Что успешные люди знают об управлении временем

Автор книги, Кевин Круз, — отец-одиночка, воспитывающий трех детей. Тем не менее он находит время для того, чтобы помочь им с домашними заданиями, поиграть, сходить на спортивные матчи, спектакли, в походы, приготовить еду и убраться в доме. При этом Круз пишет книги, читает лекции и занимается бизнесом.

В своей книге он обобщает свой опыт и знания об управлении временем, которые он почерпнул у множества опрошенных им профессионалов и успешных людей — спортсменов мирового уровня и выдающихся предпринимателей. Автор пришел к выводу, что не существует рецептов, подходящих для всех, как не бывает двух людей, которые одинаково управляют временем. Главное в тайм-менеджменте — найти инструменты и определить принципы, подходящие именно вам.

О том, как это сделать и в каком направлении стоит двигаться, у автора есть несколько важных идей.

Идея № 1. Относитесь к каждой минуте ответственно и отказывайтесь от ненужного

Подсчитывали ли вы когда-нибудь, сколько времени у вас уходит на мелочи? Например, на проверку соцсетей или на выслушивание кого-то, кто обращается к вам с вопросом «Есть минутка?». Каждый человек, который отвлекает вас этим вопросом, может занять действительно всего одну минуту вашего времени, но что, если поток таких людей большой? К тому же после того, как вы отвлеклись, вам необходимо сконцентрироваться, вспомнить и вновь вникнуть в то, что вы делали.

С одной стороны, хорошо, когда руководство открыто для своих сотрудников, но, с другой, плохо, когда оно тратит всё своё время на решение чужих проблем. Тогда на собственные приоритеты и приоритеты компании не остается времени.

Автор признается, что у него была такая же проблема: минутки складывались в часы. Он решил эту проблему, повесив на двери большой лист бумаги с жирными цифрами 1440. Это число — количество минут в сутках — напоминало ему, что минуты убегают незаметно, и не стоит расходовать их бездумно.

Сначала окружающие удивлялись этому плакату на двери. Но автор объяснял сотрудникам, что так он напоминает себе о ценности времени. Вскоре, количество «минутных» встреч существенно сократилось, так как сотрудники тоже поняли ценность минут. Многие вопросы они стали решать самостоятельно или откладывать до совещаний.

Многие успешные люди, прежде чем взяться за новый проект, проводят тщательный анализ, сколько времени ему нужно будет посвятить и какую финансовую отдачу они могут получить. Если прибыль несущественна, а времени требуется много, они без сожаления отказываются от затеи.

Время — самый ценный наш ресурс. Его нельзя вернуть обратно, его нельзя заработать или купить. У всех людей одинаковое количество времени в сутках, только одни тратят его бездумно, а другие качественно используют каждую минуту.

Автор пишет, что существует одно короткое слово, которое поможет вам сэкономить много времени и сил. Это слово — «нет». Относитесь бережно к своему времени и отказывайтесь от ненужных встреч, телефонных звонков и прочего. Помните, что каждое «да» — это «нет» чему-то другому. Конечно, иногда необходимо встречаться с друзьями, ходить на школьные мероприятия и выполнять взятые на себя обязательства. Тем не менее важно тщательно подумать, прежде чем говорить «да» всем подряд.

Автор не советует всегда говорить «нет», но вы должны четко понимать, что взамен «да» вам придется потом сказать чему-то «нет». Круз приводит пример своих детей. Дочь заранее согласилась пойти на вечеринку своей подруги.

Но потом выяснилось, что именно в этот день должен был состояться концерт её любимого исполнителя. Сын согласился участвовать в спортивном турнире, но в середине сезона его пригласили принять участие в школьной постановке спектакля, что было его мечтой. Но принять участие в спектакле означало пропустить несколько матчей. Дети уже сказали «да» и не могли подвести других. Им пришлось сказать «нет» тому, что тоже было важно для них. Цена выбора — это возможности, которые вам придется упустить. Поэтому предельно внимательно выбирайте, чему сказать «да».

Часто мы не хотим отказывать, боясь задеть чьи-то чувства, разозлить, вызвать неудовольствие. Но согласие, в основе которого не ваши приоритеты, а стремление кого-то порадовать, лишает вас возможности делать то, что важно для вас.

