Инструменты: Матрица Эйзенхауэра
Иногда у вас может складываться ощущение перегруженности ежедневными задачами. Встречи, созвоны, запуск новых проектов, помощь по текущим задачам и т.д. Вы попадаете в замкнутый круг. У вас много работы, ее нужно делать, но вы не можете решить, с чего стоит начать, и продолжаете заниматься только самыми простыми задачами. Для решения этой проблемы воспользуйтесь матрицей Эйзенхауэра. Этот метод позволяет расставлять приоритеты для задач, которые вам нужно сделать.
Матрица Эйзенхауэра — диаграмма 2х2, состоящая из четырех квадратов, распределенных на осях: важность и срочность.
Возьмите список задач, которые вам нужно сделать. Для каждой задачи задайте вопросы: эта задача важна? Она срочная?
В зависимости от ответа поместите задачи в соответствующий квадрат:
1. Важно и срочно. Сделай такую задачу как можно скорее. Игнорирование задач из этого квадрата будет иметь негативные последствия. Задачи редко попадают в этот квадрат. Например, происшествие или чрезвычайная ситуации, которую следует немедленно решить.
2. Важно, но не срочно. Запланируй когда сможешь это сделать. Это все еще важные задачи, но вам необязательно отвлекаться на выполнение прямо сейчас. Достаточно запланировать их в календаре.
3. Срочно, но не важно. Делегируй или автоматизируй. Задачи, у которых есть срок выполнения, но вам необязательно делать эту работу самому. Если по каким-то причинам вы не можете делегировать задачу, работайте с ней как с важной, но не срочной.
4. Не срочные и не важные. Не делай этого. Задачи из этого квадрата не стоят вашего времени.
Не знаю в какой квадрат отнести
Если вам кажется, что какие-то из задач сложно однозначно определить в один из квадратов, подумайте, можно ли эту задачу разбить на подзадачи? Какую из частей задач необходимо сделать самому? А какую можно делегировать?
Матрица универсальный инструмент. Вы можете использовать ее для планирования дня или для работы над долгосрочными проектами, или для определения списка задач, которые можно делегировать на вашу команду.