Когда компания стоит на пороге масштабирования, важно, чтобы цифры были прозрачными и понятными, иначе рост будет неуправляемым
Я уточнила, кто меня порекомендовал, и вспомнила успешный кейс сотрудничества с клиентом, который занимается производством металлических баллонов. Он также пришел ко мне по рекомендации с запросом на аудит управленческого учета.
Запрос клиента
Компании требовалось:
- Проверить корректность ведения управленческого учета и расчета чистой прибыли
- Выяснить причины не прозрачности финансовых отчетов
- Автоматизировать сбор управленческой отчетности
Он планировал расширять производство и ему было важно понять, что, нажав на газ, он будет масштабировать прибыль, а не убыток.
Решение
Мы с коллегой разработали план аудита, который включал три этапа и длился три недели. Каждую неделю проводилось по две встречи с клиентом. Стоимость такой услуги 80 000 рублей.
План аудита можно посмотреть в этом документе.
- Рекомендации по методологии расчета чистой прибыли, которые помогут прийти к верному расчету и полному пониманию финансового состояния компании;
- Пошаговый план, какие изменения в процессах необходимо внести, чтобы сократить трудозатраты на составление финансовых отчетов и подготовить компанию к автоматизации;
- Понимание, почему отчеты непрозрачные и как их сделать прозрачными;
- Пошаговый план автоматизации сборки управленческой отчетности;
- Ложку дегтя в виде найденных несходимостей и ошибок в учете, которые можно устранить выше перечисленными пунктами.
- Провели встречи со всеми сотрудниками клиента, которые участвуют в процессах ведения учета и формирования управленческой отчетности.
- Посмотрели абсолютно все этапы попадания данных в систему учета.
- Проверили все промежуточные отчеты, все формы, которые заполняют монтажники, ремонтники, кладовщики, инженеры.
- Залезли во все базы 1С и проследили движение документов там.
- Произвели сверку данных.
Эти действия позволили проверить корректность составления управленческой отчетности, выявить причины задержки формирования ОПиУ и предложить простые решения, которые помогут компании получать отчеты не 25-го, а 5-го.
Формат проведения встреч: встречи проходили в Zoom. Сотрудник на стороне клиента демонстрировал нам свой рабочий стол, заходил в свои рабочие программы и показывал нам, что он делает. Какой документ открывает, какие данные и куда заносит.
Мы прошли полный путь работы каждого сотрудника, который имеет отношение к расчету чистой прибыли компании.
По итогам аудита мы сформировали отдельные документы по каждому этапу аудита, в которых подробно расписали, как обстоят дела с учетом, какие есть ошибки, внесли предложения, как это исправить.
- Пример 1: «Часть данных в 1С Товарная точно в таком же виде попадает в БУ. Интеграции между базами нет. Это создает дополнительные трудозатраты. Например, реализации газа в направлении "Заправка газом". Необходимо написать обработку по обмену документами между УУ и БУ базами.»
- Пример 2: «Чтобы посмотреть R MR, нужно сформировать 2 отдельных отчета по всем направлениям в 2 окна: продажи и себестоимость, затем сделать отбор по номенклатуре определенного направления. Рентабельность производства входит в состав рентабельности газификации и не считается отдельно. В результате компания не понимает, что выгоднее: производить или закупать. Мы предложили реализовать отчеты по валовой прибыли в одном окне в 1С.»
Этап 1: Проверка методологии составления текущих финансовых отчетов
- Структура УУ по направлениям с рекомендациями по пересмотру перечня направлений.
- Техническая реализация УУ с предложениями по улучшению через связку 1С и Битрикс.
- Список счетов-кошельков, по которым нет реального движения денег и которые нагромождают учет.
- Рекомендации по корректному формированию ОДДС.
- Методика распределения косвенных расходов по направлениям.
- Рекомендации по корректировке учета на разных участках для реализации корректной методологии.
- Организация учета ДЗ/КЗ сквозной двойной записью в одной учетной системе.
