Юридическое письмо

Пишем документы понятно и со вкусом, а затем красиво их оформляем и кайфуем от вёрстки

Резюме наших материалов, посвящённых эффективным документам, юридическому письму, legal design, etc. Сложная для многих тема, которой надо долго практиковаться и учиться, для этого в конце есть список литературы. Плюс тут описаны довольно прогрессивные приёмы, с которыми традиционалисты из преподов, практиков и судей могут не согласиться. Но их придерживаемся мы и вам советуем. Клиент (или начальник) скажет, если что-то не понравится из этого.

Опишем законы юридического дизайна, затем – стиль текста и вёрстку. Но сначала: Михаилу Леонову, Е. А. Саламахиной и всем, кто повлиял на эту статью, – аригато годзаимас!

О legal design

Дизайн – то, как устройство функционально устроено, а не красота и расстановка иконок. Документ с хорошим дизайном – ясный и логичный, работает эффективно и решает задачи клиента. Legal design может быть и плохим, но обычно мы говорим о нём, описывая хорошие документы.

Помните о важности формы при написании юридического текста. Основа хорошей формы – ясная мысль, ​четкая структура, понятный текст, ​отточенный внешний вид, продуманные графические и инженерные решения.​ Однако содержание текста – неотъемлемый элемент, ведь это то, для чего мы пишем. Даже лучшая форма не исправит изъянов ​в содержании. ​От адресата зависит то, какой Вам нужно сделать документ, поэтому держите его в голове, чтобы не отойти от содержания.

Современный юридический дизайн – это дуализм классики и прогрессивности.​

Приоритеты хорошего дизайна документа:

1. Формальная логика
2. Подходящий язык, т. е. он близок клиенту, прост и понятен
3. Правильное оформление: капс, серый шрифт, etc. снижают эффективность

Столпы legal design:

1. Эмпатия: как будет лучше для читателя? Сможет ли сделать мой вывод на основе изложенного?
2. Визуализация: как будет удобнее читателю? Текст далеко не всегда хороший источник информации
3. Упрощение: уменьшится ли смысл, если я это уберу? У документа есть КПД – количество слов на единицу смысла – он зависит от соотношения его объёма и полезной читателю информации в нём. Всё, что не делает документ лучше, делает его хуже

Хороший legal design требует

1. Мыслить как клиент
2. Мыслить вне шаблонов
3. Стремиться к максимальному КПД документа

Логика юридического текста

1. Запишите свои мысли: у вас есть вопрос – сделайте черновик своих ответов на него
2. Определите связи между ними: нарисуйте их (какие из них общие и частные; что можно обобщить; установите причины и следствия)
3. Разверните мысли в двумерный формат – mindmap (например, в miro) в форме древа, каждая ветвь которой представляет отдельный раздел/главу/пункт меморандума, курсовой, договора
4. Сделайте вывод
5. Напишите текст
6. Напишите введение – всегда пишите её в конце, т. к. важно в ней объяснить читателю границы документа, что ему ожидать от него, а усвоить это можно только после того, как всё написано

Принципы построения древа

1. Каждый следующий уровень обобщает предыдущий: глава обобщает параграфы (помните об этом, когда даёте названия им)
2. Идеи должны быть сгруппированы правильно, связаны: важно соблюдать последовательность (представьте, что у каждого абзаца есть заголовок)
3. Идеи должны идти от более важных к менее важным: сначала пишите то, что наиболее важно для большинства читателей (особенно в договорах)

Как соединить части целого

1. Отсылайте читателя к предыдущему тексту – благодаря этому формируется цельная картина
2. Делайте выводы – очень много выводов, а ещё соединяйте маленькие выводы в один крупный – повышает КПД
3. Сохраняйте ритм, размеренность абзацев, страниц, пунктов и частей – в каждом из них должно быть одинаковое количество мыслей (не посвящайте одному пункту договора всю страницу)

