Эффективное совещание
Общеизвестно что длинные совещания — убийство эффективного бизнеса. Как собираться по делу, решая вопросы по уму и быстро?
Лучшее совещание — подготовленное совещание. А это значит, что вам нужны Данные, нужно Видение результата и Рычаги влияния. И Сильные Фигуры, которые могут организовать нужное влияние.
Подготовка к совещанию: знакомитесь с сутью вопроса, собираете необходимые исходные данные и сведения, проводите неформальные консультации с людьми, которые могут: что-то знать /могут помочь/ влиятельные фигуры, от настроения и мнения которых зависит итоговое решение.
Следующий этап: размышление, анализ и продумывание стратегии… Постарайтесь прямо-таки проиграть возможные варианты развития событий на будущем совещании, прикиньте, кто что скажет в ответ на ваши предложения, кто будет за, кто против, почему, как обойти протесты и как заинтересовать главных людей вашим видением решения. Лучшее совещание то, итоги которого вы уже по сути знаете…
Теперь — собственно совещание. На совещание нужно собрать только нужных людей, лишние — отвлекают внимание, мешают. Если нужно создать деловую или теплую атмосферу, можно сделать чай и поднять теплые личные темы. Если все дельные и собранные, можно переходить к делу сразу: коротко в чем проблема, какая ситуация, что можно и нужно на ваш взгляд делать, что берете на себя, и что ждете от присутствующих.
Совещание - это всегда обсуждение. Вот они, главные правила обсуждения, чтобы все было быстро и по делу:
1. Начинаем с конца. Лучшее высказывание - предложение готовой формулировки, которая могла бы войти в итоговый документ.
2. Тезисность речи. Говорю главное сразу, коротко и четко, в формате «Что делать».
3. Вопросы всерьез - только подготовленные.
4. Критикуя – предлагай или молчи. В крайнем случае – обозначай намерения: «Я не поспорить, но этого делать просто нельзя».
5. Любое мнение важно, реакция – согласие. В сложных случаях, когда это мнение сможет увести всех не туда, куда вы планировали – мягкая корректировка.
6. На любое выступление – 1 минута.
Если высказываетесь вы, дополнительно помните: чем четче, короче и наглядно вы все изложите, тем лучше. Подумайте, на что сделать акценты. Хорошее правило — рассказывая, думайте о конкретных формулировках и тезисах, которые должны остаться в головах людей, и смотрите в глаза: уже услышали, поняли? В сложных случаях, когда вашу мысль реально могут не понять, ее стоит нарисовать /спросить, как вас поняли/ предложить задать вопросы и ответить на них.
Когда говорите о том, что можно и нужно предпринять, лучше предложить не один, а несколько вариантов. Важно: нужный вам вариант лучше поставить или первым, или последним в списке, в этом случае он привлекает максимальное внимание.
лучше всего располагать аргументы так, чтобы вначале звучали пара сильных и лучше рациональных аргументов, далее можно сослаться на один-два средних (но не слабых!) обстоятельства, а в конце дать один, самый сильный аргумент, и лучше эмоционального плана.
Если в предложенных вариантах опишите их плюсы и минусы, людям будет проще принять правильное решение.
Что касается принятия решения, то голосование — не лучшая и скорее вынужденная мера в эффективных совещаниях. Эффективнее, когда руководитель, обсудив все, принимает решение сам. Другой разумный вариант решения руководителя — назначение ответственных лиц (экспертов), которые соберут все замечания и доточат решение самостоятельно.