Час тишины
Бизнесмену, писателю, общественному деятелю и ученому Дэвид Хорсагеру определенно есть чем поделиться с читателями – например, бесценным опытом личной эффективности.35 советов по продуктивности, которые изменят твое нутро.
1. О привычках. «Привычка – вторая натура» - так говорили древние. То, кем Вы являетесь определяется Вашими привычками. Существует много рабочих техник для искоренения вредных привычек. Будьте настойчивы и терпеливы – неспешно изменить свое поведение под силу каждому из нас. Прежде, чем Вы поменяете привычку, создайте для перемен благоприятные условия.
2. Научитесь отказывать. Наверное, каждый из нас пострадал от желаемого, но так и не сказанного «нет». Вы должны помнить, что смертны. Ваше время и силы не бесконечны. Если Вы делаете определенный выбор, то отсекаете возможность выбрать другие варианты. Выберите то, что больше нравится именно ВАМ, а от остального откажитесь. Не торопитесь помогать кому-то, если не знаете наверняка, что сможете действительно помочь. Изучите свой график и возможности. Если не сможете выполнить то, о чем просят, можете смело, но вежливо отказать. Отказ должен быть предельно твердым и уверенным, иначе Вам придется неоднократно повторять свое «нет».
3. Не пасуйте перед сложными проблемами. Сложные проблемы многих людей вводят в состояние ступора, человек не знает, за что ухватиться. Во-первых, представьте проблему и посмотрите на нее стратегическим взглядом. Во-вторых, распишите этапы выполнения и шаги. В-третьих, попробуйте выполнить задачу, начав с разных этапов. Когда сможете выполнить один этап, можете вернуться к предыдущему.
4. Обновите или оптимизируйте компьютер. Если Ваш компьютер достаточно старый – работает медленно и часто зависает, возможно, есть смысл задуматься о новой технике. В день мы проводим колоссальное количество времени в работе за компьютером и, бесконечные проблемы с его производительностью отнимают драгоценное время. Не забывайте время от времени удалять старые файлы и программы. Не открывайте все сразу, ресурсы даже производительной машины ограничены.
5. Освободитесь от гаджетов. Прежде чем купите очередной гаджет, попробуйте подумать о его назначении. Так ли он Вам нужен? Посмотрите отзывы и обзоры в интернете. Постарайтесь изучить все возможности и все недостатки устройства перед покупкой.
6. Оставьте бумаги в прошлом. Сейчас во многих странах стали отдавать предпочтение именно электронным документам. Ваши бумажный архив занимает много места. Отсканируйте все бумаги и поместите сканы на жесткий дик или в облачное хранилище. Лучше всего будет продублировать документы. Можно их рассортировать или поставить метки – так Вам легче будет найти желаемое.
7. Используйте интеллект-карты. Интеллект-карты помогут Вам организованно перенести Ваши мысли на бумагу, причем в понятном, структурированном виде. С помощью карт Вы сможете сэкономить много времени и определиться с приоритетами.
8. Планирование от «А» до «Я». Попробуйте все Ваши планы расписать по категориям. «А» - наиболее важные, которые нужно сделать как можно скорее. «Б» - чуть менее срочные. «В»- дела не такие требовательные к срокам, как дела предыдущих категорий.
9. Поддерживайте порядок на рабочем столе. Порядок на рабочем месте очень важен, если на столе навалены горы бумаг, то Вам буде т сложно сосредоточиться на одном текущем деле. Чистый же стол помогает полностью отдаться одному делу, внимание распыляется куда меньше. Возьмите за правило: отработать материал, собрать его, положить в архив или выкинуть. Старайтесь как можно чаще наводить порядок на столе, очень желательно, - каждый день.
10. План полетов. Если Вам по работе приходится много летать на самолете, то научитесь, наконец, заранее готовиться к каждому вылету. Во-первых, перед вылетом проверяйте все нужные документы. Во-вторых, проверяйте уровень зарядки Ваших устройств – телефона, ноутбука или планшета. Будет здорово заряжать все на 100%. Возьмите с собой и дополнительные накопители, на случай, если будут задержки рейсов.