Как подчеркнуть логику текста

1. Делайте заголовки — их не бывает много, это всегда хорошо и они всем нравятся
2. Нумерованные списки: нужны всегда, когда перечисляется более трех элементов (мы всегда тратим время на подсчёт элементов в тексте, нумерация делает это за нас). Оптимально: нумерация вида 1.1.2.3 («индексационная») – нет оправдания нумеровать по-другому
3. Маркированные списки: при любом перечислении

Стиль текста

Стиль – оружие против вашего противника и зависит от вашего врага. Стилистические средства решают задачу текста. Задача текста определяется:

1. Читателем: кому предназначен текст?
2. Формой текста: как он его получит?
3. Назначением текста: что он должен сделать?

Пишите ясно

Большинство учебников по ТГП – неясные. Ясная фраза:

1. Не случайность
2. Плод работы
3. Получается с третьего-четвёртого раза – все хорошие писатели большую часть своего времени редактируют, а не пишут
4. Основная задача пишущего

В ясном тексте содержание выше формы, а не наоборот. Для этого надо писать осознанно, не использовать шаблоны и много сокращать. За исключением, если клиент (читатель) не настаивает на обратном.

Советы по стилистике текста

Избавляйтесь от неуверенных или оценочных суждений

1. «В первую очередь мы хотим обратить внимание на…» – пустые слова, автор пишет о том, что хочет сделать, вместо того, чтобы взять и сделать. У него нет «Я» в тексте + он не умеет строить связки
2. «На наш взгляд, существуют некоторые риски доначисления налога на добавленную стоимость в связи с используемой структурой предприятия» – неуверенность всегда хуже уверенности. Меняйте оценочные слова на конкретику. Клиент платит за точную инструкцию: «если сделаешь так, будет это», а за неуверенность не платят и меньше не наказывают

О «Я» в курсовых. В курсовых и научных работах обычно требуют обезличивать личное мнение и писать от третьего лица: «принято считать», «нельзя не согласиться с тем, что», «можно сделать вывод» – это плохая практика и следует напротив своей позиции писать «Я». Если научрук стоит на своём, то перед защитой пройдитесь по тексту и замените «Я» на клише. Но такой подход даёт всем понять, где ваша позиция, а где вычитанная, и просто развивает критическое мышление.

Избавляйтесь от лишних слов: личный друг, настоящий договор, момент времени, применимое законодательство в контрактах без иностранного элемента…

Избавляйтесь от клише, в т. ч. юридических:

Юрист в контрактной работе нужен, чтобы избавляться от клише, т. к. любая вода в сделке замедляет согласование договора (две страницы согласовываются быстрее двадцати).

Избавляйтесь от сложных предложений. Такой текст только отпугивает клиентов, повышает риски и не решает задачу читателя: «При регистрации и каждой последующей авторизации в Приложении «Мой МТС» Абонент соглашается с тем и подтверждает, что указанное Приложение будет иметь доступ к сведениям об Абоненте (ФИО или название организации, дата рождения, предпочтения и персональные предложения) и к данным об услугах связи…».

Избавляйтесь от мёртвого текста. Канцелярит – антисмысловые, «казённые» фразы с пассивным залогом и отглагольными существительными, которые нужно несколько раз прочитать, чтобы понять.

Делайте энергичный текст

1. Добавьте действующих лиц: подлежащее, сказуемое, побольше глаголов
2. Избавьтесь от ненужных слов, оборотов: нет отглагольным существительным и пассивному залогу
3. Структурируйте: сначала важные тезисы с подлежащим и сказуемым
4. Следите за существительными подряд

Мёртво. Между Истцом и Ответчиком было заключено соглашение, предусматривающее рассрочку по кредиту. Однако Ответчиком не были выполнены существенные условия данного соглашения, в частности: не производилась регистрация права собственности…

Энергично. Истец и Ответчик заключили соглашение о рассрочке по кредиту. Однако Ответчик не выполнил существенные условия этого соглашения, в частности: не зарегистрировал право собственности…

Иски. Самые консервативные юридические документы: пишутся для судьи, старого юриста-традиционалиста. Любые улучшения тут внедряются очень медленно. Но не следует из-за этого отказываться от тех же заголовков и энергичного текста.

