Планирование спринтами. Мой опыт

by Victoria Steblina
Планирование спринтами. Мой опыт
https://icons8.com

Не помню, откуда узнала о планировании спринтами. Видимо, в тот же момент, когда рассматривала гибкие методологии разработки программного обеспечения. Когда решила применить спринты в личном тайм-менеджменте, понадобилось изучить предметную часть. И вот здесь оказалось, что вменяемых источников по теме почти нет. Никто не рассказывает, как грамотно организовать это планирование, как не сделать ошибок, с чем придется столкнуться. Решила, что первым делом прочту самую известную книгу, которую вспомнила по этой теме — «12 недель в году» Брайана Морана и Майкла Леннингтона.


Если честно, книга совсем не понравилась. Возможно потому, что я возложила на нее много ожиданий. Хотелось практических инструментов, прикладных штук, которые я смогу тут же применять. Но книга вместо этого напомнила методичку к тренингу. Ничего конкретного, все в общих чертах. Тем не менее, я поняла, что ничего не поняла и единственный выход — пробовать. Тогда начался мой первый 12-ти недельный спринт. Кривой, косой, но хоть как-то.

После «12 недель…» прочитала книгу Катерины Ленгольд «Просто Космос». Катерина тоже планирует спринтами, но они длятся не двенадцать недель, а девять. Мне это показалось разумным: на тот момент уже поняла, что 12 недель для меня слишком много. Тем не менее, закончила 12 недель, пережила период дикой усталости (со спринтами не связанной, мне просто нужен был отпуск) и начала новый спринт на 9 недель.

Почему 12 недель?

Три месяца — достаточно длительный срок, чтобы сдвинуться с мертвой точки или даже завершить начатое. В то же время вы чувствуете приближение дедлайна и это мотивирует. 12 недель — это здоровая альтернатива планированию на 12 месяцев, когда в течение года ничего не делается, потому что впереди еще много времени. А в конце становится очень обидно за бесцельно прожитые годы.

Формат девяти недель лично для меня удобен еще и тем, что в течение года получается не 4 спринта, а пять. Пятый спринт можно посвятить задачам и достижениям, как обычно. А можно оставить его резервным, туда поместятся отпуски/болезни. Это помогает мне не чувствовать давление и двигаться в комфортном темпе.

Как это происходит

Делаю себе чай, сажусь удобно и начинаю. Сначала определяю две-три глобальных цели на спринт. Должна сказать, что речь сейчас идет только о персональном планировании, рабочие задачи здесь совсем не учитываются. Вы можете включать и рабочие цели, но для меня важно было так планировать только персональные цели.

Они могут быть самыми разными: например, во время первого спринта я поставила себе целью прочитать первую часть Гарри Поттера на английском, исключить сахар из рациона и пройти один из курсов по программированию до конца.

По каждой цели расписываем шаги: что надо сделать, чтобы достичь цели? Разбиваем эти шаги по неделям, обозначаем себе эдакую дорожную карту. И потом в каждой неделе определяем по дням, что и когда будет происходить.

Больше трех целей лучше для себя не ставить. Остановитесь на количестве от одной до трех. Прикол небольшого количества глобальных целей в том, что вы фокусируетесь только на них и их достижении. Они есть постоянным фоновым процессом. Вы всегда помните, что надо не есть сладкое. Вы не забудете, что по утрам надо прочитать главу на английском. Потому что все шаги вписаны в вашу картину мира. И потому что, разбивая цель по шагам, вы облегчаете себе задачу: не надо думать, с чего начать, как сделать первый шаг, что делать дальше.

В чтении на английском моим шагом был 1% чтения в день. Читала на Kindle, там прогресс обозначен в процентах. Всего один процент в день. Когда могла больше или увлекалась — читала больше. В итоге я прочитала первую часть задолго до того, как закончился спринт. Также прошла курс «Основы командной строки». И целый март не ела вообще ничего сладкого, кроме фруктов. Даже немного дольше, но март для себя зафиксировала очень четко.

Кстати, не обязательно, чтобы вместе со спринтом заканчивалось достижение цели. Если вы, например, строите дом, то можете на один спринт планировать только окончание определенного вида работ.

Как выбрать цель

Как я уже говорила, цель может быть любой. Важно, чтобы она разбивалась на шаги. Если вы решили учить иностранный язык, можно в период спринта разобраться не только с моментом начала изучения, а включить весь подготовительный период: выбор способа изучения (онлайн, курсы, преподаватель), выбор школы/репетитора, запрос и получение рекомендаций друзей, чтение полезных и псевдополезных статей для начинающих. Главное, чтобы к концу спринта у вас было четкое ощущение, что вы сдвинулись с мертвой точки.