Разрешите себе говорить «нет», не испытывая чувства вины, потому что это ваше время и ваше право.

Идея № 2. Успешные люди не являются рабами списков дел, а четко определяют приоритетные задачи и выполняют их в первую очередь

Чтобы быть эффективными, необходимо делать одно дело за раз. Автор советует определить самую важную вашу задачу — будь то получение прибыли, здоровье или отношения. Но ваша задача должна быть конкретной и измеримой. Не «сбросить лишний вес», а «сбросить 10 кг за 3 месяца», не «получать больше прибыли», а «получать каждый месяц на 5% больше».

После того как вы определитесь со своей главной целью, вы должны определить, какие ваши действия приведут к её достижению и какая деятельность является наиболее важной в конкретный момент.

Если вы не можете сразу определить главную цель, определите хотя бы область фокусировки. Например, автор хотел увеличить свой пассивный доход. Но он не держал определенную сумму в голове. Он просто установил, что для увеличения пассивного дохода ему необходимо писать книги, записывать лекции и продавать программы обучения онлайн.

Определение самой важной задачи позволяет эффективнее распланировать время: когда вы знаете, что для вас является приоритетным, вы не будете тратить время на что-то другое. Внесите в свой ежедневный план эту задачу и выделите для ее выполнения как можно более ранние часы. Обычно пиковый уровень продуктивности приходится на утро. К тому же в течение дня что-то может пойти не так, могут возникнуть непредвиденные важные и срочные задачи и вам придется скорректировать свой план. Утром непредвиденные дела возникают редко, поэтому вы, с большой долей вероятности, сможете уделить время своей задаче. Если же вы тратите свои лучшие часы на мелкие неважные задачи, вы можете начать прокрастинировать перед большой важной задачей. Поэтому лучше «съесть лягушку» с утра и разобраться с важным делом в первую очередь.

Важное дело не обязательно связано с карьерой или бизнесом. Для студента важным делом может быть отдельная дисциплина или задание по ней, для неработающих родителей — какое-то важное мероприятие для семьи, например, выбор летнего лагеря для ребенка, организация предстоящего праздника.

Автор советует перестать составлять списки дел.

Эти списки только вгоняют в депрессию, потому что никогда полностью не выполняются и постоянно переносятся. К тому же списки поощряют вас заниматься срочными, но не важными вопросами, или совсем мелкими, которые позволяют проставить побольше галочек.

Автор пришел к выводу, что успешные люди не составляют списки дел, они живут по календарю-планировщику. Разбейте свой ежедневник на блоки по 15–30 минут и запланируйте конкретные дела на конкретное время. Так эти дела точно будут сделаны. Вносите в планировщик звонки, встречи, занятия спортом, даже домашнее задание с детьми. Так вы избавитесь от стресса и будете объективно оценивать, что можете успеть за день. Конечно, бывают непредвиденные ситуации и что-то придется отменить или перенести. Выделите время на то, что будете переносить в своем планировщике на нужный день, чтобы не забыть и обязательно сделать.

Чтобы проверить, действительно ли важным вопросом вас хотят отвлечь от запланированных дел, спросите: это действительно не может подождать? Вы удивитесь, сколько дел могут решиться без вашего участия.

Не забывайте выделять в планировщике время для отдыха и восстановления. Выделяйте в день 1,5–2 часа буферного времени. Вы можете отдохнуть, а возможно, провести незапланированную встречу или сделать срочное дело, не отказываясь от других дел.

Благодаря определению наиболее важных дел и составлению планировщика, многие успешные люди не пропадают сутками на работе, а уходят в 17–18 часов, успевают поужинать с семьей, уделить время родным и друзьям, заняться хобби.

Успешные люди, за редким исключением, не проводят бесконечные часы на работе, пытаясь сделать как можно больше и поставить галочки напротив всех дел. Вместо этого они предпочитают выполнять приоритетные задачи и выделяют под них конкретное время. Они понимают, что всего не переделать, перфекционизм — только помеха. Делегируйте дела, а некоторые из них и вовсе не обязательно делать. И не нужно стремиться угодить всем и постоянно переживать, что подумают о вас другие.