Ссылки на законы. Не копируете, а пересказываете, применяете троеточия, цитируете только нужные части. Если все равно занимают много места в тексте – отправляете в сноски.

Это особенно важно при написании правового заключения, которое у многих юристов сводится к копипасту закона. Так делать неправильно, правовое заключение – расслабленный комментарий: «это делается так, потому что...». Государственные органы превращают ответы на обращения граждан в копипаст закона аналогично похитителям людей, вырезающим из газет буквы и склеивающих из них слова для анонимности писем. Судьи так тоже делают. А вы не делайте.

Типографика и вёрстка

Не нужно знать текст, чтобы понять, какая из этих визиток более стоящая (нижняя):

Правый договор стоит дороже левого, хоть и не требует верстальщика в команде:

Как этого добиться

1. Отказаться от капса. Капс никогда и нигде не нужен. Совсем. Забудьте про его кнопку. Лучше пишите заглавные буквы, зажимая шифт. Если работаете с текстом, где уже есть капс, исправляйте через регистр (шифт + F3),
2. Три стандартных шрифта с засечками, которыми есть смысл пользоваться: TNR (худший и слишком стандартный), Georgia (более хорош, но хвосты цифр свисают со строки), Cambria (свежий и перспективный),
3. Заголовок – шрифт без засечек, содержание – с засечками​, основной текст – 14 кегель, название документа – 16.​
4. Несколько классных нестандартных шрифтов с засечками, улучшающих текст при замене стандарта: Paratype Serif, Paratype Astra Serif (идеален для замены TNR – они одинакового размера), можно попробовать PT Sans Caption Шрифт без засечек идеально подходит для заголовка​. Расстояние между буквами больше, чем в классическом ​PT Sans.​ Как итог заголовок не теряется среди текста​
5. Всегда выравнивайте по левому краю (откажитесь от выравнивания по центру и точно от выравнивания по правовому краю),
6. Следите за длиной строки: при узких полях и низком шрифте (ниже 11 кегля) глаз долго движется от конца строки до начала следующей и вы забываете, о чём только что читали, из-за этого приходится перечитывать. Учитывайте размеры страницы и полей, длину строки, размер шрифта и междустрочный интервал.

Оптимально

Междустрочный интервал. Наиболее оптимален 1.25–1.5, но в Ворде при интервале 1.5 он на самом деле равен 1.65. Это исправляется двумя путями

1. вручную: заходите в настройки абзаца и прописываете пункты (если кегль – 12, то интервал – 18 пунктов),
2. указывать интервал 1.15 (фактически соответствует 1.25).

Отступы и интервалы между абзацами. Нужны сделать паузу после одной мысли, чтобы перейти к другой. Нельзя использовать их одновременно: они нужны для одного и того же. Либо отступ, либо интервал. Если делаете отступ, по размеру он должен напоминать квадрат. Но Телеграму нравятся интервалы между абзацами, поэтому в этой статье вы не увидите отступы между абзацами. Только интервалы. Всех нас учили соблюдать красную строку, сегодня в этом необходимости нет. Интервал перед и после абзацев лучше делать 0. Это позволяет более удобно форматировать текст, он будет «дышать».

Отступ перед первым абзацем.Если отступ (красная строка) нужен для разделения абзацев, то в самом начале текста его не надо писать. Так немногие делают, т. к. это бросается в глаза и смущает непросвещённого, но отсутствие отступа в первом абзаце можно наблюдать у издателей в книгах. Найдите такую среди своих.

Выравнивание. По центру – только в заголовке (и то, совсем не обязательно). По правовому краю – никогда.

