Инструкция по использованию корпоративного пространства

Element

1. Введение:

- Корпоративное пространство предназначено для работы и взаимодействия сотрудников магазина. Оно разделено на зоны для повышения производительности и сотрудничества.

2. Правила поведения:

- Соблюдайте правила хорошего тона и профессионализма во время работы в корпоративном пространстве.
- Помните о конфиденциальности и защите личных данных. Не распространяйте информацию или доступ к ней на посторонних лиц.

- Переписка между курьером(складом, перевозчиком) и куратором-оператором в личных сообщениях запрещена

3. Рабочие зоны:

- Рабочие чаты. В этом пространстве рабочие чаты между оффлайн персоналом и операторами-кураторами. Ежедневные вопросы, уведомления, консультации и прочее.
- Отчет. В этом пространстве ведётся учет созданных кладов из полученных МК, остатки товара на руках. Сюда же отправляется бухгалтерский отчет о начисленной заработной плате, выплате на кошелек сотрудника, отчисления в депозит.
- МК. Содержит информацию о выданном сотруднику МК.

3. Добавление в корпоративное пространство контакта Element:

1) Для каждого сотрудника принятого на должность курьер, склад, перевозчик, ответственный исполнитель службы HR, создает 3 (три) комнаты в рабочих зонах пространства.

2) Наименование комнаты каждого сотрудника соответствует шаблону: Никнейм сотрудника — Должность — Город работы.

3) Сообщения в комнате защищены сквозным шифрованием.

4) Ответственный исполнитель, после создания комнат, приглашает в каждую сотрудника используя его имя, адрес электронной почты или имя пользователя на element.

4. Добавление в корпоративное пространство контакта Telegram:

3) Комната создается кнопкой «Добавить комнату» (без шифрования).

4) Ответственный исполнитель, после создания комнат, приглашает в каждую @telegram:t2bot.io

5) После того как @telegram:t2bot.io присоединится к комнате, сотруднику, для которого создаются комнаты нужно в своем Telegram создать три группы с одноименными названиями зон: Рабочие чаты, Отчет, МК.

6) В Telegram в каждую группу нужно добавить @matrix_t2bot.

7) В Telegram, после добавления в группы, нужно запустить @matrix_t2bot командой /start

8) В Telegram в каждой группе Рабочие чаты, Отчет, МК необходимо отправить сообщение /id чтобы получить идентификатор канала.

9) Новый сотрудник, для которого создаются комнаты должен отправить для подключения три сообщения полученные в отчет п.8

10) В комнатах element, нужно ввести команду !tg bridge <the number> добавив к номеру id знак минус. Например, !tg bridge -10012346789

11) Мост запросит подтверждение, введите команду: continue

5. Правила общения в комнате «Команда»:

- Уважайте других участников: Будьте вежливы и уважительны к остальным участникам группы. Избегайте оскорблений, грубости или унижающего поведения.
- Соблюдайте тематику комнаты: Групповой чат является местом для обмена идеями и мнениями. Будьте готовы выслушать точки зрения других участников, и, если возникают разногласия, старайтесь поддерживать конструктивный диалог.
- Не спамьте: Избегайте повторного публикования одного и того же сообщения или отправки множества сообщений, которые не несут смысловой нагрузки.
- Будьте внимательны к контексту: Прежде чем отправить сообщение, убедитесь, что оно подходит к текущему контексту обсуждения. Избегайте неприятных или неуместных комментариев, которые могут нарушить ход беседы.
- Используйте адекватный тон: Общайтесь с участниками группы так, как вы бы хотели, чтобы с вами общались. Избегайте использования капса (ПИСАТЬ ВСЕ СТРОЧНЫМИ БУКВАМИ), так как это воспринимается как крик. Также будьте внимательны к смайликам и эмоциям, чтобы избежать недоразумений.
- Старайтесь быть информативным: Когда вы делитесь информацией или задаете вопросы, старайтесь быть ясным и понятным. Предоставляйте достаточно контекста, чтобы другие участники могли полноценно участвовать в обсуждении.
- Избегайте распространения непроверенной информации: Проверьте факты, прежде чем делиться информацией в группе. Избегайте распространения слухов, мифов или недостоверных данных, которые могут вводить других участников в заблуждение.