Да, всегда можно еще больше улучшить порядок в доме. Да, всегда можно сделать больше дел на работе. Вопрос только в том, стоит ли это незначительное улучшение драгоценного времени нашей ограниченной жизни? И чаще всего можно просто остановиться на «достаточно хорошо».

Идея № 3. Прокрастинация — не лень. Важно найти правильную мотивацию

Наверное, нет ни одного человека, который бы никогда не откладывал важные дела на потом. Многие приравнивают прокрастинацию к лени, но автор с этим не согласен.

Круз пишет, что прокрастинация — это склонность избегать выполнения важных, но неприятных дел путем придания первоочередной важности другим, более интересным, но не важным делам.

Так, люди с большим удовольствием сидят в соцсетях, смотрят фильмы, играют в игры, только бы оттянуть момент написания отчета или выполнения какой-либо скучной работы.

Обычно люди откладывают дела, когда им не хватает мотивации или же когда недооценивают силу привычек — силу «будущего себя» по сравнению с «собой настоящим».

Автор предлагает несколько стратегий в борьбе с прокрастинацией.

Стратегия 1 — путешествие во времени. Эту стратегию Круз считает самой эффективной в борьбе с откладыванием дел. Она позволяет преодолеть временную непоследовательность. Например, вы решаете употреблять больше овощей, закупаете их, но забываете и через 2 недели обнаруживаете их изрядно испортившимися.

Представление о будущем у людей всегда искажено. Они строят планы, решают внести радикальные перемены, но когда это будущее наступает и превращается в настоящее, люди по-прежнему выбирают привычное и устоявшееся. И снова загадывают, что начнут меняться с понедельника, с нового месяца или с 1 января.

Чтобы преодолеть временную непоследовательность, нужно победить «будущего себя». Например, вы знаете, что будущий вы будет саботировать еду из овощей и по привычке питаться чем-то вредным. Выбросите из шкафчиков всё вредное и запретите себе покупать это в будущем. Вам не останется ничего, кроме как приготовить обед из овощей.

Стратегия 2 — боль и удовольствие. Обычно нас мотивирует или боль, или удовольствие. Поэтому автор советует подумать, какая боль или какое удовольствие могут стоять за вашим делом. Например, вы решили тренироваться каждый день. Какое удовольствие вам могут принести тренировки? Хороший внешний вид, энергичность, здоровье. Если вы не будете тренироваться, какую боль вам может это принести? У вас будут дряблые мышцы, лишний вес, усталость.

Стратегия 3 — контролирующий партнер. С подходящей компанией всегда всё дается лучше. Найдите себе компанию для выполнения того, что вы хотите, например, занимайтесь вместе спортом. Или пригласите личного тренера, который будет следить за тем, чтобы вы не отлынивали. Мы часто нарушаем обещания, данные самим себе, но чувствуем себя гораздо хуже, когда нарушаем обещание, данное другим людям.

Стратегия 4 — кнут и пряник. Возможно, ваша мотивация будет сильнее, если пообещать себе что-то приятное после достижения цели. Например, позволить себе покупку новой одежды после того, как вы сбросите определенное количество килограммов. На некоторых людей такие «пряники» не действуют, они способны активизироваться только при помощи «кнута». Например, заключите договор с родными, что будете каждый день проходить пешком 10 000 шагов. Если пройдете меньше, то вам придется положить энную сумму в копилку или отдать деньги на благотворительность.

Стратегия 5 — действуйте так, как если бы вы были…

Мы все формируем определенные представления о себе и действуем в соответствии с ними. Говорите себе вслух или мысленно: я — успешный предприниматель, я — за здоровый образ жизни, я — лидер по продажам и т. д. Такая беседа помогает закрепить в сознании ваши ценности. Подсознательно вы начнете стремиться действовать так, чтобы соответствовать своему представлению о себе.

Стратегия 6 — установите планку на уровне «достаточно хорошо». Часто мы боимся начинать что-либо делать, потому что считаем, что это долго, сложно, требует огромного количества усилий. Выход — начинать с малого, установить минимум. Например, вы хотите бегать, но каждый день отлыниваете, так как задача пробежать несколько километров вас пугает. Дайте себе установку пробежать 1 квартал. Это уже достаточно хорошо. Вполне возможно, что после 1 квартала вы захотите пробежать ещё один квартал, а потом ещё и ещё.

