32. Рациональное использование рабочего времени

Резервы времени ограничены, поэтому встает вопрос о его рациональ-ном использовании. Первым шагом на этом пути является «инвентаризация» времени, осуществляемое с помощью хронометража, фотографирования, са-мофотографирования. Выбор метода зависит от ее задач и масштабов.

Выявление видов деятельности, на которые время тратится впустую (до 25%), которую могут выполнять другие лица, которые отнимают время у других, называется диагностикой времени.

Серьезная управленческая проблема – дефицит рабочего времени ру-ководителей и исполнителей. Он ведет к перегрузкам и стрессам, отсутствию порядка в действиях, слабой проработке вопросов. Обычно коэффициент за-нятости руководителей равен 1,2-1,6. Полезно при этом используется 70-80% времени.

Иметь время для руководителя – это:

- выполнять все важные дела в течение 4-6 часов;

- выделять один час для собственной важной работы;

- твердо знать, что в данный момент нет срочных дел;

- иметь возможность за счет резерва всегда выполнить важное дело;

- избегать стрессов.

Основными причинами потерь времени являются:

- нечеткое определение целей и приоритетов, в результате чего люди не могут правильно сориентироваться в ситуации, а потому берут на себя слишком много либо слишком мало работы, тонут в мелочах;

- неудовлетворительная организация планирования, не позволяющая менеджеру справиться с распределением времени на выполнение своих дел;

- неорганизованность и недисциплинированность подчиненных, приводящая к многократной переделке одной и той же работы;

- отсутствие необходимой информации для принятия решений, в результате чего их приходится постоянно откладывать;

- нерешительность руководителя, неумение работать с партнерами, подчиненными, посетителями, проводить собрания и совещания.

Управление рабочим временем (тайм-менеджмент) основан на тщательном планировании руководителями и специалистами своего рабочего времени. Планирование начинают с постановки задач. Составляют список дел за продолжительный период и препятствий, которые могут возникнуть.

Затем осуществляется АБВ-анализ задач, в результате которого они разделяются на три категории:

- А – важнейшие (обычно их доля составляет до 15% общего числа, но вклад в достижение целей – 65%);

- Б – важные задачи (соответственно 20% и 20%);

- В – несущественные задачи (соответственно 65% и 15%).

Планирование времени, отводимого на решение конкретных задач, осуществляют с учетом их рациональной очередности:

- дела с фиксированным сроком исполнения или требующие значительных затрат времени, а также неприятные, откладывать которые на потом не-желательно;

- рутинная работа и выполнение повседневных обязанностей;

- второстепенные и эпизодические дела (чтение текущей корреспонденции, обход рабочих мест).

В конце планового периода целесообразно сравнивать намерения и реальные результаты. Если времени теряется больше, чем намечалось, надо искать причину.

Дневной план должен включать не более десятка проблем, в том числе не более трех первостепенных, работа над которыми осуществляется в первую очередь. Их, а также самые неприятные дела планируют на утренние часы, с тем, чтобы к вечеру их завершить. Однородные задачи группируют блоками, что позволяет экономить время.

Дневной план должен быть гибким, жестко в нем регламентируют только вопросы, связанные с приглашением людей (совещания, прием посе-тителей).

В дневном плане предусматриваются «окна» на случай возникновения неожиданных проблем и 10-минутные перерывы после каждого часа работы.

Обычно планом охватывают не более 60% рабочего времени, а осталь-ное резервируют на решение непредвиденных проблем, творческую деятель-ность, повышение квалификации.

Для экономии времени необходимо следующее:

- составлять график рабочего дня и осуществлять постоянный текущий самоконтроль;

- не разбрасываться, а заниматься одним делом. Уметь отличать глав-ное от второстепенного. Руководствоваться не тем, что хотелось бы сделать, а делать самое важное в данный момент. Действовать согласно намеченным приоритетам и делать работу сразу и до конца;

- не отвлекаться на возникающие проблемы, которые могут потребо-вать новых действий (целесообразно вернуться к ним позже), что позволит завершить начатое, а им - «отлежаться» и принять более зримые очертания;

- не совершать импульсивных поступков, ибо при работе урывками тратится больше времени;

- на рабочем столе не держать ничего лишнего;

- избегать ненужных встреч;

- не читать излишнюю информацию, но полезную записывать на кар-точку и переносить в память компьютера;

- предупредить людей о времени, когда вас нет и придерживаться этого расписания, попросить, не отвлекать, объяснив причину; предложить встре-титься в другое время;

- сразу предупреждать посетителей о располагаемом времени;

- не отвлекать других.