Вперше формуєте команду? Делегуйте як джидай

Прийняти сам факт того, що настав час делегувати - важко. Хто зробить краще за мене? Я витрачу більше часу, щоб налагодити процеси. Це додаткові витрати. Цей список можна продовжувати, а чи варто?!

Не всі керівники та власники малого/середнього бізнесу усвідомлюють реальні переваги делегування. Це не просто можливість розвантажити себе.

Сфера впливу, до якої можна «дотягнутися», діючи поодинці, досить обмежена. Будь-який бізнес/проект для реалізації потребує:

• поєднання різних компетенцій, які рідко притаманні одній людині;
• такого об'єму роботи, який навряд чи можна виконати без команди за розумний час;
• більше часу, яке можна витратити на щось дійсно важливе: планування, цілепокладання, формування стратегії, робота з першою лінією тощо.

Сенс делегування - в масштабуванні, в переході на новий рівень досяжних цілей.

Якщо ж перевага делегування досі здається сумнівною, зробіть розрахунки. Порівняйте очікувані витрати часу на налагодження процесу з подальшим виграшем на кожному повторенні, помноженому на очікувану кількість повторень. Не забудьте врахувати можливі форс-мажори і фінансовий аспект. Якщо ROI від такої інвестиції часу очікується позитивним, то делегуйте!

І тут гарна новина: делегування - це те, чого можна і потрібно вчитися.

Правила делегування

1. Усунення - автоматизація - делегування

Перед тим, як починати делегування, перевірте його необхідність. Згадайте теорію про те, що 20% дій приносять 80% результату, і критично проаналізуйте, чи не відноситься процес, який ви хочете делегувати, до найменш продуктивних, що дає тільки 20% результату. Якщо це так, то просто скасуйте його.

Якщо ж процес виявляється потрібним, то подумайте, чи можна його автоматизувати. А автоматизувати можна набагато більше процесів, ніж здається спочатку.

І тільки якщо перші два варіанти не підходять, варто делегувати.

2. Самостійне опрацювання

Деякі розуміють делегування як спосіб сплавити завдання, яке самому робити не хочеться або не зрозуміло, як. Однак, в такому випадку не варто очікувати хорошого результату.

В першу чергу, ви маєте самі розуміти, як це завдання взаємодіє з іншими процесами компанії і бути особисто знайомим з усіма нюансами, які можуть виникнути по ходу його виконання. Зрештою, чи зможете ви дати компетентну пораду, якщо щось піде не так?

Делегування - це звільнення себе не від найскладніших, а від найпростіших справ.

Якщо ви можете виконати завдання самі, але на це витратите більше часу, ніж на його постановку, - сміливо делегуйте!

3. Постановка задач

Делегувати не означає просто сказати: «Ось завдання, працюй!» Співробітники не можуть знати, чого саме ви хочете і які ваші стандарти. Правильно поставлене ТЗ (технічне завдання) - це 80% успішного його виконання.

Навіть якщо ви не впевнені, чого хочете, але принаймні знаєте, чого не хочете, чітко це обговоріть. Трохи часу і зусиль, витрачених на пояснення ваших очікувань, істотно допоможуть справі в довгостроковій перспективі.

1. Чітко з'ясуйте для себе, який результат ви хочете побачити. «Виконано» - занадто розпливчасте поняття.

2. Складіть список своїх очікувань, щоб співробітник міг з ним звірятися.

3. За можливості наведіть приклад результату, який ви хочете бачити.

4. Обов'язково встановіть чіткі межі. Якщо вам подобається ініціатива з боку співробітника, скажіть йому про це. Якщо ви проти, теж скажіть.

5. Поясніть, які матеріали доступні для використання.

6. Переконайтеся, що ваш графік (в тому числі етапи контролювання прогресу) зрозумілий.

4. Контроль

Контроль процесу важливий - у його відсутності якість процесу повільно, але стабільно деградує.

Якщо є можливість виявити формальні критерії успішності процесу і відстежувати їх, то краще почати робити це відразу. Так не лише ви будете бачити, як змінюється з часом якість процесу, а й сам співробітник, для якого KPI (ключові показники ефективності) буде цікаво покращувати. Важливо, щоб значення KPI, вибрані для співробітника, перебували цілком у сфері його впливу.

Якщо ж через характер діяльності не вдається визначити формальні критерії успішності, то проводьте вибіркову перевірку результатів і вказуйте співробітнику на виявлені проблеми.

5. Перехід від делегування завдань до делегування відповідальності

Розуміння співробітником сенсу своєї діяльності, сприяє прояву його самостійності в ширшому сенсі. Разом з відповідальністю важливо передати і права, інакше у працівників не буде важелів для реалізації своєї відповідальності.

Ви можете рекомендувати свій варіант і наводити аргументи на його користь, але право остаточного вибору має бути за виконавцем, що несе відповідальність за результат перед вами. Ваше право вибору реалізується в інший момент - коли ви визначаєте, кого взяти на роботу і кому довірити можливість прийняття власних рішень.

Висновок

Делегуючи, ви переходите від щоденної рутини до виконання стратегічних цілей компанії. Є можливість брати більші проекти і розширювати кількість співробітників, тому що можливість не занурюватися в усі справи вам це дозволяє.

Як делегувати процес: порядок дій

1. Перевірте, чи не можна від нього просто відмовитися, або автоматизувати.
2. Виконуйте процес самостійно, поки він не стане для вас рутинним.
3. Документуйте основний алгоритм дій та всі можливі відхилення від нього.
4. Делегуйте виконання процесу співробітнику, давайте зворотній зв'язок.
5. Контролюйте якість виконання процесу по зібранним метрикам або самостійно.
6. Перейдіть від делегування окремо взятої задачі до делегування пов'язаної з нею відповідальністю.
7. З'ясувавши проблему, виправляйте не лише її симптом, а й причину.

Приєднуйтесь до Telegram-каналу Журналу СМРНК і отримуйте натхнення та інструментальні знання про розвиток власної справи

Або підписуйтесь на дайджест і раз на тиждень отримуйте email зі збіркою усіх нових статей

Якщо зручніше слідкувати в соц мережах: Facebook, Instagram