Идея № 4. Всегда носите с собой записную книжку

Мы не способны запомнить и вспомнить все, не стоит пытаться всё держать в голове. Одним из основных секретов многих предпринимателей является обычная записная книжка.

Ричард Брэнсон, основатель корпорации Virgin Group, приучил себя записывать буквально всё: даже, на первый взгляд, незначительная мысль может со временем вырасти во что-то интересное. Но если вы ее не запишите, то через время уже не вспомните.

Аристотель Онассис, судостроительный магнат, тоже имел привычку всё записывать, в том числе информацию о человеке, с которым знакомился.

Где лучше всего делать записи?

Автор советует вести записи от руки, а не в смартфонах, планшетах или другой технике. Ученые провели эксперименты и выяснили, что люди, которые ведут заметки от руки или на ноутбуке, показывают одинаковые результаты по фактическим вопросам, но что касается концептуальных вопросов — тут лидируют те, кто ведет записи от руки. Ведение заметок от руки предполагает акт слушания, когнитивную обработку и запоминание. Когда люди ведут записи на устройствах, то печатают текст автоматически и не подвергают информацию никакой обработке.

Какой тип записной книжки лучше? Используйте такие, в которых нет отрывных листов и плотная обложка. Отдельные листочки часто теряются, а блокноты без обложки или с плохой обложкой недолговечны.

На внутренней стороне обложки поставьте дату начала ведения блокнота. Так вы сможете быстрее находить нужный блокнот и нужную вам информацию. Когда записная книжка закончится, обозначьте дату ее завершения.

Не выбрасывайте блокноты, а храните на полке. Они могут вам пригодиться.

Автор советует сделать традицией пролистывание закончившихся записных книжек накануне каждого Нового года. Вы узнаете много полезного из заметок, а также увидите свой прогресс.

Всегда носите с собой записную книжку и ручку, записывайте идеи и задачи — это поможет вам разгрузить мозг и снизить уровень стресса.

Идея № 5. Управляйте электронной почтой, а не становитесь её заложником

Согласно исследованиям, американские офисные сотрудники тратят больше двух с половиной часов в день на работу с электронной почтой — по сути, треть рабочего времени.

На сегодня электронная почта — одна из основных форм коммуникации, у нее много плюсов, но для многих людей поток электронной почты со временем превращается в потоп.

Чтобы взять электронную почту под контроль, автор советует использовать 7 шагов:

1. Откажитесь от ненужных подписок. Все потоки новостей имеют одну цель — заставить вас кликнуть мышкой и потратить время. Если от некоторых подписок вы все же не можете отказаться, с помощью сайта unroll.me сгруппируйте их в одно большое письмо, которое вы будете получать один раз в день в определенное время.
2. Отключите уведомления о входящих письмах. Электронная почта не предназначена для срочной коммуникации. Уведомления нарушают вашу концентрацию, прерывают вашу работу. С почтой лучше работать в определенное время, а не автоматически реагировать на каждое письмо.
3. Обрабатывайте электронную почту по методу 3-21-0. Выделите на работу с электронной почтой 3 сеанса в день по 21 минуте. За это время вы должны проработать все входящие письма (до 0). Сначала у вас не будет получаться. Но со временем вы научитесь работать быстро и сосредоточенно, писать ответы кратко и не кликать по ссылкам.
4. Применяйте правило СОДА в работе с электронной почтой: Сделай это, Отложи, Делегируй, Архивируй/удали (на англискойм — это правило 4D — Do, Defer, Delegate, Delete). Если можете сделать сразу и быстро — делайте. Если решили отложить — не забудьте занести в ежедневник. Если можете делегировать — делегируйте. Если сообщение можно удалить — удаляйте, если сомневаетесь — архивируйте.
5. Подумайте дважды, прежде чем нажать кнопку «переслать». Точно ли этим людям нужна эта информация? Или вы засоряете их почтовый ящик? Учтите, что на ваше письмо может прийти ответ. Чем меньше писем вы пересылаете, тем меньше приходит вам в ответ.
6. Используйте строку темы, чтобы указать требуемое действие. Так получатели смогут быстрее и эффективнее обрабатывать ваши сообщения. И, возможно, они научатся в ответ делать так же. Идея в том, чтобы предварять тему письма ключевой информацией. Например, К ВАШЕМУ СВЕДЕНИЮ [тема] — вы сообщаете информацию и не требуете ответа. Или — ВЫПОЛНИТЬ К ДАТЕ, или — ОТЧИТАТЬСЯ О ВЫПОЛНЕНИИ К ДАТЕ. Можно в теме писать: НЕ ТРЕБУЕТ ОТВЕТА. Чтобы увеличить скорость обработки письма, если оно небольшое, можно написать его прямо в теме и в конце добавить — КОНЕЦ СООБЩЕНИЯ. Получатель понимает, что письмо не нужно открывать.
7. Пишите электронные письма по существу, отбрасывайте всю незначительную информацию. Это экономит не только ваше время, но и время получателей.

