Лайфхаки для работы с Google Диском, Документами и Презентациями
UPD: спасибо читателям нашего канала "Google Таблицы" за дополнения к посту.
Google Диск
Короткие ссылки для быстрого создания документов
Переходите по любой из этих ссылок — сразу будет создаваться новый пустой документ соответствующего типа:
Таблица: sheet.new / sheets.new
Документ: docs.new / doc.new
Форма: forms.new / form.new
Презентация: slide.new / slides.new
Новая встреча в Google Календаре: cal.new
Такие ссылки работают и для сервисов видеовстреч Meet (meet.new), заметок Keep (keep.new) и других. Полный список смотрите на сайте у Макса Махрова.
Кроме того, находясь в Google Диске, можно создавать документы нажатием клавиш:
Документ: Shift + t
Презентация: Shift + p
Таблица: Shift + s
Форма: Shift + o
Папка: Shift + f
Ну а все горячие клавиши Google Диска есть по ссылке:
https://support.google.com/drive/answer/2563044?hl=en
Ссылка на Google Диск
Если у вас несколько аккаунтов Google, и вы пользуетесь диском на обоих (например, личный и корпоративный, как у меня), то знайте — цифра в этой ссылке на странице Google Диска отвечает за аккаунт (вдруг вы придумаете, как это применить — мне иногда проще перейти так, чем щелкать на фото и потом на профиль, плюс вдруг вам нужно добавить в закладки страницу Диска для определенного своего аккаунта) — поменяете на единицу — поменяется аккаунт:
https://drive.google.com/drive/u/0/my-drive
Ссылка на файл на Google Диске
Допустим, у вас на Google Диске лежит фото, PDF или файл любого другого типа, которым вы хотите поделиться — просто щелкайте правой кнопкой по названию файла и нажимайте “Получить ссылку” в контекстном меню:
После этого вам нужно будет или указать конкретных пользователей, которым будет доступен файл, либо открыть доступ по ссылке.
Прямая ссылка на скачивание
Иногда необходимо получить прямую ссылку на скачивание документа, чтобы у пользователя при переходе сразу начиналась загрузка.
Чтобы это сделать, нужно добавить ID документа к строке: https://docs.google.com/uc?export=download&id=
Подробно мы писали про это здесь.
Таблицы + Презентации + Документы
Ссылка на создание копии документа
Добавьте /copy к концу ссылки любого дока/таблицы/презентации — и при переходе по ней будет открываться не документ, а кнопка для создания копии:
Это удобно, если вам нужно “раздать” документ многим людям, чтобы каждый работал в своей копии и сразу создавал ее, а не лез в меню. Или если вы сделали шаблон, на основе которого регулярно создаете новые документы.
https://docs.google.com/document/d/1Wh_oFvWxzhcOryxC70sNlwIpXI8WtRJNqfZoL6WYdNQ/copy
Друзья, все ссылки в этой статье нерабочие — они нужны, чтобы показать структуру ссылок (элемент, о котором речь в соответствующем пункте, обычно выделен полужирным шрифтом).
Вставка как значение
Ctrl+Shift+V — сочетание клавиш для вставки текста в Таблицы/Презентации/Документы без исходного форматирования.
Можно использовать и чтобы вставить текст из внешнего источника в документ или презентацию, и чтобы быстро заменить формулы на значения в Таблицах.
Щелкни на меня!
В Таблицах/Презентациях/Документах щелкните на аватарку другого пользователя в правом верхнем углу, чтобы попасть в ту ячейку/слайд/место в документе, где он находится (что у него активировано, где находится курсор).
Публикация в интернете
Файл — опубликовать в Интернете — и вот ваш документ/презентация/таблица доступны по ссылке без интерфейса, как простенькие веб-странички, и все обновляется с периодичностью в несколько минут.
Подробнее мы писали об этом здесь.
Документы + Презентации
Голосовой ввод
Ctrl+Shift+S или Инструменты - Голосовой ввод — и вуа-ля, у вас появляется вот такое небольшое плавающее окошко с микрофоном:
Нажимайте и диктуйте текст. Можно произносить слова “запятая”, “точка”, чтобы сразу надиктовывать со знаками препинания. Мне периодически присылают тексты, надиктованные в гугл-доках, на редактуру и публикацию — могу сказать, что этот инструмент действительно удобен и позволяет довольно неплохо подготовить “сырье” для будущего текста.
Кстати, в Презентациях тоже есть голосовой ввод — там можно надиктовать заметки к слайдам (сочетание клавиш такое же: Ctrl+Shift+S).
Изменение размера шрифта
Ctrl+Shift + >
Ctrl+Shift + <
Сочетание этих клавиш увеличивает (больше, >) или уменьшает (меньше, <) размер шрифта у выделенного текста в Презентациях или Документах
Вставка данных из Таблиц
Скорее всего, вы знаете об этом, но вдруг!
Копируйте (Ctrl+C) диапазон из Google Таблиц и вставляйте (Ctrl+V) на слайд Презентаций (или в текстовый Документ) — и после в диалоговом окне выбирайте “Связать с таблицей”, чтобы была возможность обновлять данные:
Если данные изменятся в таблице, то на слайде при активации вставленных данных появится кнопка “Обновить”:
А в последнем столбце исходника еще были спарклайны… Увы, они в презентации не отображаются.