Пример: Учет ДЗ/КЗ Ведется без двойной записи. Разная ДЗ/КЗ ведется на отдельных счетах БУ в 1С «Д».
В 1С «Т» хранится ДЗ/КЗ по всем направлениям, кроме УК. Как выглядит учет ДЗ/КЗ: Отчеты - Продажи - Взаиморасчеты - Дебиторская задолженность по интервалам в 1С Бух, УУ Хранится ДЗ/КЗ по УК.
Для того, чтобы собрать общую ДЗ/КЗ в Отчет, финансист руками суммирует ДЗ/КЗ из различных источников. Необходимо организовать учет ДЗ/КЗ сквозной двойной записью в одной учетной системе. Это позволит исключить ежемесячные ручные трудозатраты на формирование ДЗ/КЗ по направлениям в Балансовом отчете
Такое исследование методики ведения УУ у клиента позволило нам выявить искажения в расчете чистой прибыли, а самое главное - дать пошаговый план действий, которые приведут к корректному расчету чистой прибыли.
Этап 2: Процессы
- Процессы сбора данных для управленческого учета и путь попадания данных в 1С по каждому направлению бизнеса.
- Движение большого количества документов, которые не связаны друг с другом, а связывать их приходится вручную.
- Структура себестоимости готовой продукции.
Такое исследование процессов позволило выявить существенные ошибки в учете. Человек, ответственный за учет, не смог ответить на все наши вопросы, так как система учета оказалась чрезмерно сложной и не работала должным образом. Это привело к некорректным взаиморасчетам и неверному расчету чистой прибыли.
Этап 3: Результаты и выводы
- Описание схемы автоматизации УУ в компании с расчетом потенциала освобождения времени штатного финансиста.
- Схема закрытия месяца с временными затратами.
- Предложение по разработке архитектуры управленческого учета, оптимизации процессов ведения учета и участия сотрудников в этих процессах.
- Рекомендация по выбору системы - 1С.
- Пошаговый план автоматизации процессов в компании и коммерческое предложение по его реализации.
Так нам удалось сформировать пошаговый план автоматизации процессов в этой компании и коммерческое предложение по его реализации. Вот такой получился аудит. Конечно же, собственник был доволен проделанной работой, несмотря на то, что результаты мы получили не самые воодушевляющие.
Когда компания стоит на пороге масштабирования, это необходимо. Важно входить в фазу роста с прозрачными и понятными цифрами, иначе рост будет неуправляемым.
Коллеги, если, читая этот кейс, вы понимаете, что вам не хватает прикладных знаний для работы финансовым директором, то рекомендую изучить программу практического курса «Финансовый директор: базовый уровень».
Это программа, которая за 3 месяца научит вас выстраивать управленческую отчетность, проводить качественный финансовый анализ и принимать управленческие решения. Вы научитесь готовить презентацию финансовой отчетности, понятную собственникам бизнеса, автоматизировать УУ и выстраивать эффективную коммуникацию с клиентами.
Курс базируется на симуляторе реального бизнеса. Вы пройдете сквозной кейс в нише «Строительство». Факультативно вы сможете изучить еще кейсы «Онлайн-школа» и «Маркетплейсы».
Вы ознакомитесь с программными продуктами: 1C:УНФ, Мой Склад и Финтабло. Вы поймете, как делаются интеграции этих трех программных решений, чтобы вы могли решать любые задачи бизнеса из любой сферы.
Если вы понимаете, что хотите вырасти в экспертизе, прокачать свои твердые и мягкие навыки, напишите слово "курс" в личные сообщения в наш Телеграм.
Мы пришлем вам программу, изучите её, оцифруйте свои навыки — что из этого вы умеете, а что нет. И дальше принимайте взвешенное решение, стоит ли вам идти на курс. Мы не ставим цель привлечь как можно больше учеников. Решение о поступлении должно быть вашим, взвешенным и осознанным ❤️.
➡ Запросить программу обучения на курсе «Финансовый директор: базовый уровень».