Идея № 6. Ограничьте совещания и встречи

Зачастую на совещаниях сообщается информация, которую можно было бы донести другим способом за несколько минут. И не обязательно ехать на встречу с людьми, чтобы решить вопрос, который можно обсудить по телефону.

Во многих случаях совещания — пустая трата времени, к тому же часто они начинаются с задержкой из-за опаздывающих. Иногда совещания назначают на середину дня, из-за чего они прерывают рабочий день и мешают сосредоточиться на важных задачах.

Кроме этого, обычно на совещаниях доминируют активные экстраверты, хотя они могут и не быть полностью в курсе темы. В то же время интроверты или стеснительные люди в силу характера не будут бороться за внимание.

У совещаний много недостатков, что с ними делать? Предприниматель-миллиардер Марк Кьюбан соглашается на встречи только после того, как ему выписали чек. Только тогда он согласен потратить свое время.

Автор же советует хотя бы один день, например, среду, полностью освободить от совещаний и любых встреч. Тогда вы и ваши сотрудники сможете сосредоточиться на работе.

Если вам всё же необходимо провести совещание, попросите участников заранее предложить свои вопросы, чтобы по ходу встречи не возникли неожиданные темы, которые могут помешать решению основных задач. Чётко укажите цель совещания, его ведущего, определите участников. Не приглашайте людей на всякий случай, только тех, кто действительно нужен для решения рассматриваемых вопросов. Сформулируйте пункты повестки дня и приблизительное время на обсуждение каждого пункта. Старайтесь не выходить за это время.

Автор советует установить на совещании таймер, чтобы все видели, сколько времени осталось на обсуждение и работали эффективнее.

Еще один способ сократить совещание или встречу — проводить их стоя. Сидеть люди готовы долго, а вот стоять — нет. Стив Джобс любил проводить встречи на ходу, так же, как и Марк Цукерберг. Ричард Брэнсон ограничил совещания и встречи 10 минутами. За это время можно обсудить все важные вопросы, избежав разговоров по кругу.

Кевин Круз выяснил, что ежедневные летучки уменьшают количество совещаний. Летучки — это оперативные совещания, которые проводятся в одно и тоже время, стоя и не дольше 15 минут. Каждое утро на таких летучках вы можете быстро обсудить, что случилось за последние 24 часа, ключевые показатели и возникшие проблемы. И дальше у вас будет свободным весь день. Ежедневные летучки не позволяют проблемам накапливаться, а значит, экономят вам время.

Лишние совещания и встречи бывают не только в бизнесе. Подумайте, сколько лишних родительских собраний в школе, детском саду или кружках ваших детей вы посетили за последний год?

Идея № 7. Используйте правило Паретто для оптимизации времени и сил

Многие знают о принципе Паретто: 20% усилий дают 80% результата. Он применим ко всем сферам жизни. 80% времени мы носим 20% своих вещей, 20% клиентов приносят 80% прибыли, на 20% пациентов приходится 80% расходов на здравоохранение и т. д. Так почему бы не использовать этот принцип себе во благо, чтобы эффективнее расходовать время?

Проанализируйте свою клиентскую базу — больше времени уделяйте тем 20% клиентов, которые приносят вам основной доход, и избавьтесь от клиентов, которые занимают ваше время, но отдача от которых минимальна. Пересмотрите свои продукты и сконцентрируйтесь на тех, которые приносят 80% прибыли.

