13. Документы, содержащие первичную информацию о персонале, и их использование в кадровой работе на предприятиях туристской индустрии

К документам, содержащим первичную информацию о персонале, относятся: заявления, автобиографии, анкеты, резюме, рекомендательные письма, характеристики, дипломы, аттестаты, свидетельства, сочинения, фотографии и т.д.

Главный недостаток такого источника информации состоит в том, что из них можно получить лишь ограниченную информацию.

Установление первичных контактов между претендентами и кадровой службой работодателя может быть очным и заочным.

Заочно это делается с помощью резюме – сжатое описание сильных и слабых сторон специалиста. Резюме бывает:

- хронологическим (описание выполнявшейся работы в прямой или обратной последовательности);

- функциональным (описание опыта в тех или иных видах деятельности и наиболее важных достижений).

Блоки резюме.

1. Личные данные (ФИО, возраст, гражданство, семейное положение, адрес, контактный телефон).

2. Цели соискания должности (2-3 строки).

3. Трудовой опыт (перечисление в обратной хронологической последовательности мест предыдущей работы, занимаемых должностей, достигнутых успехов и причин увольнений).

4. Сведения об образовании в обратной значимости (учебные заведения, специальности, дополнительное образование, приобретенные навыки).

5. Дополнительная информация (знание компьютера, языков, наличие водительских прав, членство в общественных организациях, публикации, изобретения; особенности характера, важные для работы; фамилии тех, кто может дать рекомендации).

Резюме должно быть четким, конкретным, иметь объем не более одной страница формата А-4.

Автобиография. Оптимальный объем – 1,5 страницы формата А-4. Она может иметь табличную форму: слева даты, справа – описание событий; может быть отпечатанной на компьютере или аккуратно написана от руки. Содержание автобиографии целесообразно представлять 9-10 пунктами: ФИО, дата и место рождения, место жительства, семейное положение, образование, характер обучения и успеваемость в учебном заведении, профессиональная деятельность, знание языка, повышение квалификации.

При анализе автобиографии надо обращать внимание на следующее.

1) Оформление. Внешний вид документа дает представление о личности нанимаемого, серьезности намерений. В частности, речь идет: о способе выполнения (от руки, печатный текст); характере оформления (четкость, ясность формулировок, правильная компоновка, умение кратко изложить факты и др.).

2) Содержание. Может информировать о кандидате с позиций требований должности, показать образ мыслей, желание и возможность работать, целеустремленность, настойчивость, успехи в профессиональном развитии.

3) Точность информации.

4) Стиль изложения. Стиль может быть напыщенным, скромным, свободным и т.п. Динамичный стиль характеризуется частым употреблением глаголов; статичный –

существительными и нагромождением придаточных предложений; деловой стиль – разумные, сжатые предложения.

Поскольку в заявлениях и автобиографиях не освещаются все интересующие организацию вопросы, поэтому претендентам могут предложить заполнить анкету.

Виды анкет.

Стандартные (чаще всего в государственных организациях).

Собственные (учитывают специфику организации, применяют частные фирмы).

Специальные (для отдельных категорий претендентов, а также для освещения определенных сторон их биографии). Разновидности: для выпускников учебных заведений; о последней должности; для обращающихся за работой по собственной инициативе; биографическая анкета.

Анкеты заполняются в присутствии интервьюера, дома самостоятельно, работником кадровой службы со слов претендента.

Они сравниваются по пунктам с установленными критериями отбора, что позволяет выявить соответствие уровня образования и практического опыта характеру должности, наличие ограничений любого рода на выполнение должностных обязанностей, готовность к дополнительным нагрузкам, например командировкам и др.

Характеристики и рекомендации пригодны в основном для руководящих должностей. Обычно они бывают двух видов: содержат суждения только о деловых и профессиональных качествах, либо детальное или обобщенное реноме. Если характеристика – документ, содержащий всесторонний отзыв о деятельности и качествах человека, то рекомендация – только благоприятный.

Характеристика - документ, который содержит описание характерных и отличительных черт и качеств работника и отражает мнение организации о нем. Реквизиты характеристики: наименование вида документа; текст; подписи; дата; печать.

Текст состоит из двух частей:

1) вводной, где указываются Ф.И.О., год рождения, образование, должность, структурное подразделение, стаж работы на предприятии;

2) основной, где указываются деловые качества, отношение к работе, профессиональный рост, наличие наград и поощрений, отношения с сотрудниками.

Характеристику подписывает руководитель предприятия, структурного подразделения, ведущий специалист, руководитель общественной организации. Подпись заверяется печатью.

Характеристика – документ, содержащий всесторонний отзыв о деятельности и качествах человека, а рекомендательное письмо – только благоприятный. Кроме того, кандидат может выбрать рекомендующего.

Другими видами документов, на основе которых можно принимать кадровые решения, являются дипломы (свидетельства) об образовании и квалификации. Они считаются довольно серьезным подтверждением личностных и деловых качеств кандидата, особенно молодого.

Специфическим документом является фотография. Она позволяет сформировать целостное восприятие человека.

Представляемые документы могут потребовать дополнительной проверки. Проверка происходит путем запросов, сопоставления с другими источниками, чтения между строк, для чего проверяющих специально обучают.