- Соблюдайте конфиденциальность: Не обсуждайте личные данные или конфиденциальную информацию касающуюся вашей личной работы. Все вопросы по МК, кладам, диспутам, заливки кладов на витрины, выплатам, остаткам, залогам только строго в созданных для этого комнатах. Будьте внимательны и осторожны — это залог вашей безопасности.

6. Часто задаваемыми вопросы:

🔗 Для чего используется имя пользователя?

Мы будем использовать ваше имя пользователя для создания идентификатора (Matrix ID), позволяющего отличить вас от других пользователей с таким же отображаемым именем. Это позволит нам сохранить конфиденциальность вашей электронной почты. 🙂

🔗 Можно ли зарегистрироваться по номеру телефона?

Нет.

🔗 Как отправить файл?

Просто перетащите файл в Element, и он автоматически загрузится. В качестве альтернативы вы можете щелкнуть значок скрепки в поле ввода текста и просмотреть файловую систему.

🔗 Можно ли загрузить файл с мобильного устройства?

Да. На мобильном устройстве просто нажмите стрелку, указывающую вверх (на iOS) или символ + (на Android), находясь в чате, и выберите файл.

🔗 Есть ли способ узнать, прочитано ли сообщение?

Да. Элемент показывает, кто прочитал сообщение, отображая их аватар справа от сообщения. Наведение курсора на эти аватары (или нажатие на них на мобильном телефоне) даст вам информацию о пользователе и время чтения.

🔗 Как найти файл или сообщение?

Чтобы найти комнату с рабочего стола, нажмите на увеличительное стекло, расположенное в верхней части экрана. Затем вы можете ввести ключевое слово или имя файла, который вы ищете, с возможностью выбора, хотите ли вы искать в конкретной комнате чата или во всех беседах. Для зашифрованных комнат поиск работает только на рабочем столе (не в веб- и мобильных устройствах Element), и вам необходимо включить «Поиск сообщений» в настройках безопасности и конфиденциальности Element.
В Element iOS коснитесь названия комнаты вверху, затем «Поиск комнаты».
В Element Android коснитесь трех точек в правом верхнем углу, затем «Поиск».

🔗 Как изменить настройки уведомлений?

Element позволяет настраивать уведомления на двух уровнях: в приложении и для каждой комнаты. Вы можете настроить, как вы будете получать уведомления об определенных событиях по умолчанию, в разделе «Уведомления» ваших настроек (доступно из раскрывающегося меню под вашим именем в верхнем левом углу веб-приложения или настольного приложения).

Вы можете настроить ключевые слова, настройки уведомлений по умолчанию для группы, индивидуальные чаты, приглашения и звонки. Уведомления могут быть:

– Выключено: вы не будете уведомлены, когда произойдет выбранное событие.
– Включено: вы получите всплывающее сообщение, когда произойдет выбранное событие, но без звука.
– «Шумно»: вы получите визуальную подсветку (красный значок и/или выделение текста), звук и/или вибрацию (в зависимости от устройства), когда произойдет выбранное событие.

Затем для более точной настройки вы можете легко настроить параметр уведомления для каждой комнаты из контекстного меню, которое вы получаете, щелкнув значок [...], который появляется при наведении курсора на имя комнаты в списке комнат. Это очень удобно, когда вы хотите временно отключить звук в комнате или убедиться, что ничего не пропустили в данном обсуждении. Вы можете выбрать следующие параметры:

– Отключить звук: вы не будете получать уведомления, даже если упоминается ваше имя или ключевое слово.
– Только упоминания: вы будете уведомлены только о тех элементах, которые должны быть «шумными», т. е. о вашем имени и ключевых словах.
– Все сообщения: вы будете получать (тихое) уведомление о каждом сообщении, происходящем в комнате; ваши «шумные» события (например, упоминание вашего имени) по-прежнему будут шумными (красный значок и звук).
– Все сообщения (шумные): каждое сообщение будет сопровождаться шумом поверх визуального уведомления. Ваши шумные события по-прежнему будут отмечены красным значком.