Если же нужно сделать “мгновенный снимок” данных из Таблицы, выбирайте второй пункт после вставки данных (“Вставить без связи с исходной таблицей”).
Документы
“Советовать”, даже если ты редактор
Даже если у вас есть права на редактирование, но вы хотите предлагать изменения, а не редактировать текст сразу, просто переключайтесь в соответствующий режим в правом верхнем углу:
Теперь все, что вы будете редактировать, будет отображаться в таком формате:
И это можно будет комментировать (и вам, и другим пользователям с доступом на редактирование и комментирование). Понятно, что если вы редактор, то вы можете принять/отклонить любое исправление, в том числе свое.
Кстати, есть и режим просмотра — если хотите только читать документ, не отвлекаться на панель инструментов и случайно ничего не ввести/удалить, переключайтесь на него.
Ссылка на заголовок в Google Документах
Если вы переместите курсор на заголовок в Документе, то сможете скопировать ссылку именно на этот заголовок в адресной строке, у нее будет окончание со словом heading:
https://docs.google.com/document/d/1Wh_oFvWxzhcOryxC70sNlwIpXI8WtRJNqfZoL6WYdNQ/edit#heading=h.500p9m7ynorr
У пользователя, переходящего по такой ссылке, будет открываться (если есть доступ по ссылке или у этого человека) именно этот заголовок, курсор будет на нем.
Это работает, если вы изменили стиль абзаца на один из заголовков:
Ну как тут не напомнить, что в наших любимых Таблицах можно дать ссылку на любую ячейку/диапазон, чтобы при переходе по ней открывался именно этот лист и выделялся именно этот диапазон:
Вот так выглядит ссылка в Таблицах — например, на диапазон B3:D9 на неком листе:
https://docs.google.com/spreadsheets/d/1GFH1zjHE37US3qwCXCG6xJsGxLX3rj2Qn_WwB-LKtWU/edit#gid=0&range=B3:D9
Оглавление
Итак, если вы используете в Документе заголовки разных уровней, то сможете потом одним щелчком создать оглавление. Вставка — Оглавление — и далее вы выбираете один из вариантов: с номерами страниц (например, если будете печатать документ) или с гиперссылками:
В варианте с номерами страниц все равно можно будет перейти по ссылке, просто сами заголовки не выглядят внешне как гиперссылки:
В варианте с ссылками не будет номеров страниц, а заголовки будут оформлены как гиперссылки, что вполне логично :)
Закладка
Если вы хотите дать ссылку не на заголовок, а на конкретное место в документе — добавляйте закладку (Вставка - Закладка), щелкайте мышкой на нее, затем на “Ссылка” — и копируйте ссылку из адресной строки.
У ссылки на закладку будет bookmark в конце:
https://docs.google.com/document/d/1Wh_oFvWxzhcOryxC70sNlwIpXI8WtRJNqfZoL6WYdNQ/edit#bookmark=id.7b7ualrok1zg
Нарисовать специальный символ
Для вставки символов нужно зайти в меню "Вставка" — "Специальные символы":
А там можно не только искать по категориям или по ключевым словам, но и нарисовать символ в специальном поле:
Презентации
Ссылка на конкретный слайд
Как и в случае с листами Таблиц и заголовками Документов, в Презентациях есть ссылки на конкретный слайд — скопируйте из адресной строки, находясь на соответствующем слайде:
https://docs.google.com/presentation/d/1v8Jtd0FBTpyHUooTcseJS5Njy9EGF6ez1r30P4_2lJs/edit#slide=id.gb4276eea42_0_104
Календарь
Быстрые встречи
В настройках календаря в разделе "Мероприятия" можно задать продолжительность мероприятия по умолчанию.
А еще здесь есть волшебный (уж по обещаемому эффекту — точно) флажок "Быстрые встречи". Поможет ли он меньше времени проводить на совещаниях? Не уверен. Но его активация сделает короткие 30-минутные встречи 25-минутными по умолчанию, а часовые — 50-минутными. Увы, опыт показывает, что даже 50-минутные встречи воспринимаются участниками как часовые, так что нужна серьезная дисциплина, чтобы заканчивать время и был реальный перерыв в 10 минут. Но вдруг у вас получится?
Рабочее время
В настройках календаря есть раздел “Рабочее время” — можно указать свое рабочее расписание (дни и часы). Гарантирует ли это, что вам не поставят встречу на это время? Кхе-кхе. Но во всяком случае коллега получит предупреждение о том, что вы не работаете (хотите не работать) в заданное время.
Почта (Gmail)
Увеличить время отмены отправки письма в Gmail
По умолчанию у вас есть всего 5 секунд на отмену отправки письма. Совсем мало! Но это время можно увеличить до 30 секунд. Заходите в настройки — все настройки — общие — отмена отправки и выбирайте один из вариантов (5, 10, 20 или 30 секунд).
Помечать письма, отправленные только вам
Чтобы пометить письма, которые отправлены только вам персонально, а не нескольким адресатам, включите соответствующую опцию в "Общих" настройках Gmail (называется "Значки персональных писем"):
Таблицы
Быстрый переход к именованным диапазонам
Нажимайте на выпадающий список в строке формул — и сможете быстро переместиться к именованному диапазону (если он есть в документе) или на другие листы.