Если непонятно, какие шаги вообще должны быть, рассмотрите свою цель под призмой техники ста вопросов. Берем гипотетическое желание научиться варить мыло. И задаем себе сто вопросов, даже дурацких. Спрашивайте все, что вы не знаете об этом и все, чего боитесь: а из чего варится мыло? Можно ли варить в домашних условиях? Где купить оборудование? Столько оно стоит? Что я буду делать с мылом потом? Можно ли быстро сварить мыло? Можно ли варить мыло на кухне? Как я пойму, что научилась варить мыло? Почему я не варила мыло до сих пор, хотя давно хотела? Что самое страшное может случиться, если у меня не получится варить мыло?

Ваши первые шаги к достижению цели могут быть как раз поисками ответов на все сто вопросов.

Дополнительные цели

Конечно, задачи по вашим целям могут быть не ежедневными, также цели могут быть не осязаемыми или связаны только с первоначальным действием (пойти в спортзал, начать учить английский). Поэтому можно ставить дополнительные цели на спринт. Они могут быть не строгими, а гибкими. И могут быть связаны с чем угодно: прочитать определенное количество книг, встретиться не менее чем с тремя друзьями (как интроверт, я планирую такие встречи и готовлю себя к ним), посмотреть какие-то фильмы или еще что-нибудь. Процент достижения вы выбираете комфортный для себя, чтобы не чувствовать дополнительного давления, вам и так хватит вех, из которых состоят ваши глобальные цели.

Вы можете определить для себя минимум и максимум действий. Об этом способе я узнала из вебинара Ильи Яковлева. Чтобы не красть время у себя, установите границы. Например, определите минимум часов сна или действий по уходу за телом. Если у вас минимум час в день, которые вы посвящаете отношениям, то вы можете отводить и больше времени, но всегда будете резервировать его для близких. Точно так же можно устанавливать максимальное время для работы и развлечений. Например, компьютерные игры — три часа в неделю. Можно и меньше, но максимум три часа. Таким образом вы бюджетируете, закладываете это время в свое расписание. И спринт — хорошее время, чтобы начать.

Иллюстрация: Татьяна Задорожняя

Привычки

В спринте очень хорошо вводить новые привычки. Для внедрения новой привычки нужен 21 день. Вы часто видите именно такой промежуток в статьях и литературе, на самом деле для укоренения привычки нужно 66 дней. Это почти 9-тинедельный спринт. Не рекомендую вводить больше двух привычек, так как будет сложно ими жонглировать, особенно если в вашей рутине уже есть другие. Кстати, избавляться от вредных или надоевших привычек тоже можно во время спринта. Просто переводим их в положительный ключ («Хочу ложиться спать в 23:00» вместо «Хочу не засыпать в два часа ночи») и вперед.

Еженедельный обзор

В конце каждой недели хорошо бы порефлексировать, сделать обзор достижений за неделю, посмотреть, что получилось, а что нет. Возможно, вы взяли слишком быстрый темп и не успеваете за ним. Возможно, в процессе достижения цели возникли непреодолимые обстоятельства или затруднения (а они могут быть). Если вовремя скорректировать свои действия, можно избежать стресса от того, что все идет не по плану и накатывает, как снежный ком.

Что делать, если спринт еще идет, а уже хочется переключиться на другую цель?

Все, что я не могла делать во время текущего спринта, так как была занята его задачами, писала себе в памятку на следующий спринт. Таким образом, когда пришло время, у меня уже был примерный план действий. Преимущество планирования спринтами именно в фокусе. Не лишайте себя этого плюса. Для меня, как для типичного сканера, которому хочется попробовать все и сразу, отсутствие концентрации было главной проблемой. Я металась между «Хочу попробовать все и сразу» и «Не успеваю пробовать все сразу». Спринт с его ограниченным количеством целей исключает такие душевные терзания. Есть время, есть цели, все остальное за бортом.

Что в конце?

Когда спринт заканчивается, подвожу итоги: смотрю, что получилось, а что нет. Через неделю отдыха начинается планирование нового спринта.

Инструменты

Notion. Для каждой цели, связанной с информацией, у меня есть страница в Notion, куда я складываю найденное. Например, на текущий спринт у меня есть цель разобраться с финансовым планированием, повысить свою финансовую грамотность, провести тщательную ревизию трат. На странице о финансах собираю все, что нашла по этой теме и постепенно изучаю/внедряю найденное.

Реферальная ссылка, по которой новые пользователи получают 10$ для оплаты премиума.

TickTick. Все шаги, привязанные к дате, загоняю в TickTick. Он синхронизируется с Google Calendar, так что все встречи/тренировки/мероприятия тоже там.

Блокнот. Первое планирование, когда я только села и собралась понимать, чего же я хочу, провожу на бумаге. Мне так легче, ничего не отвлекает, я могу рисовать, писать, зачеркивать. Получается черновик, на основе которого строится весь спринт.