Автор пишет, что таким образом можно оптимизировать и учебу. Любимая школьная учительница дала автору совет:

«Если прочитать первый и последний абз��ц в каждой главе, а также первое и последнее предложение каждого абзаца по всему тексту, можно понять 80% содержания книги».

Да, возможно, круглым отличником вы не будете, но достаточно разбираться в теме сможете.

Кевин Круз советует начинать чтение с краткого содержания параграфа и вопросов для самопроверки, так вы сразу узнаете, что автор считает важным и на какие вопросы по тексту стоит искать ответы. Такой метод изучения материала гораздо эффективнее, чем изучение всего параграфа от начала до конца.

Правило Паретто не означает, что нужно носить с собой калькулятор и высчитывать каждый шаг. Но образ мышления 80/20 позволит вам определять задачи и виды деятельности, которые смогут обеспечить максимальную отдачу.

Вы сможете выполнять только самые важные вещи, а остальные выполнять достаточно хорошо, делегировать либо вообще не тратить на них время.

Идея № 8. Делегируйте незначительные задачи другим

Автор обращает внимание на то, что не нужно пытаться самому выполнить всю работу. Нужно рационально подходить к использованию своего времени и не заниматься всеми делами подряд. Необходимо выполнять только те задания, где вы можете применить свои знания и опыт. Всё остальное можно делегировать другим людям.

Вместо того чтобы задавать себе вопрос «Как я могу это сделать?», чаще задавайте вопрос «Как это может быть сделано?». Не так важно, вы это сделаете или кто-то другой. Главное — чтобы работа была сделана.

Исследования показали, что 41% своего времени высококвалифицированные работники умственного труда тратят на второстепенные задачи, которые, во-первых, не приносят им удовлетворения, а во-вторых, могут быть выполнены другими людьми. Почему же они это делают? Потому что многие люди любят чувствовать себя занятыми и это повышает их чувство значимости. Ведь можно рассказать, сколько дел по списку было выполнено, хотя всё это были незначительные задачи.

Автор советует проанализировать каждую задачу с точки зрения того, можете ли вы перестать её выполнять? Что вы можете перестать делать и полностью игнорировать? Что вы можете перепоручить или выполнять по-новому?

Также ответьте себе на вопросы: насколько важна эта работа конкретно для вас и для компании? Единственный ли вы человек, кто может её выполнить? Как можно выполнить эту работу за половину времени?

Вначале многие думают, что должны всё делать сами и всё контролировать. Но в сутках 24 часа, а еще есть семья, друзья, хобби, отдых.

Обменивайте свои деньги на чье-то время и освобождайте своё время для себя.

Перепоручать дела можно и нужно не только в бизнесе. Не хватает времени на уборку? Наймите клининговую компанию. Нет времени на поход за продуктами? Закажите продукты на дом. Или сразу готовую еду. Существует множество сайтов, где люди готовы выполнить любое ваше задание, чтобы вы не тратили на него свое время. Например, выгулять собаку или почитать больной тетушке книгу.

Тем не менее, Кевин Круз отмечает, что если какая-то неважная работа доставляет вам удовольствие или успокаивает, то ее не стоит делегировать, делайте сами. Например, вам очень нравится мыть посуду или гладить. И хотя, с точки зрения эффективного использования времени, это может быть не рационально, такая работа для вас может быть сродни медитации.

Автор советует каждый год проводить аудит вашего времени и перепоручать другим минимум 15% того, что вы делаете сами.

Идея № 9. «Темы дня» значительно повышают эффективность

Джек Дорси, один из создателей социальной сети Twitter, а также генеральный директор компании Square, поделился своим секретом высокой продуктивности: ему помогают темы дня. Чтобы успевать полноценно трудиться в обеих компаниях, он выделяет определенные дни на решение одинаковых вопросов. Например, по понедельникам он фокусируется на вопросах управления и руководства, по вторникам — на продуктах, по средам — на маркетинге и коммуникациях, по четвергам — на отношениях с разработчиками и партнерами, а по пятницам занимается корпоративной культурой и наймом новых сотрудников.

Конечно, полностью сосредоточиться только на этих вопросах невозможно, но знание, какой день для чего предназначен, не дает распыляться на посторонние вопросы.

