Проведение стратегической сессии
Привет! в конце года я проводил стратегическую сессию с одной из компаний по их запросу. В предыдущем посте канала я как раз спрашивал советов по этой задаче. Часть удалось применить - спасибо тем, кто откликнулся. За вопросы "чтобы что?" , "какая цель?" - тоже спасибо, еще раз обдумал план сессии. Надо было думать, когда писал запрос в чат с коучами😏.Не получилось сделать фотографий, которые были бы не смазаны и на них не было бы NDA. Верьте на слово).Расскажу, что делал и какой получился результат.
Какой был запрос?
Начал с разговора с СТО компании.
🪢Стратегическая сессия нужна была для подготовки к сезону (у бизнеса есть выраженная сезонность, нужно было запланировать работы на "низкий" сезон).
🪢Важно было ближе познакомить людей друг с другом - многие из них только слышали друг друга на встречах и не всегда видели друг друга даже по камерам. После встречи договорились снять запрос с СРО и некоторых лидов.
🪢В ходе этих интервью выяснилось, что есть запрос на урегулирование конфликтов между командами, направлениями. Было понятно, что за раз это не решить и не снять, тем более что конфликты - локальные (между двумя людьми, двумя командами, двумя направлениями) и решать 1 конкретный конфликт на большое количество участников может быть не эффективно.
🪢В некоторых случаях был конфликт между технической и продуктовой функцией. Об этом в разных форматах говорили лиды на 1:1.
На сессии присутствовали СТО, СРО, технические лиды команд, технические лиды функций, продакты. Всего 35 участников, других фасилитаторов не было.
Предварительный план
1 день
• Знакомство и командообразование
• Сбор текущей проблематики (вводные по категориям, конфликты, процессы, инструменты)
2 день
• Связь проблем (1 день) и текущего процесса
⏱️Время и подготовка
Сессия была запланирована на 2 дня, в первой половине первого дня предполагалось обсуждение результатов за год и планы по продукту и компании на следующий год. Лидеры направлений и команд так же представили свои планы по задачам и улучшениям. Мне оставалось 1,5 дня на проведение. Мы уже заранее убрали много идей, так как лучше меньше и качественнее, чем больше и хуже. Конечно лучше и больше и качественнее, но я пока видимо к такому не пришел. Проще добавить по ходу новые блоки, чем убирать запланированные.
📚Проведение таких сессий научило меня, что нужно:
✅Интервьюировать людей и собирать ожидания и потребности.
✅Заранее узнавать про помещение, флипчарты и прочее.
✅Быть готовым этот план выбросить и на ходу сформировать новый. Поэтому с СРО и СТО мы обсудили только верхнеуровневые шаги. И не зря.
Проведение
🎯1 день. Обзор результатов и целей
Первая часть с обзором результатов и планов достаточно сильно затянулась. Мы обсудили, что эта часть с целями и результатами очень важна и мы адаптируем план, поэтому часть блоков придется убрать. В итоге все время до обеда и еще 2 часа после ушло на результаты и цели. За счет большего времени ребята задавали вопросы друг другу (у каждой команды и каждого направления были свои цели). Часть задач синхронизировалась. Появились комментарии к деталям задач. Вместо отчетного мероприятия, где все просто сидят и слушают - получилось хорошо обсудить и результаты и планы.
🤝1 день. Знакомство и командоообразование
В конце первого дня провели упражнение на знакомство. Проводил в формате мини-групп "путь от школы до текущего момента", его описывал тут.
Эта часть по времени заняла около 1,5-2 часов, но я который раз убеждаюсь - это время потрачено не зря. Упражнение точно выигрывает у стандартных "2 правды 1 ложь", в которых люди просто делятся некоторыми фактами. По сути мы так мало что узнаем друг о друге. В нашем упражнении каждый не просто рассказал, чем занимался до этого момента (а это уже огого какой контекст), но и показал, чем руководствовался при принятии решений о работе, переходе и так далее. Этот контекст очень важен.
Выяснилось, что два человека из непересекающихся функций - учились и жили в Китае, говорят на китайском. То, что люди из разработки не любят и не хотят рассказывать о себе - миф. Приходилось тормозить и останавливать, чтобы закончить это в первый день.
а этом мы закончили первый день и пошли отмечать это дело на неофициальной части.
🍕🍻 1 день. Неофициальная часть
После первого дня удалось поговорить с многими ребятами не в роли фасилитатора. Мы обсуждали их текущее состояние процессов (компания работает без скрам-мастеров и коучей и кстати неплохо справляется 😏), как они принимают решение об эффективности команд, как строится взаимодействие продакта и команды.
Еще - много спрашивал про роль техлида, СТО, тим лида, их отличия. Это мне очень пригодилось потом, когда я начал проводить большое исследование роли СТО на работе. Исследование еще не закончилось, но уже есть интересные выводы - опишу их как-нибудь в следующих статьях.
Думал как обычно никого не смущать, чуть-чуть посидеть и пойти в отель - в итоге ушел вместе с последними)
🕵️♂️2 день. Сбор проблем
В планах было составление VSM, чтобы потом более детально обсуждать улучшения. Но из-за изменившегося тайминга первого дня это убрали.
Сразу начали со сбора идей по проблемам и зонам роста. Мне нравится делать такие вещи через представление будущего, а не настоящего. Подготовил для ребят простые формы на флипе. Легенда такая:
"Вы - судмедэксперт эксперты и криминалисты, но не в области людей, а в области компаний. На столе лежит дело о смерти компании. У вас есть все данные о компании, как будто вы и сами там работали (а они там и работают - вот совпадение). Вам необходимо установить, что привело к смерти. Составить список проблем, которые привели к смерти. Представьте, что вы проводите посмертный аудит"
Хотелось конечно еще грустную похоронную музыку включить на заднем фоне, но подумал что это уже перебор.
Сформировали команды у флип-чартов и пошли обсуждать и собирать.
Так как я был единственным фасилитатором, а такие обсуждения уже посложнее чем форматы знакомства - попросил СРО и СТО не быть в составе команд, а ходить по станциям и корректировать ход обсуждения. Мы заранее с ними выровнялись по ожидаемому результату. Периодически собирались с ними на короткий синк, обсуждали где кто буксует и какие уточняющие вопросы задают.
Это делали до обеда с периодическим чеком готовности. Собрали данные, потом каждая станция рассказала свои идеи.
🧙♂️🪄2 день. группировка идей
После обеда - по заветам Сэма Кейнера группировали и структурировали все в общий список и группы.
По ходу обсуждения периодически всплывали те самые конфликты, о которых удалось узнать на 1:1 с лидами (даже личностные). Это помогло подтянуть под конфликты те идеи, которые ребята собирали на станциях. Хорошо проведенный первый день за счет знакомства позволил более откровенно говорить о проблемах - это принесло большую пользу. После перерыва - составляли конкретные шаги по решению этих проблем, с сроками и ответственными, ожидаемым результатом. Часть планов уже доделывали без меня - я поехал в аэропорт🛫.
🧩Что делать с этой информацией?
Такой сценарий не будет работать везде по умолчанию. Но вот что можешь попробовать ты:
🧩Заложи больше времени на командообразование. Акцент - на качестве, а не на разнообразии и веселье.
🧩Будь готов поменять план - альтернативные сценарии полезны.
🧩Попробуй сбор не с текущей ситуации, а с взгляда из будущего.
🧩P.S. Музыка в перерывах и в начале - решает. Последние несколько лет я всегда приношу с собой колонку на очные мероприятия (запуски команд, сессии такого типа),