11. Обращайтесь с телефоном мудрее. Телефон может стать как помощью, так и помехой работе. Перед тем, как позвоните кому-то, постарайтесь заранее обдумать то, что скажете. Основное можно записать в виде пунктов. Говорите размеренно и четко. В течение рабочего дня постарайтесь не отвлекаться на каждый звонок. Для телефонных переговоров лучше найти отдельное время. Голосовые сообщения лучше записывать кратко, не забывая и указывать время для «можете перезвонить». И на совещаниях можете про телефон забыть вовсе, какими бы скучными они ни были.
12. Будьте готовы всегда и ко всему. Для того, чтобы всегда быть «на коне», нужно заранее готовиться. Для того, чтобы получать Ваше вознаграждение на работе, нужно хорошо выполнять свои обязанности, а для примерного выполнения обязанностей важно быть осведомленным. Наверняка Вам придется стоять в очереди, кого-то ждать или битый час трястись в транспорте. Возьмите на эти случаи материалы с работы. И, конечно, всегда держите при себе блокнот с ручкой. Превосходные идеи чаще приходят неожиданно.
13. Завтра начинается сегодня. Научитесь планировать все важные дела заранее. Как говорится, тот, у кого провал с планированием, не покладая рук работает над планом провала. Нужно день планировать не утром, когда Вы спешно собираетесь на работу, а заранее. Последние 15 минут рабочего дня посвятите планированию завтрашнего дня. Какое же испытываешь прекрасное чувство, когда вычеркиваешь из плана очередное выполненное дело!
14. Старайтесь все записывать. Люди не любят тратить время на записи. Например, мало кто ведет учет расходов. А Вы не берите пример с большинства, постарайтесь записывать все расходы хотя бы в течение недели. Вы научитесь лучше контролировать свои желания. Так же можно поступить и со временем – записывайте все, на что тратите свое время. Через недельку Вы будете в ужасе от того, сколько времени тратите на какую-то ерунду вроде серфинга в интернете, чтения прессы-желтухи и так далее. Осознав, сколько времени у Вас уходит впустую, Вы научитесь относиться к нему намного бережнее.
15. Сначала создайте условия. Конечно, нам хочется сходу сворачивать горы. Но без качественного сна, постоянных физических тренировок, правильного питания и духовной поддержки Вы вряд ли сможете осилить даже несложные задачи.
16. Сосредоточьтесь. Старайтесь сосредотачивать свои усилия только на одном деле. Мышление человека устроено так, что никто не может делать несколько дел одновременно. Причем, делать без потери в скорости и качестве. Как бы это ни было обидно, но так устроен человек. При выполнении важной задачи Вас ничто не должно отвлекать. Да, и не забывайте о блокноте. Отныне и навсегда он с Вами. В него записывайте все, что относ��тся к делу.
17. СВД. СВД – самые важные дела. Напишите себе список СВД, которые приблизят Вас к желаемой цели.
18. Научиться планировать на 90 дней вперед. Хорошим считается тот план, который составлен на три месяца вперед и более. В планах, написанных на меньшие сроки, теряется важный фокус на стратегические цели. Составьте точный список задач и краткосрочных целей. И определите, почему выбранные цели именно краткосрочные, а не долгосрочные. К плану можете возвращаться несколько раз, и переписывать его – частично или полностью.
19. Люди превыше всего. Конечно, личная эффективность очень важна в жизни, но отношения с людьми куда важнее нее. Работа работой, но уделять время семье и друзьям нужно всегда. По-настоящему счастливы Вы будете лишь тогда, когда в отношениях с близкими у Вас будет гармония.
20. Сосредоточьтесь на общих вопросах. Сделать что-то выдающееся можно лишь в том случае, если Вы любите мечтать или размышлять в свободное от работы время. Повседневная суета никак не способствует разрешению фундаментальных проблем. Сделайте перерыв в рутине, попробуйте взглянуть на мир свежим взглядом. Перед отпуском постарайтесь закрыть все важные дела или обучить их выполнению коллегу. Только не думая постоянно о работе, Вы сможете хорошенько отдохнуть. Находясь на отдыхе, Вы можете посетить музеи или прочесть интересную книгу.