Не только Джек Дорси заметил, что темы дня повышают эффективность. Другие успешные люди в интервью автору также отмечали, что темы дня облегчают планирование и позволяют не сбиться с курса.

Известный бизнес-тренер Дэн Салливан советует планировать неделю по трем типам дней: фокусным, буферным и свободным.

В фокусные дни необходимо сосредоточиться на наиболее важных видах деятельности. В этот период вы должны максимально задействовать ваши уникальные таланты, то есть делать то, что вы умеете лучше всего.

Буферные дни предназначены для необходимых встреч и звонков, обработки электронной почты, совещаний, разбор с документов.

В свободные дни вы должны отдыхать. Никаких деловых встреч, звонков и мыслей о раб��те. Ваша задача — восстановить силы.

Автор советует использовать буферные дни в начале и в конце отпуска. Перед отпуском разберите всю почту, ответьте на звонки, проведите совещания. В первый день после отпуска не назначайте никаких важных встреч и проектов. Посвятите первый день звонкам, разбору почты, переговорам с сотрудниками, чтобы плавно войти в курс дела. Такие буферные дни позволят расслабиться и хорошо отдохнуть.

Такой подход работает не только в бизнесе. Если вы студент, выделите один вечер в неделю под вечеринки, а два — под серьезную работу. Если вы неработающий родитель — выделите 1 день в неделю для приготовления заготовок для семейных приемов пищи, еще один день для уборки, день для отдыха всей семьей. Если вы фрилансер, выделите 1–2 дня в неделю под неприятные дела, например, работу с бухгалтерскими документами или поиск новых клиентов.

Идея № 10. Разбирайтесь с незначительными делами незамедлительно, если это не помешает выполнению важной и заранее запланированной задачи

Автор советует сделать одно небольшое изменение в вашей жизни, которое может сэкономить вам десятки минут в день. Он поясняет это на примере своей обычной почты.

Когда Круз достает из почтового ящика почту, он сразу же выбрасывает рекламу. Затем смотрит, какие есть другие конверты. Вот письмо, подписанное от руки — приглашение для его сына на день рождения. Он сразу же достает свой планировщик и сверяется, нет ли запланированных дел, и вносит это мероприятие. Все счета он складывает на стол в своем кабинете, потому что на оплату у него выделены часы в определенный день.

Автор считает, что если есть задача, которую можно решить за 5 минут, лучше выполнить её сразу, при условии, что это не помешает выполнению более важной, ранее запланированной задачи.

Все незначительные дела лучше решать сразу, чтобы не возвращаться к ним позже. Или же рассортировать и отметить в планировщике время, когда вы займетесь их решением.

Аналогичным способом автор советует расправляться с электронной почтой. Выделите определенное время и рассортируйте — спам, важное — сделать прямо сейчас, не важное — отметить в планировщике.

В быту это правило также работает. Приучайте родных: взял вещь — положи на место. В итоге не придется разбирать завалы. Снял грязную вещь — отнеси сразу в корзину с грязным бельем, не придется перед стиркой собирать вещи по разным комнатам.

Студентам автор тоже советует мелкие дела выполнять сразу, так не будут накапливаться долги по учебе.

Идея № 11. Подберите идеальное время для выполнения различных задач и не забудьте позаботиться о себе

Многие начинают свое утро с проверки электронной почты или соцсетей. Другие в панике бросаются выполнять дела, начиная с первого пункта списка на день. Всё это неправильное начало дня.

По наблюдениям автора, успешные люди разрабатывают определенный утренний распорядок, который заряжает их энергией и способствует душевному равновесию.

Автор пишет, что сам после пробуждения тратит 30 минут на медитацию, затем занимается в домашнем спортзале около 45 минут. Во время тренировок он слушает различные аудиозаписи, чтобы получить полезную информацию и пишу для размышлений. Он никогда не начинает утро с новостей или электронной почты.

Многие успешные люди встают в 6 утра, а то и раньше, чтобы уделить время себе. Они пьют воду, медитируют, занимаются спортом, читают или слушают аудиокниги и подкасты, едят здоровый завтрак (а не перекусывают на ходу) вместе с семьей. Так они заряжаются энергией на целый день.

