржинальным проектам и на простой, и сократил штат.
В итоге в компании «Сайтологи» расходы снизились чуть ли не вдвое, а прибыль — выросла. Так и работает управленческий учет.
Объекты управленческого учета
Объекты управленческого учета — это всё, что попадает под финансовый анализ в компании и влияет на доходы и расходы. Этот термин, скорее всего, вам не потребуется, но расскажем о нем на всякий случай — вдруг встретится.
Итак, к объектам учета можно отнести:
- активы компании — деньги, дебиторскую задолженность, имущество, сырье;
- доходы и расходы;
- долги — кредиторскую задолженность;
- источники денег — инвестиции, кредиты, займы.
Буквально всё, что влияет на работу компании, ее прибыль и убытки, входит в систему объектов управленческого учета.
Кто ведет управленческий учет
За управленческий учет обычно отвечает финансовый директор: собирает отчетность, анализирует ее, подсвечивает сильные и слабые стороны и риски, помогает собственнику принимать решения. Иногда финдиректора называют финансовым менеджером, но это не всегда так: в крупных компаниях могут работать и финдиректора, и финменеджеры.
Бухгалтер может вести некоторые финансовые отчеты, но он не занимается анализом и не может на основе этих отчетов давать развернутую картину. К тому же бухгалтер большую часть времени будет занят прямыми обязанностями, и управленческий учет, скорее всего, будет вестись по остаточному принципу.
Также финансовым учетом может заниматься собственник, но обычно для этого не хватает специальных навыков, и выводы, которые тот делает, нередко ошибочны.
Документы и отчеты управленческого учета
Если для бухгалтерского учета формы документов стандартизированы, то управленческий учет каждая компания ведет по-своему. При этом нет ни типовых, ни обязательных документов.
Отчет о движении денежных средств. Этот отчет помогает узнать, сколько денег есть у компании, откуда они пришли, по каким статьям выбытий ушли и как часто приходят на счет и уходят с него.
Отчет о прибылях и убытках. Помогает узнать, сколько компания заработала на самом деле, какие расходы преобладают в компании, а также хватит ли прибыли, чтобы выплатить дивиденды, которые хочет собственник.
Баланс. Это отчет, в котором собраны все активы и пассивы компании. Баланс показывает, где спрятана прибыль компании, потому что нередко бывает, что прибыль есть, а на расчетом счете пусто. Также баланс поможет узнать, не слишком ли много у компании долгов, способна ли она рассчитаться с кредиторами и стоит ли бизнес вообще всех усилий.
Как внедряют и автоматизируют управленческий учет
Чтобы внедрить управленческий учет, нужно начать с предварительного аудита:
- посмотреть, какие отчеты ведутся в компании;
- оценить точность текущей отчетности;
- прикинуть, с какими отчетами и показателями нужно начать работать прежде всего.
По опыту могу сказать, практически всегда управленческий учет начинается с отчета о движении денежных средств.
Этот отчет собирают по текущему периоду и ведут ежедневно.
- Шаг 1. Выписать, какие расчетные счета есть в компании, за что на них приходят деньги и куда уходят.
- Шаг 2. Сгруппировать статьи поступлений и трат и тем самым сформировать справочник статей. В этом справочнике должны быть статьи под вашу компанию, а не общие, например из интернета. Так, у производства в нем будет статья «сырье», а у онлайн-школы такой статьи не будет.
- Шаг 3. Собрать все поступления и траты. Это можно сделать в целом по всей компании, по видам деятельности, направлениям работы и даже отдельным товарам.
Главное, что нужно запомнить по отчету ДДС: остатки на расчетных счетах и в таблице должны сходиться.
После отчета ДДС обычно собирают отчет о прибылях и убытках, или ОПиУ. Это делают раз в месяц. Для этого подбивают выручку и расходы по статьям:
Кроме этого, в ОПиУ учитывают налоги, проценты по кредитам и амортизацию.
И ДДС, и ОПиУ собирают по текущему периоду, и уже когда управленческий учет в компании настроен, можно собрать эти отчеты в качестве ретроспективы.
После ОПиУ собирают управленческий баланс — его также ведут раз в месяц, в отличие от годового бухгалтерского баланса. Баланс имеет классическую структуру из активов и пассивов, которые затем разбиваются по критериям.
Если настроить управленческий учет правильно, можно полностью изменить подход к работе и вывести бизнес из убыточного в прибыльный. А чтобы вам было проще внедрять управленческий учет – мы подготовили для вас специальное предложение.
Готовые к использованию отчёты, регламенты и инструкции помогут вам понять, как должны быть оформлены отчёты и какой результат вы должны получить. Это позволит вам легко ориентироваться в отчётах.
Центр финансовых графиков поможет вам отслеживать показатели в виде графиков, что сделает процесс анализа данных более легким.
Самое важное — благодаря регламентам вы сможете самостоятельно разобраться в отчётах и их ключевых показателях. Регламенты описывают процесс подготовки отчётов и позволяют вам делегировать ведение трёх отчётов.
Ознакомиться с предложением можете — по ссылке.
Если вам нужна бесплатная консультация по внедрению управленческого учета, то можете оставить заявку здесь.