🔗 Что такое шифрование?

Шифрование означает шифрование сообщения таким образом, что его могут расшифровать только те, кто знает секретный ключ. Мы используем шифрование, чтобы ваши сообщения и файлы оставались конфиденциальными.

🔗 Что такое сквозное шифрование?

Сквозное шифрование означает, что ваши сообщения и файлы шифруются до того, как они покинут ваше устройство, и остаются зашифрованными до тех пор, пока они не достигнут устройств других участников. Сообщения со сквозным шифрованием могут быть прочитаны только участниками беседы.

🔗 Кто может читать мои сообщения?

Благодаря сквозному шифрованию ваши сообщения могут быть прочитаны только участниками беседы и никем другим . Это означает, что ваши сообщения не могут быть прочитаны кем-либо в Element или какой-либо третьей стороной. Это также означает, что если вы потеряете свои ключи, вы не сможете читать свои сообщения.

🔗 Почему я не могу прочитать сообщение?

Если вы не можете прочитать сообщение, значит, на вашем устройстве нет нужной клавиши. Если на вашем устройстве нет нужного ключа, вы можете получить ключ тремя способами:
‍ Восстановить
все свои ключи из резервной копии ключа
Запросить конкретный ключ с другого устройства через общий доступ к ключу
Загрузить ключи из руководства резервное копирование (дополнительно)

🔗 Что такое резервное копирование ключей?

Когда резервное копирование ключей включено, ваше устройство будет хранить защищенную копию своих ключей на домашнем сервере Matrix. Чтобы доступ к этим ключам был только у вас, они зашифрованы на вашем устройстве с помощью ключа, который вы либо храните сами, либо защищаете кодовой фразой и загружаете на свой домашний сервер Matrix. Важно понимать, что для защиты вашей конфиденциальности ваши ключи никогда не попадут в наши системы в незашифрованном виде .

🔗 Как настроить резервное копирование ключей?

Перейдите в «Настройки пользователя» -> «Безопасность и конфиденциальность» и нажмите «Начать резервное копирование ключей».

🔗 Как восстановить из резервной копии ключа?

Перейдите в «Настройки пользователя» -> «Безопасность и конфиденциальность» и нажмите «Восстановить из резервной копии».

🔗 Как запросить ключ с другого устройства через общий доступ к ключу?

Когда Element видит сообщение, которое не может расшифровать, он автоматически спрашивает другие ваши устройства, есть ли у них копия необходимого ключа. Ключи будут автоматически переданы доверенным устройствам — если устройство с ключом не доверяет устройству, запрашивающему ключ, на устройстве с ключом появится всплывающее окно с просьбой подтвердить передачу ключа вручную.

🔗 Что такое «устройство»?

По историческим причинам, когда мы говорим «устройство», мы не имеем в виду ваш телефон или ноутбук — вы фактически создаете новое «устройство» каждый раз, когда входите в систему Matrix (и снова уничтожаете его при выходе).

🔗 Все ли мои сообщения зашифрованы?

Нет, сообщения шифруются только в комнатах с включенным шифрованием. Вы можете включить шифрование, перейдя в настройки комнаты.

🔗 Могу ли я искать в зашифрованных комнатах?

Обратите внимание, что поиск в зашифрованных комнатах возможен только на ПК, если он включен в настройках «Безопасность и конфиденциальность» в Element.

🔗 Что означает красный/зеленый символ в верхней части зашифрованной комнаты?

Если зашифрованная комната имеет зеленый символ рядом с названием комнаты, это означает, что ваше устройство доверяет всем другим устройствам в комнате. Это золотой стандарт.
‍ Если рядом с названием комнаты стоит красный символ, это означает, что одно или несколько устройств не являются доверенными.
‍ Проверка каждого устройства, увы, по-прежнему занимает много времени — мы усердно работаем над решением этой проблемы.