🔤 Протоколы, задачи и необоснованные ожидания
Вот представьте: менеджер собрал свою команду и представителей заказчика на большую встречу. Обсудили горячие вопросы, определили список важных дел. Менеджер оформил протокол встречи, красиво отформатировал. Поставил сроки, ответственных. Разослал протокол всем участникам. Первым пунктом в протоколе стоит что-нибудь вроде: «Передать обновленную систему для создания отчетов. Ответственный — инженер Герман Поклюйкин. Срок — 3 марта». Герман был на встрече и кивнул, когда это обсуждали.
Менеджер, который протокол писал, думает, что дело сделано, систему передадут 3 марта.
Но приходит уже 4 марта, а ничего не сделано. Уж полночь пробило, а Германа все нет. И 5 марта тоже ничего не передали. Но ведь в протоколе, который Герману тоже выслали, все написано! Как же так?
Неловко говорить об очевидном, но только совсем наивный менеджер мог ожидать выполнения дела в такой ситуации.
Если бы все сотрудники умели работать так, как себе нафантазировал менеджер, мы бы жили в мире энергичных стартапов, в первый год вышедших на IPO. Нас бы окружали их чудесные сотрудники: только подумал о проблеме, а ее уже решили, причем в срок и наилучшим образом.
А нас окружают обычные люди. Они так не умеют. Они забывчивые. Они могут отвлечься на другие дела. Они могут увлечься копанием в какой-то технической фигне. Они могут быть просто разгильдяями, оставаясь прекрасными техническими специалистами.
Им надо ставить задачи и контролировать, что эти задачи выполняются. Только так. Даже если в вашей команде суперлюди, чей уровень ответственности выше Гималаев, однажды и они ошибутся. Или забудут. Или решат побыть разочек разгильдяями.
Протоколы встреч и прочие подобные документы — это фиксация договоренностей, а не постановка задач. После протокола работа менеджера не заканчивается, а начинается.
Неправильная цепочка: написал ответственного в протоколе встречи → ожидаю, что он читает протокол и все сделает → расстроился, что ничего не сделано в срок или сделано не то → получил люлей от клиента → наказал инженера.
Правильная цепочка: написал ответственного в протоколе встречи → поставил инженеру задачу правильно и в правильном инструменте → проконтролировал, что задача выполняется →получил нужный результат вовремя → поощрил инженера за хорошую работу.