Мировое кафе онлайн: как провести групповую рефлексию удаленно

Важность практики рефлексии в организации

Современный мир предъявляет все новые и новые требования к гибкости и адаптивности организаций. Традиционные инструменты, что показывали свою значимость ранее в условиях "черных лебедей" современности (Covid-19 один из последних) теряют свою эффективность. Им на смену приходят новые.

Если раньше можно было говорить, что один человек-лидер, с гениальной идеей мог вести за собой массы людей, то теперь ставится вопрос о том, как из групп формировать команды, с внутренним умением само-лидерства. И повсеместный старт и развитие Agile-трансформаций в организациях тому яркий пример.

В таком мире одним из самых важных навыков становится рефлексия - способность сознательно обращать внимание на свои мысли, эмоции и поведение, оценивать принятые решения и перспективы. И умение делать это не в одиночку, а в составе команды является важным конкурентным преимуществом

Одним из инструментов групповой рефлексии являются встречи Мировое Кафе.

Мировое кафе как инструмент рефлексии

История появления этого фасилитационного инструмента интересна своей случайностью. Дэвид Исаакс и Хуанита Браун в 1995 году собрали круг своих знакомых(люди бизнеса и науки). Обсуждая одну из идей, компания хотела пообедать в саду за одним большим круглым столом. Внезапный дождь изменил их планы, и им пришлось перейти в помещение.

Чтобы продолжить общение были созданы группы из 3-4 человека. И теперь та же самая идея обсуждалась за чашкой чая в руках и уже в нескольких разных местах, разными людьми, параллельно с остальными группами. Если появлялась мысль особенно ценная или интересна, ее передавали в другие группы. В результате рождались новые мнения, идеи, инсайты.

Для каких целей могут применятся встречи по типу Мирового кафе, если мы говорим о практике рефлексии? Можно назвать следующие:

• Исследование проблемных ситуаций.
• Совместный обмен мнениями и поиск решений по важным вопросам.
• Формирование коллективного опыта, знаний и получение инсайтов.

Методика проведения встречи Мировое Кафе

Подготовка: формулирование запроса и поиск хозяев столов

Групповая работа требует слаженной работы. Если количество участников превышает несколько десятков, то требуется хорошая предварительная подготовка. Есть форматы при которых вопросы, над которыми будут работать группы формулируются на самой встрече, но желательно сделать это заранее.

Запрос может формулироваться кем-то, например руководством. Но также можно для сообществ предложить сбор запросов, а затем провести голосование и выбрать наиболее ценные.

Когда запросы сформулированы и выбраны топ 3-5 тем для обсуждения, рекомендуется найти хозяев столов - людей, которые будут фасилитировать (модерировать и помогать находить общее решение) группы обсуждений. Это необходимо, если количество участников таких групп превышает 6-9 человек. Если меньше, то как правило отдельного человека для фасилитации не требуется. Но, когда наступит этап ротации столов (об этом ниже) будет необходимо оставить одного человека для общения и сбора обратной связи от представителей других групп.

Брифинг

В начале встречи необходимо еще раз напомнить участникам о практике Мировое Кафе, объяснить правила и поделиться планом работы. На картинке ниже можно увидеть пример того, как может выглядеть структура встречи на 2 часа для 5 команд (~40 человек в группе).

Работа за столами

Каждый стол, как правило, может выбрать свою тему для обсуждений. То есть могут быть ситуации когда каждый стол обсуждает что-то свое, или несколько столов обсуждают одну тему.

Спустя определенное время, например 10-20 минут первоначальное обсуждение заканчивается. Начинается этап ротации столов.

Ротация столов

Главная задача на этом этапе - сбор альтернативных мыслей.

Группы начинают по часовой стрелке посещать другие столы, слушать результаты брейншторма и давать обратную связь. За столами остается по одному человеку (хозяину стола). Их задача состоит в том, чтобы наиболее полно, но кратко поделится результатами предыдущего этапа с гостями стола, и собрать от новых участников обсуждения идеи, мысли, размышления и советы.

Ротация столов происходит каждые 5-10 минут, до тех пор, пока все не вернутся на свои места. В некоторых случаях, когда время ограничено этот этап может закончится после нескольких итераций.

Подведение итогов

В конце встречи каждый стол представляет результаты работы. Участники делятся мнениями, инсайтами. По окончании таких встреч, как правило, формируется план действий и находятся те, кто будет его претворять в жизнь.

Инструменты проведения онлайн встреч

Для проведения онлайн встречи Мировое Кафе необходимы дополнительные инструменты.

Формы голосования и сбора вопросов

Перед началом встречи желательно подготовить список вопросов заранее. Это поможет с одной стороны подготовится участниками, а с другой - оценить их выбрать фокус встречи.

Для этих целей можно использовать один из онлайн инструментов создания электронных форм:

• Google forms: https://support.google.com/docs/answer/6281888?hl=ru&co=GENIE.Platform%3DDesktop
• Яндекс формы: https://forms.yandex.ru/
• Mentimetr: https://www.mentimeter.com/

Сервисы онлайн конференций

Удаленная работа подразумевает наличие инструментов. Год-два назад было совсем сложно найти профессиональные сервисы онлайн-конференций, но сейчас есть целая россыпь мессенджеров для проведения встреч. Из тех что на слуху и чаще используются:

• Zoom: https://zoom.us/
• Microsoft Skype: https://www.skype.com/ru/
• Google Meet: https://meet.google.com/?pli=1
• Telegramm: https://telegram.org/blog/group-video-calls/ru

Выбирая тот или иной инструмент стоит обратить внимание на наличие следующих функций:

• голосовая и видео связь
• создание сессионных комнат
• возможность записи встречи
• интерактивные инструменты (поднять руку,
• количество участников и зрителей (те кто не может говорить)

Практически любой сервис предлагает бесплатное решение с ограниченным функционалом (например - по количеству участников). Если группа не превышает 15-20 человек, всегда можно найти достаточно функциональный бесплатный или условно-бесплатный сервис.

Инструменты совместной работы

Для групповой совместной работы требуются и интерактивные инструменты, которые позволяют совместно рисовать, писать, объединять информацию. Если достаточно таблиц или текстовых документов, то на помощь придут:

Google Docs: https://docs.google.com/

Yandex Docs: https://docs.yandex.ru/

Если хочется больше инструментария, то используются интерактивные доски. Лидером на текущий момент является сервис Miro: https://miro.com/

В миро есть несколько англоязычных шаблонов для проведения встречи онлайн:

• World Café - remote edition by Netzwerkknoten: https://miro.com/app/board/o9J_l6aGsyI=/
• World Café User Interviews: https://miro.com/miroverse/world-cafe-user-interviews/
• Virtual World Café: https://miro.com/miroverse/virtual-world-cafe/

Но можно воспользоваться и русскоязычной версией, которую необходимо клонировать: ссылка на шаблон.

Шаблон разделен на 5 частей:

• Описание шаблона,
• Список работ (в виде канбан доски, ее можно заменить чек листом),
• Зона брифинга,
• Зона групповой работы,
• Ретроспектива встречи.

Заключение

Мировое кафе как практика рефлексии позволяет вовлекать различные, практически сколь угодно большие, группы участников, и совместно прорабатывать важные для организаций или сообществ темы и вопросы.

Работа онлайн, конечно же, влияет на вовлеченность участников в групповых практиках рефлексии. Однако, имея четкий план и подготовленные инструменты можно уменьшить это негативное влияние. Более того совместная работа позволяет создавать электронные артефакты, с которым можно продолжать работать в будущем.