Выравнивание по левому краю сделает текст понятнее и доступнее. ​Как итог адресат сможет быстрее с ним ознакомиться и понять его суть​. Делайте маленькие абзацы: 3–4 предложения обеспечат Вам выравнивание, приближенное к широкому​. Избегайте длинных слов в конце предложения, они «рубят» его на части. Меняйте постановку слов, чтобы визуально все выглядело ровно​.

Выравнивание по левому краю лучше выравнивания по ширине. В первом случае образуется рваный край, во втором – конские пробелы. Излечить это помогает расстановка переносов (Word: Макет/Расстановка переносов/Авто), но рваный край явно лучше конских пробелов, ухудшающих читаемость текста (одна строка читается быстро, вторая – медленно).

Консервативные юристы предпочитают выравнивание только по ширине и, если их не переубедить, пусть будут хотя бы переносы.

Идеально. Текст 12–14 кеглем, интервал 1,15. Выравнивание по левому краю либо по ширине, но с переносами. Между абзацами либо отступы, либо интервалы.

Сквозная нумерация абзацев

В договорах вы нумеруете абзацы — всегда индексационной нумерацией (3.2, 3.2.3). Делайте это и в меморандумах, если в документе больше 2 страниц:

Так удобно ссылаться на свои и чужие доводы, чем если бы вы говорили в суде или писали в отзыве на иск «оппонент на одиннадцатой странице в третьем абзаце сверху ссылается на…» — удобнее говорить «как отмечено в 22 абзаце иска…».

Стоит избегать «двойной» нумерации (1.1, 2.2). Для этого просто не нужна нумерация заголовков в документе.​ Если есть нумерация абзаца, то нумерация страниц излишняя. Если же хочется сделать нумерацию страниц, то она проставляется посередине верхнего поля документа​

В международном арбитраже, практике международных и продвинутых зарубежных судо это общепринято — в России такому не учат. Технический нюанс:

1. У списков есть уровни. Вот тут первый уровень,
1. Это второй
1. Это третий. Чтобы так делать, справа от цифры нажмите Tab
2. Чтобы опустить уровень, нажмите Shift+Tab

Выделения в тексте

Курсив – для текста, полужирный – для заголовка. Такова эстетика и эффективность текста. Плохо, когда есть выделения цветом, разрядкой (увеличением расстояния между буквами), капсом и подчёркиванием.

Выделяя блок текста, меняйте кегль, отступы, гарнитуру. Но не используйте подчёркивания. Даже набирая этот текст мы не можем что-то подчеркнуть – Телеграф намерено лишён этой такой возможности. Во имя хорошего текста.

Двойные выделения – гарантия того, что вы делаете что-то не так. Особенно если вы так выделяете текст внутри уже выделенного. Пересмотрите и исправьте – двойные выделения недопустимы.

Стили Ворда

Оформляете заголовки самостоятельно через выравнивание по центру, добавляя полужирный и увеличивая шрифт? Пишите оглавление курсовой вручную? Не знакомы с навигацией Ворда? Когда вставляете текст, формитируете его пальчиками? Используйте стили. Они не просто так занимает половину ленты:

Не будем нагружать деталями (они тут), но это один из самых недооценённых инструментов юриста. Разберём одну функцию: заголовки. Их минимальный смысл, которым пользуется большинство: отображаться в навигации и оглавлении:

Если в документе есть текст в стиле заголовка, то можно делать так:

И выходит оглавление, о котором слишком многие не знают:

Знаете о заголовках в Ворде? Тогда почему не пользуетесь стилем обычного текста?

Источники

1. Пиши, сокращай – Максим Ильяхов, Людмила Сарычева – мастрид
2. Слово живое и мёртвое – Нора Галь
3. Принцип пирамиды Минто – Барбара Минто
4. Typography for lawyers – Matthew Butterick
5. Сайт адвокатского бюро «Башилов, Носков и партнёры»
6. Сервис Главреда – проверяет русский текст на чистоту и читаемость

Если дошли до этого момента и выписали «Пиши, сокращай» почитать попозже – значит, мы не зря всё это писали.