Раз-два-три-четыре-пять, я иду презентовать

Ох уж эти презентации. Менеджеру проектов приходится регулярно рассказывать о результатах своей работы, а заодно – эскалировать и решать проблемы проекта. Аудитория, перед которой он выступает, это люди, принимающие решения – топ-менеджмент компании-клиента, управляющий комитет проекта, спонсор и другие заинтересованные лица. Нет ничего важнее таких презентаций, часто от их результатов зависит будущее проекта (и менеджера).

Презентация – это продажа. Вся наша жизнь – сплошные продажи, но презентация – это просто концентрированная продажа. :-)

В жизни всякое бывает. Иногда проект идет нормально, но одна неправильная презентация и – ой! – у руководства возникают странные и ненужные вопросы, формируется неверное представление о ситуации или о менеджере. И возникают непредсказуемые последствия.
А бывает и наоборот – удается спасти проект, сделав хорошую презентацию и заручившись поддержкой всемогущих боссов.

Ниже я привел несколько самых важных правил, которыми надо руководствоваться при подготовке и проведении презентации. Вообще, про то, как делать презентации, написано множество книг. Я могу рекомендовать Reality Check (Guy Kawasaki) – кладезь полезных советов.

К презентации надо тщательно готовиться. Даже если вам не ведом страх перед аудиторией, и вы никогда не испытываете растерянности. Даже если у вас феноменальная память, и вы никогда не забываете никакие, даже незначительные, детали проекта. Даже если вы фантастический оратор, и вчера парламент Соединенного Королевства после вашего выступления аплодировал стоя.

Подготовка заключается в определении цели презентации, проработке слайдов,  основных вех рассказа и тренировке собственно выступления.
Цель презентации – та печка, от которой пляшет рассказчик, а заодно и та музыка, под которую он пляшет. Цель определяет содержание и логику рассказа. Это стержень, на который нанизываются все мысли. Но хватит запутанных метафор. :-) Какие бывают цели? Вот примеры: «Открыть (закрыть) проект», «Утвердить изменения бюджета» (или какие-то другие изменения в проекте), «Сообщить о статусе проекта», «Согласовать команду, менеджера, спонсора и график проекта». Цель должна быть сформулирована кратко и должна быть понятной для всех. Цель надо записать на первом слайде после названия презентации. Когда зажжужит проектор, восхищенная аудитория должна увидеть название презентации, ее цель и ваше имя. Проще некуда.

Когда цель сформирована, надо задуматься о том, перед кем предстоит выступать, кто как будет настроен. Подумайте, кто ключевые фигуры, какие вопросы для них актуальны, подготовьте примерные ответы на эти вопросы. Пофантазируйте. Даже если вы ошибетесь с вопросами, это все равно полезно – можно посмотреть на свою работу под разными углами.
Следующим шагом определяем вехи выступления. Для этого используем простой школьный прием – набрасываем план, содержащий основные мысли. Задаем себе вопросы – что нужно донести до аудитории? Что должно произойти, когда презентация закончится? Какие вопросы надо осветить, а какие можно и нужно оставить в тени? Ни в коем случае нельзя писать текст выступления и заучивать его наизусть. Надо держать в уме последовательность рассказа (поддержать ее помогут слайды) и позаботиться о логичных связках.
Теперь о слайдах (ситуацию, когда вместо слайдов PowerPoint используются другие формы представления результатов, мы пока не рассматриваем). Слайдов должно быть мало. В идеале – чем меньше, тем лучше. Я лично руководствуюсь простым правилом 10-20-30. 10 – это количество слайдов. 20 – время выступления. 30 – размер шрифта. Если первый параметр можно уменьшать, то третий – только увеличивать. Не влезает на слайд грандиозная мысль? Сформулируйет ее в два раза короче. Кажется, что жалкий десяток слайдов не даст вам возможности показать все величие проекта и ваши заслуги? Подумайте еще раз, удалите все ненужное, а потом еще раз и еще.
Бывают такие ситуации, когда на всякий случай под рукой нужно иметь важные цифры или, например, детали расчетов, но выносить их на слайд не хочется. Для таких случаев я делаю дополнительный раздел после десятого слайда и кидаю туда все детали – при необходимости всегда можно быстро промотать на нужный слайд.  Все, конечно, зависит от состава аудитории, но обычно люди на вершине иерархии в деталях не копается (для освещения деталей есть рабочие встречи с другими людьми).
Последний слайд должен называться «Предлагаемые решения». На нем надо коротко перечислить решения, которые должны быть приняты. Не беда, если в процессе дискуссии все поменялось и слайд не актуален – его всегда можно быстро пролистать.
Да, чуть не забыл – никакой анимации на слайдах. Никаких разных шрифтов на одном слайде, в том числе – разных по цвету. И поменьше картинок из фотобанков (белозубые довольные клиенты, переплетенные руки, девушка-китаянка с гарнитурой и т.д.) – лучше вообще обойтись без них.

Давайте еще раз опишем алгоритм подготовки:

1. Дать название презентации (очевидно, удобно давать название, совпадающее с названием проекта).
2. Определить цель презентации.
3. Сформулировать цель понятно и кратко, записать ее на первом слайде.
4. Набросать план презентации, выделить основные вехи рассказа.
5. Подготовить слайды (один слайд иллюстрирует одну мысль).
6. Удобно использовать пропорции 10-20-30: 10 слайдов на 20 минут выступления, 30 кегль.
7. Если нужно, сделайте несколько дополнительных слайдов с деталями, поместив их после основных десяти.

Итак, наступил важный день. Минут за 40 до начала выступления надо уже быть на месте. Осмотрите все оборудование – проверьте, что ваш ноутбук включился, что проектор работает, на экране все видно. Если что-то не так – самое время достать запасную флешку или принесенный с собой личный проектор (это не шутка – лучше таскать с собой этот тяжелый аппарат, чем выглядеть глупо перед топ-менеджментом клиента). Рекомендую также иметь несколько комплектов распечатанных слайдов – бумаге все равно, что розетка не работает, а вот вам не все равно, состоится ли презентация.

Про то, как выступать, написано книг еще больше, чем про подготовку, поэтому перечислю только самые важные моменты:

1. Выберите одного-двух человек из числа слушателей и рассказывайте им. Нужно это для того, чтобы не смотреть поверх голов аудитории. Помните: нет контакта с аудиторией – презентация загублена. Смотрите на этих двух счастливчиков, сконцентрируйтесь на них. Лучше, если вы их знаете – это снимает напряжение. Еще лучше, если они настроены дружелюбно. И совсем хорошо, если их мнение имеет наибольший вес.
2. Не говорите монотонно – это усыпит людей. Используйте интонацию, делайте паузы. Люди не любят скучать.
3. Руки надо чем-то занять. Идеальный вариант – уверенная жестикуляция, открытые ладони. Если страшно или пока не получается – держите в руках карандаш или указку. Можно даже по-ленински держать руку в кармане, это точно лучше вялых пальцев и опущенных вниз плеч.
4. На вопросы надо реагировать позитивно. Отвечать быстро и по существу. С одной стороны, у вас нет задачи как можно скорее оттарабанить всю презентацию. С другой – нет никаких причин превращать ваше выступление в дискуссию. Так что важно соблюдать баланс. Если длительность выступления мала, лучше вежливо попросить подождать и дать аудитории цельную картину, а потом спокойно отвечать на вопросы.

В следующий раз приведу примеры слайдов удачных и не очень удачных презентаций. Как делать слайды простыми и понятными – отдельная история. :-)