Mind maps. Вы можете пользоваться любым сервисом для интеллект-карт, у меня они обычно живут в MindMeister или Coggle. Если у вас объемная цель, карта просто незаменима. Она позволяет отследить все шаги, увидеть всю картину целиком и действовать последовательно.

Что я поняла за время, пока планирую спринтами

  1. Надо обозначать следующий шаг.

Я прочитала книгу на английском задолго до окончания спринта, но не предусмотрела, что делать дальше. В итоге несколько недель у меня прошли на расслабоне каком-то, хотя я могла бы за это время решить еще один вопрос или сделать какое-то дополнительное действие. Я просто не знала, как надо. И уже психологически настроилась на то, что сначала спринт должен закончиться, а потом начнутся новые цели и новые привычки.

Последствия и решение: настроила синхронизацию с Instapaper и теперь сохраняю статьи на английском сразу на Kindle. У меня всегда есть что почитать на английском языке, даже если все остальное заканчивается.

2. Надо проводить мозговой штурм по цели до ее внедрения в спринт.

Когда писала себе, что хочу перейти на осознанный и экологичный образ жизни, я не провела достаточно времени за расписыванием шагов. Оказалось, что у меня уже есть ряд привычек, мне нужно только постепенно менять в доме утварь и предметы обихода. И постепенно — это не за один спринт, а когда предыдущее придет в негодность. Я быстро обозначила для себя потенциальные области, в которые потребуется замена. Например, если нужна будет новая щетка для мытья чего-нибудь, в следующий раз приобрету деревянную или металлическую, с натуральной щетиной. Но пока у меня в адекватном состоянии пластиковые щетки, я не собираюсь их сразу выбрасывать. На проработку дополнительных действий у меня ушло пару дней растерянности, когда я поняла, что уже все сделала для перехода и больше делать нечего, просто все новое покупать с оглядкой на переработку.

Последствия и решение: дополнила спринт дополнительными действиями, наметила список знакомства с основными понятиями (например, «узнать, что такое FSC», «почитать о тихоокеанском мусорном пятне», «проверить, принимают ли на переработку тетрапак») и добавила фильмы, рекомендуемые для просмотра (уже посмотрела «Мусор» и «Реальная цена моды»).

3. Надо проводить регулярный обзор.

О полезности которого многие говорят, но никто не делает. Обзор помогает понять, на каком ты свете находишься, какие шаги уже сделаны, скорректировать следующие. Без обзора ты действуешь по накатанной и есть риск потерять прогресс или вернуться к старому. Я могла по две-три недели действовать наобум. Не скажу, что это было два шага назад, но уровень тревожности повышался: перестаешь понимать, в правильном ли направлении двигаешься, начинаешь топтаться на месте, бояться сделать следующий шаг. Посмотреть, что получилось на этой неделе и прописать себе два-три действия на следующую — не сложно, но очень эффективно. Еще надо не забывать заглядывать в написанное.

Преимущества планирования спринтами:

  1. Ваши цели находятся в фокусе вашего внимания на протяжении всего спринта.
  2. Система гибкая: вы можете корректировать свои действия во время еженедельного обзора. Даже если что-то сдвигается, оглядываясь, вы поймете, что все равно достигли большего, чем могли бы без плана, постоянно откладывая на потом из-за страха или незнания, с чего начать, как подступиться.
  3. Спринт идеален для тех, кто ищет себя или кому интересны разные сферы занятий. Девять недель — достаточный срок, чтобы понять, нравится вам макраме или нет, и недолгий для того, чтобы считать его потерянным временем. Оно не потеряно, а инвестировано в ваше будущее, в ваше любимое дело и в ваш баланс.
  4. Не нужны специальные инструменты: планирование вы можете провести и на листке бумаги, остальное up to you.

У Катерины Ленгольд есть ежедневник, созданный для планирования спринтами. Электронная версия предоставляется бесплатно, а бумажную можно приобрести на сайте МИФ (код 268c93a0 даст вам 500 рублей на первый заказ). Сам шаблон удобный: видны цели, шаги, сразу понятно, о чем это. Так что если вы не знаете, с чего начать, это хороший способ.

Ссылка на бесплатную электронную версию ежедневника Катерины: https://katerinalengold.com/#rec71796462

Дополнительные ссылки
Подкаст «Будет сделано» с Катериной Ленгольд.
Вебинар о спринт-планировании.
Прямой эфир по системе «12 недель».

Кстати, веду рассылку о прокрастинации и продуктивности. Каждую неделю присылаю письмо с описанием своего опыта, инструментами, которые использую и классными ссылками. Почитать и подписаться можно по ссылке.

September 18, 2019
by Victoria Steblina
Статьи