21. Держите все важные вещи под рукой. Для работы без отвлечений соберите заранее все самое нужное, например, канцелярию или справочные материалы. Поверьте, лучше собрать все заранее, чем в течение дня тратить время на сборы. Очень удобно при работе в интернете держать несколько вкладок открытыми. Попробуйте работать за монитором с большой диагональю или докупить второй монитор.
22. Два дела в одно. Бывают дела, которые мы с лёгкостью можем объединить в одно дело. Например, делать дела последовательно, а не разбросать их в течение дня. Наверняка, ряд дел Вы сможете объединить в один блок. Например, работа с архивом плюс телефонный разговор плюс работа с электронной почтой. Ограничьте время, отведенное на выполнение одной задачи.
23. Освободитесь от привязанности к интернету и телевизору. Наблюдения за чужой жизнью – это явно не то, что сделает Вас счастливее. Нет смысла и в бессчетных часах, потраченных на видеоигры и бесцельное сидение в интернете. Куда мудрее будет заняться спортом или попробовать освоить какой-нибудь навык. Или хотя бы выспаться.
24. Горячие клавиши упростят Вам жизнь. Наверняка, есть те программы на компьютере, которыми Вы пользуетесь постоянно. Освойте горячие клавиши в них и десятки сэкономленных часов жизни Вы получите абсолютно бесплатно!
25. Делайте резервные копии. Рано или поздно Ваш компьютер сломается. Наиболее ценную информацию есть смысл продублировать.
26. Живите быстрее. Сейчас модно делать все быстрее – работать, спать, печатать на клавиатуре, читать и так далее. Может и Вам пора «ускорить» какой-нибудь из Ваших навыков?
27. Нет ничего плохого в шаблонах. Многие стесняются в переписке пользоваться шаблонами, то есть готовыми образцами сообщений. Но часто требуется отвечать одно и то же, много-много раз. Так почему бы не сэкономить время и не составить хотя бы примерные образцы ответов?
28. Попробуйте вставать раньше. Как бы это ни было тяжело, но привычка рано вставать отличает многих успешных людей от не очень успешных. Явно не просто так. Ради раннего подъема можно и отказаться от вечернего шоу. Эффект раннего подъема усилит краткая зарядка.
29. Выжмите из совещаний все соки. Долгие, бесцельные совещания «для галочки» не только не приносят никакой пользы, но и серьезно снижают продуктивность сотрудников. Конечно, совещания нужны, но можно снизить их продолжительность и количество. Вопросы для обсуждения лучше записать заранее. Старайтесь не отвлекаться на личные встречи.
30. Настройте свою электронную почту. Не допускайте накопления большого количество непрочитанных писем. Старайтесь своевременно отвечать, перемещать или удалять письма. Если в письме предлагается встреча, то постарайтесь незамедлительно позвонить человеку или встретиться с ним лично.
31. Воодушевитесь. Подлинно интересная работа всегда выполняется с увлечением. Если то, что Вы делаете не вызывает эмоций вовсе- может Вы находитесь не на своем месте? Не переставайте искать занятие, которое придется Вам по душе и за которое Вы сможете получать деньги.
32. Достигайте совершенства, презирайте перфекционизм. В стремлении к идеалу нет ничего плохого, если стремление не переходит разумные границы, но устремления к совершенству никогда не должны становиться навязчивыми.
33. Следите за своим уровнем энергии. Попробуйте отследить время суток, в которое Ваша энергия максимальна. В какое? С утра? Днем? Вечером? А в какой момент минимальна? Многие люди активны рано с утра, но к дню их запас энергии постепенно иссякает.
34. Решайте проблемы, а не откладывайте на потом. Если Вы хорошо знаете свое дело, то вряд ли Вы отложите его решение на потом.
35. «Час тишины». По крайней мере, часа Вашего времени в день будет достаточно для выполнения наиболее важных дел без периодических звонков и поступающих писем.