Выделите утром 60 минут для себя и своих собственных ритуалов.

Также, чтобы быть энергичным и продуктивным целый день, не стоит пренебрегать сном. Рано или поздно недосып возьмет свое, и вы не сможете сосредоточиться на работе, у вас будет меньше идей, вы будете чувствовать себя вялым.

Некоторые, чтобы успеть сделать всё, что хотят, поглощают неимоверное количество энергетиков. С их помощью можно добиться краткосрочного эффекта, они могут пригодиться, если действительно необходимо быть бодрым, а выспаться нет возможности. Но при долгом недостатке сна вы заработаете хроническую усталость, что скажется на когнитивных способностях.

Найдите свои часы наибольшей активности. Некоторые люди лучше работают ранним утром, другие — поздно вечером. Проанализируйте свой день и определите часы, когда вы наиболее эффективны. Именно эти часы выделите для наиболее важных дел и позаботьтесь о том, чтобы вас не отвлекали. Подобрав идеальное время, вы на пике возможностей и за меньшее время сможете выполнить больший объем работы. Никогда не назначайте переговоры, совещания, работу с электронной почтой или звонки на это время — так вы впустую растратите возможность плодотворно поработать.

Выделив оптимальное время для работы, не забывайте даже в этом промежутке устраивать перерывы, так как головному мозгу требуется время на восстановление энергии. Такие блоки работы-отдыха вы можете подобрать сами. Обычно каждые 90 минут работы сменяются физиологической усталостью. Но некоторые люди отмеряют работу блоками по 30 минут: 25 минут на работу и 5 минут на перерыв. Понаблюдайте за собой, через сколько времени у вас начинает снижаться продуктивность и выявите свои временные блоки. Не забудьте поставить таймер на нужное время, когда вы себя ограничиваете временными рамками, вы более продуктивны.

Идея № 12. Применяйте только то, что подходит именно вам

Автор отмечает, что не существует идеальной и универсальной системы эффективности, которая подошла бы всем. И вам не обязательно использовать все техники, описанные автором. Вы можете выбрать и применять только те, которые подходят именно вам.

Чтобы помочь людям найти свою систему, автор приготовил простую методику Э — три К, где Э — энергия, а три К — конспектирование, календарь-планировщик и концентрация.

У всех людей одинаковое количество времени в сутках, увеличить его никак нельзя. Но можно увеличить свой уровень энергии, от чего увеличится продуктивность. У каждого свой способ восполнения энергии, но автор советует высыпаться, правильно питаться, использовать утренние ритуалы.

Если вы хотите помнить не только дела, но и другую важную информацию и не беспокоиться, что можете что-либо упустить, без конспектирования никак не обойтись.

Календарь-планировщик и «темы дня» — незаменимые помощники в реализации самых важных задач. Строго придерживайтесь планов, делегируйте задачи, отказывайтесь от 80% неэффективных и вы будете успевать больше.

Успешные люди умеют концентрироваться и не реагировать на внешние раздражители. Они работают над одной задачей за раз, четко знают свои приоритеты, важные цели и направляют свое внимание на них.

Отключайте во время работы уведомления о новых письмах, смс, сообщениях в чатах, не позволяйте цифровым устройствам управлять вами.

Автор советует отказаться от телевизора, пить на завтрак протеиновый коктейль, который может зарядить вас энергией, мудро использовать время за рулем и стараться не ездить в час пик. Если уж попали в пробку, слушайте аудио-записи, совершайте запланированные звонки.

Оптимизируйте свое время с помощью удобных для вас методик и вы сможете быть более продуктивными.

Заключительные комментарии

Если вам доводилось читать книги о тайм-менеджменте и повышению эффективности, то многие советы автора покажутся вам знакомыми. Однако автор очень хорошо структурировал информацию, проиллюстрировал ее примерами из своей жизни и историями успешных людей.

Советы автора будут актуальны не только для предпринимателей или руководителей. Кевин Круз указывает, как тот или иной принцип применим в повседневной жизни — для обучающихся, неработающих родителей или фрилансеров.

И главное, не стоит бояться, что вам придется применять всё и сразу. Сам автор пишет, что одному человеку больше подходят одни принципы, другому — другие. Главное — найти свою комбинацию.